檔案建立管理制度

時(shí)間：2025-09-11 07:18:16 制度

檔案建立管理制度

　　在我們平凡的日常里，接觸到制度的地方越來越多，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。大家知道制度的格式嗎？下面是小編精心整理的檔案建立管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。

檔案建立管理制度

檔案建立管理制度1

　　1.目的作用

　　公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　2.管理職責(zé)

　　2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對(duì)文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。

　　2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。

　　2.3文秘檔案室是公司對(duì)文秘檔案的專管機(jī)構(gòu)，在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為：

　　2.3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。

　　2.3.2協(xié)助行政管理部長(zhǎng)對(duì)各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。

　　2.3.3負(fù)責(zé)對(duì)永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。

　　2.3.4總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。

　　3.歸檔資料的范圍、內(nèi)容

　　3.1計(jì)劃性文件資料

　　包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。

　　3.2批示性文件材料

　　包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。

　　3.3法規(guī)性文件

　　包括政府、行業(yè)、上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。

　　3.4公司的重大決議

　　包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

　　3.5總結(jié)性文件

　　包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。

　　3.6憑證性材料

　　包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。

　　3.7匯報(bào)性材料

　　包括公司向各上級(jí)主管單位的.匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等

　　3.8勞資人事資料

　　包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。

　　3.9調(diào)研性資料

　　包括市場(chǎng)調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。

　　3.10聲像制品資料

　　包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種資料。

　　3.11證件性文書資料

　　包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。

　　3.12饋贈(zèng)行資料

　　包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。

　　4.文件資料的立卷歸檔

　　4.1檔案的收集

　　4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會(huì)計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊(cè)，每?jī)赡隁w檔一次。

　　4.1.2銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存;各類報(bào)表(應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。

　　4.1.3業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。

　　4.1.4各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。

　　4.1.5公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料，并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會(huì)議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。

　　4.2立卷歸檔的時(shí)間

　　4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。

　　4.2.2對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。

　　4.3立卷歸檔的要求

　　4.3.1各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。

　　4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。

　　4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

　　4.3.4立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。

　　4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

　　4.3.6立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。

　　4.3.7立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。

　　4.3.8立卷應(yīng)把上級(jí)文件于本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。

　　4.3.9立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。

　　4.3.10文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。

　　4.3.11各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有條件，并保持其完好無損。

　　4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　5.文秘檔案的借閱

　　5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。

　　5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

　　5.3文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。

　　5.4對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會(huì)有誤。

　　5.5必要時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。

　　5.6文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。

　　5.7借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。

　　6.文秘檔案保密要求

　　6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。

　　6.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。

　　6.3有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　6.4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　6.5對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。

　　6.6外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。

　　6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

　　6.8企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。

　　7.超期檔案的銷毀

　　7.1對(duì)超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。

　　7.2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。

　　7.3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。

檔案建立管理制度2

　　一、必須建立由檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能科室負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)和檔案員組成的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。定期對(duì)檔案進(jìn)行全面和部分檔案的鑒定。

　　二、根據(jù)國家和有關(guān)部門規(guī)定，確定各類檔案的保管期限，正確劃分需要保密檔案的密級(jí)。

　　三、對(duì)檔案的全面鑒定每五年進(jìn)行一次，對(duì)部分檔案根據(jù)實(shí)際需要確定。通過鑒定的檔案，必須寫出鑒定報(bào)告，注明鑒定意見和日期，并由鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)簽名。

　　四、通過鑒定的'檔案，力求達(dá)到保定期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)在鑒定中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員整改；對(duì)已超過保管期或失去價(jià)值的檔案，必須慎重處理，嚴(yán)格掌握，還有一定價(jià)值的檔案可暫封存，待觀察后再行銷毀。

　　五、對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)先造好清冊(cè)，提交銷毀報(bào)告，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)送檔案主管機(jī)關(guān)備案，在銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。

　　六、要檔案的保管過程中，要切實(shí)做好檔案銷毀后的善后工作。

檔案建立管理制度

檔案建立管理制度3

　　一、管理規(guī)章制度

　　科學(xué)管理、合理量化、健全制度是我們?nèi)〉贸晒Φ闹匾Ｕ?為了達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)的管理目的,我公司已成功導(dǎo)入iso9000質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)模式。在接管物業(yè)以后,將嚴(yán)格按照質(zhì)量管理體系的標(biāo)準(zhǔn),實(shí)行專業(yè)化、規(guī)范化管理。制定出管理規(guī)章制度共計(jì)74條,其中公眾制度12條,內(nèi)部崗位制度20條,運(yùn)作管理制度32條,員工培訓(xùn)考核制度10條。

　　1.公眾制度

　　(1)《業(yè)戶手冊(cè)》。

　　(2)《業(yè)主公約》。

　　(3)《精神文明公約》。

　　(4)《樓宇使用維護(hù)管理規(guī)定》。

　　(5)《二次裝修管理規(guī)定》。

　　(6)《二次裝修管理協(xié)議》。

　　(7)《裝修人員管理規(guī)定》。

　　(8)《出入物品管理規(guī)定》。

　　(9)《安全管理規(guī)定》。

　　(10)《消防管理規(guī)定》。

　　(11)《清潔衛(wèi)生管理規(guī)定》。

　　(12)《園林綠化管理規(guī)定》。

　　2.崗位職責(zé)

　　(1)物業(yè)經(jīng)理崗位職責(zé)。

　　(2)經(jīng)理助理崗位職責(zé)。

　　(3)物業(yè)管理部經(jīng)理崗位職責(zé)。

　　(4)物業(yè)管理文員崗位職責(zé)。

　　(5)物業(yè)管理員崗位職責(zé)。

　　(6)物業(yè)商務(wù)管理員崗位職責(zé)。

　　(7)物業(yè)清潔員崗位職責(zé)。

　　(8)工程管理部經(jīng)理崗位職責(zé)。

　　(9)工程技術(shù)員崗位職責(zé)。

　　(10)強(qiáng)電技工崗位職責(zé)。

　　(11)弱電技工崗位職責(zé)。

　　(12)暖通工崗位職責(zé)。

　　(13)維修工崗位職責(zé)。

　　(14)工程文員、資料員、倉管員崗位職責(zé)。

　　(15)安全經(jīng)理崗位職責(zé)。

　　(16)安全管理員崗位職責(zé)。

　　(17)財(cái)務(wù)經(jīng)理崗位職責(zé)。

　　(18)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)崗位職責(zé)。

　　(19)財(cái)務(wù)出納崗位職責(zé)。

　　(20)財(cái)務(wù)收費(fèi)員崗位職責(zé)。

　　3.運(yùn)作管理制度

　　(1)《員工手冊(cè)》。

　　(2)《管理人員文明服務(wù)準(zhǔn)則》。

　　(3)《員工辦公制度》。

　　(4)《各部門月工作計(jì)劃及總結(jié)制度》。

　　(5)《物業(yè)管理工作廉潔制度》。

　　(6)《員工培訓(xùn)制度》。

　　(7)《內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度》。

　　(8)《檔案資料管理制度》。

　　(9)《值班管理制度》。

　　(10)《公用品申請(qǐng)、購買、領(lǐng)用制度》。

　　(11)《員工宿舍管理評(píng)比制度》。

　　(12)《接待投訴處理及回訪制度》。

　　(13)《維修回訪制度》。

　　(14)《機(jī)電設(shè)備的編號(hào)方法》。

　　(15)《機(jī)電設(shè)備的統(tǒng)計(jì)制度》。

　　(16)《配電房管理制度》。

　　(17)《物業(yè)防火安全檢查制度》。

　　(18)《大廈應(yīng)急滅火搶救方案》。

　　(19)《物業(yè)管理運(yùn)作流程》。

　　(20)《業(yè)戶投訴處理程序》。

　　(21)《業(yè)戶入住工作程序》。

　　(22)《業(yè)戶入住裝修管理工作程序》。

　　(23)《物業(yè)管理檔案建立工作程序》。

　　(24)《物業(yè)管理檔案監(jiān)督工作程序》。

　　(25)《物業(yè)資料控制工作程序》。

　　(26)《公共設(shè)施維修、養(yǎng)護(hù)工作程序》。

　　(27)《機(jī)電設(shè)備維修工作程序》。

　　(28)《安全管理工作程序》。

　　(29)《消防應(yīng)急處理工作程序》。

　　(30)《園林綠化管理工作程序》。

　　(31)《清潔管理工作程序》。

　　(32)《社區(qū)文化開展工作程序》。

　　4.員工培訓(xùn)考核制度

　　(1)《新員工入職培訓(xùn)制度》。

　　(2)《在崗員工循環(huán)培訓(xùn)制度》。

　　(3)《員工工作考核及獎(jiǎng)罰制度》。

　　(4)《員工崗位責(zé)任月考核成績(jī)匯總表》。

　　(5)《經(jīng)理助理崗位月工作考核表》。

　　(6)《部門經(jīng)理崗位月工作考核表》。

　　(7)《部門員工崗位月工作考核表》。

　　(8)《業(yè)戶意見月x統(tǒng)計(jì)表》。

　　(9)《員工違章違紀(jì)處理意見申報(bào)表》。

　　(10)《物業(yè)管理工作情況一覽表》。

　　二、物業(yè)檔案建立與管理

　　1.資料收集

　　資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則,根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容,在實(shí)際工作中從需要和服務(wù)的.角度出發(fā),擴(kuò)大信息的收集來源,從時(shí)間上來講是指從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部工程技術(shù)維修資料,從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的全部,大到房屋本體公共設(shè)施,小到花草苗木都應(yīng)有詳細(xì)的資料。

　　2.資料分類整理

　　(1)分辨真?zhèn)巍?/p>

　　(2)分類排序。

　　(3)組編檔號(hào)。

　　(4)裝訂精美。

　　3.檔案資料管理

　　(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。

　　(2)采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。

　　(3)建議盡可能的采用電腦儲(chǔ)存,便于查找調(diào)用,以便更好地保護(hù)原始檔案的資料免受翻動(dòng)的磨損和損壞。

　　(4)建立健全的檔案外借管理規(guī)定,檔案管理必須專人負(fù)責(zé),應(yīng)做到保管、保密,工作細(xì)致;如有破損,應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。

　　(5)檔案管理室必須達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的三防'標(biāo)準(zhǔn)。

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