物業(yè)項目業(yè)戶檔案管理流程

時間：2024-08-02 08:31:44 項目管理

　　導(dǎo)語：物業(yè)公司為了更好的做好工作，在每個項目都會安排人員做好業(yè)戶的檔案。下面是小編搜集的物業(yè)項目業(yè)戶檔案管理流程。希望能幫到你！

　　1、職責(zé)

　　（1）客服部負責(zé)業(yè)戶身份資料相關(guān)信息管理。

　　（2）工程部做好業(yè)戶裝修資料、各種圖紙管理。

　　（3）保安部做好業(yè)戶物品出入申請、車輛等相關(guān)資料管理。

　　2、工作程序

　　（1）管理要求

　　①、業(yè)戶情況發(fā)生變更時，應(yīng)及時修訂檔案。

　　②、業(yè)戶文件資料屬秘密級文件，原則上不得外借，如部門之間借閱，需得到部門主管的同意，填寫相關(guān)借閱記錄。

　　③、文件、資料要進行合理歸檔，分類整理。

　　④、檔案要經(jīng)常進行清理，以免資料堆積混亂，對過期的文件資料要及時清理。

　　⑤、部門須指定專人負責(zé)，做到業(yè)戶檔案資料既服務(wù)于工作，又不向無關(guān)人員泄露。

　　⑥、業(yè)戶的檔案資料必須保持完整性及完好性，杜絕丟失情況。

　　3、檔案管理

　　（1）當(dāng)業(yè)戶的第一份資料（含內(nèi)部流轉(zhuǎn)有關(guān)業(yè)戶的信息及業(yè)戶本身填報信息）轉(zhuǎn)到項目管理中心相關(guān)部門后，按一戶一檔的原則，立即建立相應(yīng)業(yè)戶檔案。

　　（2）為便于管理，每一份業(yè)戶檔案資料需同時建立目錄篇（視工作需要，若資料很少，可以不做目錄），檔案的相關(guān)信息增減時，需同時修改目錄。

　　（3）主管部門可依據(jù)本部門所存檔案資料的特點及性質(zhì)，選擇適用于本部門的業(yè)戶檔案管理存放方式：

　　①、客服部可采用掛牢分類存放等方式，便于日常頻繁的查閱。

　　②、工程部裝修圖紙采用檔案袋封存的方式。

　　③、保安部可視每戶信息量的多少及使用頻率，選擇適合本部門工作的管理方式。

　　④、各部門需依據(jù)要求，于當(dāng)日完成歸檔工作，將檔案的增減登記《業(yè)戶檔案一覽表》中，交部門主管查閱。

　　（4）業(yè)戶發(fā)生變更后，原業(yè)戶的相關(guān)資料單獨存放，確認(rèn)保管年限。超過保管年限后，經(jīng)部門主管查閱后審批后銷毀，并做好相關(guān)銷毀記錄。

　　（5）客服部主管每周一對照《業(yè)戶檔案一覽表》，對本部門上周建立的檔案進行全面檢查或抽查，發(fā)理問題及時予以指導(dǎo)，簽署相應(yīng)評語。

　　（6）客服部每月5日前，將本部門上月各種檔案建立及管理情況，匯總成書面報告，由部門主管批閱后，上報項目經(jīng)理。

　　（7）項目經(jīng)理組織每半年對下屬部門進行一次全面的檔案檢查，分別安排在每年的三月份及九月份。

　　（8）相關(guān)部門借閱檔案時，需經(jīng)部門主管同意，辦理相關(guān)手續(xù)。

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