簡(jiǎn)論高校后勤檔案管理存在的理由與策略
高校后勤檔案管理是學(xué)校日常管理當(dāng)中的重要組成部分，它對(duì)學(xué)校平常的活動(dòng)及今后的建設(shè)規(guī)劃都起到了非常重要的作用，以下是小編J.L為大家分享的關(guān)于高校后勤檔案管理存在的理由與策略之MBA論文范文。
【摘 要】高校后勤檔案管理工作能否做好直接影響到學(xué)校的日常運(yùn)作及今后的發(fā)展建設(shè)，所以高校一定要注重高校的后勤檔案管理工作。本文簡(jiǎn)單敘述了高校后勤檔案管理工作的重要性之后，提出了目前后勤檔案管理工作存在的一些理由，最后重點(diǎn)闡述了加強(qiáng)高校后勤檔案管理的策略，以供有關(guān)人士參考借鑒。
【關(guān)鍵詞】高校后勤;檔案管理;策略
一、高校后勤檔案的分類
高校的后勤檔案一般可以分為文書檔案、設(shè)備檔案兩種。文書檔案是高校在進(jìn)行行政管理事務(wù)的活動(dòng)當(dāng)中產(chǎn)生的，高校的各級(jí)行政部門在日常的管理工作中會(huì)形成大量的文件材料，這些文件材料主要包括工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、規(guī)章制度、考核文件、合同文件等材料，它們是反映歷史的有利資料記錄。學(xué)校雖然說(shuō)是一個(gè)教育機(jī)構(gòu)，但是它同時(shí)也是一個(gè)獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)法人代表，它也參與社會(huì)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，檔案能夠真實(shí)的記錄和反映高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，對(duì)高校以后進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)查詢很有幫助。高校的設(shè)備也很多，設(shè)備的購(gòu)買、運(yùn)轉(zhuǎn)情況、維修情況等都要進(jìn)行歸檔，設(shè)備檔案主要包括購(gòu)買合同的簽訂、設(shè)備的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備的技術(shù)資料、設(shè)備的操作規(guī)程、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)維修記錄等，設(shè)備檔案作為高校檔案的重要組成部分，如果這部分檔案丟失會(huì)對(duì)設(shè)備后續(xù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生影響，甚至設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)會(huì)嚴(yán)重影響到教學(xué)、科研以及師生生活等。
二、高校后勤檔案管理的重要性
高校后勤活動(dòng)的記錄為后勤檔案，后勤檔案是后勤管理、后勤經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)等活動(dòng)的直接信息來(lái)源。高校的后勤部門在日常的管理活動(dòng)當(dāng)中形成了門類眾多的檔案，比如說(shuō)設(shè)備檔案對(duì)保障學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)建設(shè)有著很重要的作用。后勤檔案反映的是整個(gè)后勤的歷史工作面貌，它不僅有利于保障各項(xiàng)工作的正常完成，還能提高學(xué)校后勤的整體管理水平，并且為現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)提供一定的工作參謀，所以說(shuō)它是后勤管理和后勤決策的基石。后勤檔案還是學(xué)校規(guī)劃發(fā)展建設(shè)以及各方面維修的指南針，當(dāng)今教育事業(yè)的發(fā)展如火如荼，特別是高校的建設(shè)發(fā)展更是國(guó)家重點(diǎn)扶持項(xiàng)目，各大高校當(dāng)中的教學(xué)樓、宿舍樓、輔助設(shè)施等的建設(shè)越來(lái)越多，供暖設(shè)施、電力設(shè)施、中水處理設(shè)施等的布置也越來(lái)越復(fù)雜，面對(duì)這么多而雜的建設(shè)項(xiàng)目不得不建立檔案來(lái)進(jìn)行分類管理記錄，這也為學(xué)校今后的發(fā)展建設(shè)及維修提供依據(jù)，有效的避開了不必要的資源浪費(fèi)。后勤檔案還可以作為學(xué)校管理者對(duì)老師、學(xué)生、行政人員等進(jìn)行獎(jiǎng)懲的依據(jù)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)越來(lái)越成熟，身為管理者不光要會(huì)看人、用人，還要學(xué)會(huì)利用檔案管理來(lái)建立合理的競(jìng)爭(zhēng)制度和獎(jiǎng)勵(lì)制度。近幾年素質(zhì)教育在我國(guó)的發(fā)展很快，后勤檔案被稱為素質(zhì)教育的最好教材，以上這些都充分說(shuō)明了高校后勤檔案管理的重要性。
三、高校后勤檔案管理工作存在的理由
(一)檔案意識(shí)薄弱
雖然說(shuō)高校后勤檔案管理部門成立了，但是由于大家對(duì)檔案不夠重視，沒安排專門的人員來(lái)負(fù)責(zé)檔案的管理工作，還有就是工作人員對(duì)于檔案這個(gè)概念并不是很清楚，很多人認(rèn)為檔案管理是為別人服務(wù)，又不能直接給我創(chuàng)造效益，造成他們對(duì)檔案管理的重視度不夠，甚至不把檔案管理工作列為工作范圍之內(nèi)，正是這些錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)導(dǎo)致了檔案工作不能很好的開展。
(二)檔案管理過(guò)于分散
由于沒有專人來(lái)負(fù)責(zé)整理檔案資料，再加上工作人員薄弱的檔案意識(shí)，都認(rèn)為檔案放在自己的部門會(huì)方便本部門的查找利用，所以就不想把檔案移交到檔案館進(jìn)行保存，于是各個(gè)類型的檔案均分布在各個(gè)形成部門。比如設(shè)備檔案放在使用者的手里;文書檔案放在辦公室等。這種分散的檔案管理模式已經(jīng)違反了檔案自身的工作原則，對(duì)檔案的收集、整理和保存很不利。
(三)管理人員的素質(zhì)偏低
后勤在檔案管理人員的配備這一塊兒都是采取兼任原則，一個(gè)檔案管理人員甚至可以管理檔案館里的所有類型檔案，還有就是檔案管理人員一般都是任課老師來(lái)兼任，任課老師有課的時(shí)候去上課，沒課的時(shí)候再輪流分配到檔案管理館，這就造成了檔案管理人員素質(zhì)偏低的情況。一名合格的檔案管理人員必須具備一定的政治素養(yǎng)及理論水平，對(duì)于黨和國(guó)家檔案管理工作的內(nèi)容、政策、原則及策略都要有一定的認(rèn)識(shí)，同時(shí)還要具備一定的工作能力。為了能夠應(yīng)對(duì)校園信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，在高校的檔案管理隊(duì)伍當(dāng)中還要配備一批具備現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的人才，這樣才不至于在全球信息化建設(shè)的大潮中落伍。
四、改善高校后勤檔案管理工作的策略
(一)提高檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)
后勤應(yīng)該加大檔案管理重要性的宣傳力度，提高大家的配合檔案管理的意識(shí)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不僅要讓他們知道檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，還要讓他們知道檔案管理的法律法規(guī)，這樣才能夠保證每一位檔案管理人員能夠勝任檔案管理這份工作，提高了后勤檔案管理的質(zhì)量。
(二)建立健全檔案管理制度
根據(jù)國(guó)家對(duì)檔案管理的要求建立符合高校檔案管理的制度文件，這些制度文件的建立是為了能夠更好的開展檔案管理工作，也保證了檔案管理的質(zhì)量和檔案的利用效益。檔案在進(jìn)行利用的時(shí)候要根據(jù)不同的人員制定出不同的利用制度和審批手續(xù)，盡量做到有章可循，并且利用的過(guò)程當(dāng)中要確保檔案的保密性。
(三)加強(qiáng)檔案交接工作的監(jiān)控力度
考慮到檔案交接工作的重要性，所以必須由專人來(lái)負(fù)責(zé)檔案的監(jiān)管和交接工作，對(duì)于檔案監(jiān)管人員及交接人員的主要要求有：對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)持工作原則并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序來(lái)辦理工作的交接及監(jiān)管。檔案的交接工作應(yīng)該是在雙方監(jiān)交人員的監(jiān)督下進(jìn)行，交接的時(shí)候要求手續(xù)齊全、帳物相符，并在交接文件上注明交接的時(shí)間、地點(diǎn)、移交人、接收人及監(jiān)交人的姓名職務(wù)等，交接工作結(jié)束之后由移交人、接收人及學(xué)校三方各自在交接文件上簽字蓋章，三方各執(zhí)一份。
(四)重視檔案信息的開發(fā)利用
后勤檔案管理并不是單純的只重視檔案資料的收集保管而已，還要注重對(duì)檔案資料信息資源的開發(fā)利用，這樣才能為學(xué)校今后的改革提供重要幫助。高校后勤檔案工作更應(yīng)注重學(xué)校發(fā)展的未來(lái)方向，在檔案資源信息化建設(shè)及檔案服務(wù)等關(guān)健領(lǐng)域中進(jìn)行全方面創(chuàng)新，繼而更好地為科研、教學(xué)服務(wù)。為此提高后勤檔案資源的利用率是非常必要的。
(五)檔案管理人員素質(zhì)的提升
檔案管理人員素質(zhì)的高低對(duì)檔案管理工作也有很大的影響作用。我們要清楚的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作也是一門專業(yè)的管理學(xué)科，檔案在管理的時(shí)候也要求標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和規(guī)范化，在長(zhǎng)期從事后勤保障和檔案管理工作過(guò)程中，認(rèn)真總結(jié)高校檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用新策略、新經(jīng)驗(yàn)，建立高效、規(guī)范的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，以多種服務(wù)形式為檔案開發(fā)創(chuàng)造一個(gè)廣闊的空間，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。不僅要求檔案管理人員要具備良好的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)，還要有較好的政治道德素養(yǎng)，這樣才能適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需求。
五、結(jié)束語(yǔ)
高校后勤檔案管理是學(xué)校日常管理當(dāng)中的重要組成部分，它對(duì)學(xué)校平常的活動(dòng)及今后的建設(shè)規(guī)劃都起到了非常重要的作用，所以加強(qiáng)對(duì)高校后勤檔案管理的建設(shè)是一項(xiàng)迫在眉睫的工作。
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