文秘公文寫作中必須做到“五個(gè)結(jié)合”
一篇高質(zhì)量的公文除了啟迪人的思想、指導(dǎo)人們社會(huì)實(shí)踐，應(yīng)該還具備流暢的語言、清晰的邏輯結(jié)構(gòu)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶懽骷记傻龋旅娼o大家介紹文秘公文寫作中必須做到“五個(gè)結(jié)合”，歡迎閱讀!
文秘公文寫作中必須做到“五個(gè)結(jié)合”
一是堅(jiān)持宏觀和微觀結(jié)合，增強(qiáng)公文的指導(dǎo)性。宏觀與微觀相互結(jié)合，是公文寫作的基本要求。一篇有價(jià)值、能指導(dǎo)工作實(shí)踐的公文，應(yīng)該做到既能體現(xiàn)上級(jí)指導(dǎo)思想、方針政策、領(lǐng)導(dǎo)意圖，也能契合本地區(qū)、本部門、本單位實(shí)際情況。
一個(gè)單位經(jīng)常要撰寫單位匯報(bào)材料，或是給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)聽，或是給兄弟單位聽。那么，如何使這個(gè)材料吸引領(lǐng)導(dǎo)注意力，引起與會(huì)者的共鳴?如何達(dá)到向兄弟單位推廣的目的?在寫作匯報(bào)材料時(shí)，若能把單位的特色工作、創(chuàng)新舉措和成效聚焦到本單位發(fā)展的重點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的焦點(diǎn)、開拓創(chuàng)新的難點(diǎn)上來，則一定能吸引參會(huì)者的注意力，達(dá)到推廣經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)實(shí)踐的目的。
譬如，市政府外僑辦作為全市對(duì)外開放的前沿政府部門，在參加全省外事會(huì)議工作時(shí)，要匯報(bào)單位特色工作和創(chuàng)新工作，筆者緊密結(jié)合市外僑辦服務(wù)全市“一帶一路”交匯點(diǎn)建設(shè)，聚焦主題，撰寫了《用好機(jī)遇凝聚搶抓“一帶一路”建設(shè)力量》。全文圍繞“在工作重點(diǎn)上，突出‘一帶一路’”“在力量整合上，傾斜‘一帶一路’”“在決策參謀上，服務(wù)‘一帶一路’”這三個(gè)層面展開。文章引起與會(huì)者熱議，受到了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)好評(píng)。“一帶一路”既是國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略，也是江蘇省、連云港市聚力貫徹落實(shí)的戰(zhàn)略，深受國(guó)內(nèi)外關(guān)注。
筆者在寫作過程中，巧妙地結(jié)合這個(gè)議題，把文章內(nèi)容集中到外事僑務(wù)部門貫徹落實(shí)國(guó)家“一帶一路”戰(zhàn)略和結(jié)合外僑職能服務(wù)全市“一帶一路”建設(shè)上來，把外事僑務(wù)部門服務(wù)“一帶一路”置于國(guó)內(nèi)宏觀背景下進(jìn)行論述，較好地做到了宏觀和微觀結(jié)合，自然而然引起了大家的興趣和共鳴，增強(qiáng)了文章的指導(dǎo)性和針對(duì)性。
二是堅(jiān)持統(tǒng)述和分述結(jié)合，增強(qiáng)公文的層次性。統(tǒng)述和分述結(jié)合簡(jiǎn)稱統(tǒng)分結(jié)合，有時(shí)候也可以叫總分結(jié)合。若把統(tǒng)述和分述相結(jié)合的方式靈活巧妙地運(yùn)用到公文寫作中去，就能充分彰顯文秘人員的寫作功力和寫作水平。
一般情況統(tǒng)述會(huì)出現(xiàn)數(shù)字化的短語，譬如“五個(gè)結(jié)合”“四個(gè)強(qiáng)化”“三個(gè)提高”。概括來說，就是能夠駕馭紛繁復(fù)雜的材料，很好地歸納和概括標(biāo)題與層次標(biāo)題之間、句式與句式之間的邏輯層次關(guān)系。兩者的關(guān)系是，標(biāo)題與層次標(biāo)題的統(tǒng)分結(jié)合，標(biāo)題統(tǒng)述，層次標(biāo)題分述，層次標(biāo)題下面需要進(jìn)一步對(duì)自身內(nèi)容進(jìn)行拓展論述。句式與句式之間的統(tǒng)分結(jié)合，前面一個(gè)句式統(tǒng)述，后面句式分述，后面句式一般不需要進(jìn)行內(nèi)容拓展。
第一，統(tǒng)分結(jié)合在標(biāo)題和層次標(biāo)題之間的具體運(yùn)用。例如，“圍繞三大活動(dòng)，著力三個(gè)提升”作為一篇文章的標(biāo)題，接下來層次標(biāo)題是這么展開的：圍繞黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)，著力提升為僑服務(wù)的主動(dòng)性(要展開論述怎么做以及取得的成效);圍繞僑情大普查活動(dòng)，著力提升為僑服務(wù)的針對(duì)性(要展開論述怎么做以及取得的成效);圍繞“學(xué)習(xí)型機(jī)關(guān)”創(chuàng)建活動(dòng)，著力提升為僑服務(wù)的實(shí)效性(要展開論述怎么做以及取得的成效)。層次標(biāo)題很好地呼應(yīng)了文章標(biāo)題，表述形象、論述有力、層次清晰，而且三個(gè)層次標(biāo)題下面還有依次展開的論述。
第二，統(tǒng)分結(jié)合在句式與句式之間的具體運(yùn)用。我們經(jīng)常在一段文字材料論述展開過程中(無論是文章的開頭、過渡、結(jié)尾，還是文章的主體部分)，看到類似這樣的語言表述：后面幾個(gè)語句對(duì)前面一個(gè)語句起著解釋說明的作用，讀起來節(jié)奏和諧、很有氣勢(shì)。
例如：堅(jiān)持“三個(gè)落實(shí)”，就是落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)責(zé)任、落實(shí)機(jī)制;落實(shí)“三個(gè)強(qiáng)化”，就是強(qiáng)化創(chuàng)新、強(qiáng)化目標(biāo)、強(qiáng)化考核;緊緊圍繞“一個(gè)重點(diǎn)”“兩條主線”，一個(gè)重點(diǎn)是“一帶一路”，兩條主線是經(jīng)貿(mào)合作和人文交流;做到“五個(gè)一”，黨組成員每人聯(lián)系一家涉外或僑港資企業(yè)，每半年走訪一次涉外、僑港資企業(yè)，撰寫一篇調(diào)研文章，解決一些實(shí)際問題，提供一些有價(jià)值的信息。這些句式有個(gè)共同的特征，前面的一個(gè)語句統(tǒng)述，后面語句圍繞前面統(tǒng)述語句依次說明，語言干脆凝練，給閱讀者一種形象直觀的感受。
也有一些句式較長(zhǎng)的統(tǒng)分結(jié)合的示例：例如，我們?cè)谠鷮?shí)開展《江蘇外事》通聯(lián)工作，首先，始終堅(jiān)持“三個(gè)充分認(rèn)識(shí)”，即充分認(rèn)識(shí)《江蘇外事》是全省外事系統(tǒng)學(xué)習(xí)外事政策、探討外事理論、交流外事工作、宣傳外事成果的載體，充分認(rèn)識(shí)《江蘇外事》是全省外事系統(tǒng)唯一的省級(jí)宣傳、學(xué)習(xí)、交流的刊物，充分認(rèn)識(shí)配合做好《江蘇外事》通聯(lián)工作是宣傳連云港外事工作成果、借鑒先進(jìn)地區(qū)外事經(jīng)驗(yàn)的重要平臺(tái)。上述例子統(tǒng)分結(jié)合，既能梳理大小標(biāo)題與層次標(biāo)題、句式與句式之間的邏輯關(guān)系，也能很好地彰顯寫作者的語言概括力和表現(xiàn)力。
三是堅(jiān)持虛寫和實(shí)寫結(jié)合，增強(qiáng)公文的飽滿性。虛實(shí)結(jié)合是日常公文寫作實(shí)踐中常用的方法，利用觀點(diǎn)和材料相結(jié)合，組成整篇公文結(jié)構(gòu)框架和基本內(nèi)容，這樣文章才會(huì)有血有肉。
公文寫作中的“實(shí)”材料，指的是具體事實(shí)、典型案例、調(diào)研材料、工作措施、真實(shí)數(shù)據(jù)等，實(shí)寫是讓文章觀點(diǎn)在具體的事實(shí)材料中得以凸顯，進(jìn)一步增強(qiáng)文章觀點(diǎn)的說服力和可信度;公文寫作中的“虛”材料，指的是名言警句、政策理論、方針政策、指導(dǎo)思想等，虛寫就是借助于對(duì)某一問題的認(rèn)識(shí)角度、立場(chǎng)看法，分析政策理論、指導(dǎo)思想等得出的觀點(diǎn)，例如，“根據(jù)《中共連云港市委、連云港市人民政府關(guān)于印發(fā)< 連云港市人民政府職能轉(zhuǎn)變和機(jī)構(gòu)改革實(shí)施意見> 的通知》要求，現(xiàn)已組建連云港市人民政府外事與僑務(wù)辦公室，原市人民政府外事辦公室、原市人民政府僑務(wù)辦公室一并撤銷。”可以看出上述決定的依據(jù)是市委、市政府的文件要求，這是虛寫的具體表現(xiàn)。
一般來說，公文尤其政府工作報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、發(fā)言稿等材料既要實(shí)寫，也要虛寫。譬如，“調(diào)查研究是做好領(lǐng)導(dǎo)工作的一項(xiàng)基本功，調(diào)查研究能力是領(lǐng)導(dǎo)干部整體素質(zhì)和能力的一個(gè)組成部分。只有從嚴(yán)上要求，向?qū)嵦幹Γ拍苣贸黾确现醒刖瘛⒂仲N近當(dāng)?shù)貙?shí)際、深受群眾歡迎的政策措施來。
因此，黨員干部下基層必須一竿子插到企業(yè)車間、賓館社區(qū)、農(nóng)田老舍，摸清真實(shí)的家底和存在的問題。”“調(diào)查研究是做好領(lǐng)導(dǎo)工作的基本功……政策措施來”，這兩句話分析了調(diào)研的重要性和調(diào)研從嚴(yán)的必要性，屬于虛寫部分。“黨員干部下基層……存在的問題”這句話提出調(diào)研工作要求和措施，屬于實(shí)寫部分。先虛后實(shí)、虛實(shí)結(jié)合、相得益彰、相互印證，很好地說明了調(diào)研工作必須“實(shí)打?qū)崱币约叭绾巍皩?shí)”。
四是堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)和生動(dòng)結(jié)合，增強(qiáng)公文的可讀性。公文留給人的一般印象是嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)、呆板，在寫作中，要如實(shí)客觀地反映問題、分析問題、解決問題，這些特點(diǎn)在法定公文中體現(xiàn)得最為明顯。但在事務(wù)文書中卻是另一番景象，嚴(yán)謹(jǐn)性和生動(dòng)性互相結(jié)合在講話稿、演講稿、發(fā)言稿、致辭、賀詞等事務(wù)公文中運(yùn)用得較為頻繁。
譬如筆者為市領(lǐng)導(dǎo)寫的一篇?dú)g迎國(guó)外駐華使節(jié)來連云港市參加會(huì)議的致辭開頭：3 月的港城生機(jī)勃勃、暖意融融，在這孕育生命、蘊(yùn)含希望的季節(jié)，我謹(jǐn)代表連云港市委市政府對(duì)各國(guó)駐華使節(jié)的到來表示熱烈的歡迎，對(duì)長(zhǎng)期支持和關(guān)注連云港經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展事業(yè)的各界朋友表示衷心的感謝。此致辭開頭既有描述季節(jié)的文學(xué)語言表達(dá)，也有致辭常規(guī)的公文寫作句式，較好地體現(xiàn)了公文語言的嚴(yán)謹(jǐn)性和生動(dòng)性。
至于在公文寫作中，是公文化語言多一點(diǎn)，還是文學(xué)化語言多一點(diǎn)，這還是要因文而異，要堅(jiān)持原則性和靈活性的統(tǒng)一。譬如重要會(huì)議上的講話稿、發(fā)言稿、匯報(bào)材料，應(yīng)該是文學(xué)化語言少一點(diǎn)，演講稿、先進(jìn)個(gè)人事跡材料等文學(xué)化語言可以多一點(diǎn)。
五是堅(jiān)持定量與定性結(jié)合，增強(qiáng)公文的靈活性。定量和定性，從公文語言表述層面來看，他們分別是運(yùn)用精確語言和模糊語言來呈現(xiàn)某項(xiàng)事情發(fā)展的情態(tài)、變化以及成效。在公文寫作過程中，精確語言不可或缺，模糊語言也必不可少。精確語言是由于公文的政策性、嚴(yán)肅性決定的，模糊語言是由于公文的保密性、靈活性決定的。
定量分析，就是具體數(shù)據(jù)要真實(shí)可靠，譬如統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)、經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，是多少就是多少，具有較強(qiáng)的客觀性。一些地方政府在出現(xiàn)安全責(zé)任事故后瞞報(bào)死亡人數(shù)的教訓(xùn)至今還值得我們警醒，這就是忽視公文嚴(yán)肅性的具體表現(xiàn)。定性分析，帶有較強(qiáng)的主觀色彩，譬如在一篇公文當(dāng)中，我們可以看到“大幅提高”“明顯進(jìn)展”“顯著進(jìn)步”“長(zhǎng)足成效”等詞語或者語句，這里的“大幅”“明顯”“顯著”“長(zhǎng)足”都是定性分析。
在我們?nèi)粘懽鞯墓闹校绕涿磕暌欢鹊恼ぷ鲌?bào)告里，運(yùn)用定量和定性相互結(jié)合方式進(jìn)行表述隨處可見。因此，在公文寫作過程中，必須合理使用定性和定量分析，并把兩者結(jié)合起來，使公文表達(dá)更加準(zhǔn)確、真實(shí)、靈活。
曹丕說：“蓋文章，經(jīng)國(guó)之大業(yè)，不朽之盛事。”說明文章對(duì)治國(guó)理政的重大作用，從另一個(gè)層面也蘊(yùn)含了好文章、好作品對(duì)促進(jìn)時(shí)代進(jìn)步發(fā)展具有不可替代的功能。
因此，在公文寫作實(shí)踐中，廣大文秘工作者要銘記使命、結(jié)合實(shí)際、刻苦鉆研、積極探索，巧用這“五個(gè)結(jié)合”，樹立精品意識(shí)，撰寫高質(zhì)量的公文，為個(gè)人、為單位，也為這個(gè)社會(huì)、民族作出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
公文寫作的基本原則
在撰寫公文時(shí)，必須遵循一系列的原則，以確保文稿的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和有效性。這些原則包括：
規(guī)范性：公文寫作應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及企業(yè)內(nèi)部的公文寫作規(guī)范，確保文稿格式正確、語言嚴(yán)謹(jǐn)。
準(zhǔn)確性：內(nèi)容必須真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，避免任何形式的誤導(dǎo)和歧義。
有效性：公文的目的在于傳達(dá)信息、溝通意見，因此必須確保接收者能夠準(zhǔn)確理解并采取相應(yīng)行動(dòng)。
公文寫作的基本原則
在撰寫公文時(shí)，必須恪守一系列的原則，以確保文稿的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和有效性。這些原則具體包括：
合規(guī)性：公文內(nèi)容不得與國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及企業(yè)內(nèi)部的公文規(guī)范相抵觸，確保文稿格式規(guī)范、語言嚴(yán)謹(jǐn)。
真實(shí)性：內(nèi)容必須真實(shí)可靠，數(shù)據(jù)精準(zhǔn)無誤，以杜絕任何形式的誤導(dǎo)和誤解。
明確性：公文的目的在于信息傳遞和意見溝通，因此必須確保接收者能夠清晰理解并采取相應(yīng)行動(dòng)。
公文寫作的格式要求
（一）公文用紙：統(tǒng)一采用A4型紙，其尺寸為210mm×297mm。左側(cè)裝訂時(shí)，釘距要適中（通常在上四分之一處和下四分之一處），確保裝訂整齊牢固，無壞釘、無漏釘、無重釘。
（二）行文格式要求：
標(biāo)題格式：標(biāo)題的字體通常選擇宋體或黑體，字號(hào)應(yīng)大于正文，一般采用2號(hào)宋體字（加粗）。標(biāo)題可居中排布，占據(jù)正文寬度的三分之二左右。若標(biāo)題字?jǐn)?shù)較少，可適當(dāng)加大字距；若字?jǐn)?shù)較多，超過正文寬度的四分之三，則應(yīng)根據(jù)語句長(zhǎng)短進(jìn)行分行排列。
分行規(guī)則：在編排標(biāo)題時(shí)，應(yīng)遵循“分行不破詞”的原則，即避免將一個(gè)詞或數(shù)字分割成兩行。
（1）直線式：適用于15字以內(nèi)的標(biāo)題，如“XX學(xué)院第二屆大學(xué)生藝術(shù)展演方案”。
（2）短長(zhǎng)式：適用于15至28字的標(biāo)題，如“XX學(xué)院經(jīng)濟(jì)與工商管理系20XX屆畢業(yè)生安全文明離校工作方案”。
（3）長(zhǎng)短式：適用于29至33字的標(biāo)題，如“共青團(tuán)XX學(xué)院經(jīng)濟(jì)與工商管理系委員會(huì)關(guān)于免去XXX職務(wù)的報(bào)告”。
（4）紡錘式：也被稱為“橄欖型”或“梭子式”，適用于34至45字的標(biāo)題，如“XX學(xué)院經(jīng)濟(jì)與工商管理系學(xué)生會(huì)關(guān)于召開XX學(xué)院經(jīng)濟(jì)與工商管理系第一次學(xué)生代表大會(huì)的請(qǐng)示”。
3. 正文格式：標(biāo)題下方需空出一行，之后開始撰寫正文。正文通常使用仿宋體字體，字號(hào)為3號(hào)。若正文中出現(xiàn)小標(biāo)題，則可以使用3號(hào)宋體字（加粗）或黑體字進(jìn)行標(biāo)注。
結(jié)構(gòu)層次：在撰寫正文中，如需多個(gè)層次，應(yīng)依次使用“一、”、“（一）”、“1.”和“（1）”進(jìn)行標(biāo)明。各層次標(biāo)題的字體建議為：一級(jí)標(biāo)題用黑體，二級(jí)用楷體，三級(jí)用宋體加黑，四級(jí)與正文相同。
表格處理：若正文中需要插入表格，應(yīng)將其作為附件單獨(dú)列出，避免打斷公文的整體邏輯。盡管某些情況下也可能在正文中穿插小表格，但需謹(jǐn)慎處理以保持閱讀的連貫性。
附件標(biāo)識(shí)：若公文包含附件，則在正文結(jié)束后空出一行，左對(duì)齊位置使用4號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)“附件”，后跟全角冒號(hào)和附件名稱。
落款與日期：落款即發(fā)文機(jī)關(guān)或單位名稱，字體和字號(hào)與正文保持一致，并應(yīng)居左對(duì)齊。日期則表示成文時(shí)間，可按照要求插入日期和時(shí)間。
印章位置：印章應(yīng)加蓋在正文的最后一行之內(nèi)，且端正居中，壓在成文時(shí)間上。若印章下弧無文字，則采用下套方式；若印章下弧有文字，則采用中套方式。確保印章為紅色，且位置恰當(dāng)。
行距調(diào)整：行距應(yīng)統(tǒng)一設(shè)置為1.25倍行距，以確保公文的整體美觀和閱讀舒適度。
需注意的細(xì)節(jié)與問題
在撰寫公文時(shí)，除了遵循上述格式要求外，還需注意一些細(xì)節(jié)問題。例如，層次標(biāo)號(hào)與文字之間的距離可通過回車后使用Ctrl＋Z進(jìn)行微調(diào)；同時(shí)，確保行距一致，以保持公文的整體協(xié)調(diào)性。通過注意這些細(xì)節(jié)，可以進(jìn)一步提高公文的質(zhì)量和可讀性。
全稱與簡(jiǎn)稱：在公文中，首次出現(xiàn)的人名、地名或組織機(jī)構(gòu)名應(yīng)使用全稱。若為方便行文且名稱較長(zhǎng)，可在初次使用時(shí)說明其簡(jiǎn)稱，并在后續(xù)使用中直接采用。
標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的規(guī)范使用：應(yīng)注意避免將間隔號(hào)“”誤寫為點(diǎn)號(hào)“.”，同時(shí)確保連接號(hào)的用法正確，如“2008年3月26—28日”中的連接號(hào)應(yīng)占一字位置并上下居中。
日期與正文的距離：日期與正文之間的距離應(yīng)依據(jù)印章大小來調(diào)整，確保印章能完整地蓋在成文日期上，且上距正文不超過一行的空白。
標(biāo)題中的標(biāo)點(diǎn)：公文標(biāo)題中通常不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，但書名號(hào)和引號(hào)除外。
逗號(hào)的正確使用：在公文中，逗號(hào)用于句子內(nèi)部成分之間的停頓，應(yīng)避免“一逗到底”的情況，即一句話說完后要及時(shí)用句號(hào)斷開。
頓號(hào)的誤用：頓號(hào)主要用于句子內(nèi)部并列詞語之間的停頓，需與逗號(hào)、分號(hào)、句號(hào)區(qū)分使用。在公文寫作中，要避免頓號(hào)、逗號(hào)、分號(hào)、句號(hào)的混用。
書名號(hào)的濫用：書名號(hào)僅限于用于書名、報(bào)刊名、文件名、文章名等，不得用于證件名、會(huì)議名等。使用時(shí)需嚴(yán)格遵守規(guī)范。
錯(cuò)別字檢查：公文寫作中應(yīng)仔細(xì)檢查錯(cuò)別字，確保文字的準(zhǔn)確性。
公文種類
上行文，即下級(jí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的行文，是自下而上的溝通方式。典型的上行文包括報(bào)告和請(qǐng)示。
下行文，則是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)向下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，方向相反。這類公文包括命令、決定、指示和批復(fù)等，用于傳達(dá)上級(jí)的意志和決策。
平行文則適用于同級(jí)機(jī)關(guān)或互不隸屬機(jī)關(guān)之間的溝通。這種行文方式旨在協(xié)調(diào)不同機(jī)關(guān)之間的工作和關(guān)系。
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