企業怎么建立人事檔案

時間：2024-06-28 04:34:32 檔案

企業怎么建立人事檔案

　　企業員工人事檔案極為重要，人力資源管理者必須給予充分重視。其原因在于健全完善的員工人事檔案可降低用工風險，提升勝訴率；其次可為其他人事管理工作提供重要的基礎性依據；以下小編為大家整理了企業怎么建立人事檔案的相關內容，希望對大家有所幫助！

企業怎么建立人事檔案

　　1、員工基本信息登記

　　通常包括但不限于：姓名、性別、身份證號碼、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、婚育狀況、身份證號碼、畢業院校、畢業時間、最高學歷、所學專業、學位、政治面貌、家庭住址、籍貫、聯系電話、郵箱、緊急聯系人姓名地址單位聯系電話、入職時間、項目經歷、家庭情況（主要成員情況），五險一金繳納情況、勞動合同起始時間、轉正日期、晉升調動情況、培訓記錄、勞動合同終止時間、工作年限等等，根據不同企業的崗位特征與行業特征還會有不同內容的選擇。

　　這樣的表格基本上會在員工入職當天進行登記，大部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》。

　　此類信息電子掃描檔與原件均需要有，以防止原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現；需要注意的是，員工本人必須簽字確認提供的信息屬實（如不屬實，公司可解除勞動合同），另外在工作過程中，如果有重要信息發生變化，要隨時通知HR部門負責人進行修改及補填。

　　2、員工入職相關審批文件

　　包括但不限于：入職（面試）審批表、薪酬確認函、試用期崗位職責與目標計劃等（崗位說明書）；面試評價表、新員工提供的以前工作成果文檔（如需要）等；

　　3、員工各類相關證件

　　包括但不限于：身份證、戶口本、畢業證、學位證、資格證、職稱證書、駕駛證、各種專業證書、比賽獲獎證書等等；

　　這一類檔案很多傳統企業會用復印件，不建議僅保留復印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　4、員工各類在職資料

　　包括但不限于：入職體檢表、上家企業離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、試用（實習）期工作總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利確認函（開始入職沒有簽署）、轉正申請、轉正審批單、每年度工作總結等；

　　此類檔案建議最好保留原件與掃描件各一份，均在HR部門，電子檔主要是查閱與調取方便；需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字。

　　5、員工參加重要會議、培訓的各類統計與履歷表

　　通常包括但不限于：入職培訓記錄、制度類會議簽到表、新員工培訓計劃書、任何一種形式的在職培訓簽到記錄表、每一次培訓心得、培訓考試成績、培訓證書等，無論內外訓都要有員工簽字確認，崗位職責及要求（入職、調整）、崗位激勵機制（薪酬、考核、晉升、淘汰、獎懲、能力評估等）；通常此類表格建議部門與HR部門各執一份，HR部門為原件與電子檔，用人部門可以留存復印件與電子檔；需注意，所有的此類文件均要有員工本人簽字確認。

　　6、員工在企業里的崗位異動記錄

　　包括但不限于：轉正、調崗、晉升、降級等通知、公告、人事任務命書、解除勞動合同證明文件等；電子檔與紙檔各執一份。

　　7、員工績效考核檔案、調薪、獎懲記錄

　　包括但不限于試用期轉正考核資料、月度、季度、年度績效考核表、職稱評定考核表、管理能力評估表等。所有調薪以及獎懲需要有記錄，均要有員工確認，無論線上OA流程備案亦或是紙檔流程，如果是紙檔，須再保存一份電子檔，此類檔案很關鍵。

　　8、勞動合同、勞務合同、實習協議以及保密協議等相關文件。

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