文秘公文寫作中的幾個細節問題

時間：2024-11-06 03:15:11 辦公文秘

文秘公文寫作中的幾個細節問題

　　對于經常與文字打交道的文秘人員而言，掌握文章寫作的一般規律，具備各種常用文體寫作的基本能力，把握公文寫作的具體細節，是我們必備的素質。下面給大家介紹文秘公文寫作中的細節問題，歡迎閱讀!

文秘公文寫作中的幾個細節問題

　　文秘公文寫作中的細節問題

　　 一、做好準備

　　 “巧婦難為無米之炊”，只有準備充分，起草公文才能奮筆疾書，一氣呵成，反之就只能不知從何處入手，“十步九回頭”，寫了撕、撕了寫，別別扭扭，很難寫出“高屋建瓴，勢如破竹”的公文來。那么，起草公文需要做好哪些準備呢？

　　一要提高個人的思想修養和學識儲備。一方面，正確的世界觀、政治觀、道德觀、藝術觀、美學觀、歷史觀、倫理觀、文化觀對作者的文風、作品的質量至關重要。古人說：“志高者意必遠。”寫作者樹立了正確、遠大的理想，寫作時才能正確地“言志”，做到文意深遠。另一方面，“讀書破萬卷，下筆如有神”，作者只有博覽群書，對各方面的知識才能融會貫通、運用自如。同時，公文寫作要求的學識既要博，也要專，假如寫經濟方面的材料，沒有經濟學理論作基礎，寫政黨建設的材料，沒有政黨理論作基礎，那是寫不出好材料的。所以，平時我們要強化自己的思想境界修養，要增進自己多方面的文化科學知識的素養。

　　二要掌握領導意圖、語言風格。所謂“領導意圖”，就是領導對撰寫某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解領導意圖，只能是自作主張，瞎寫一氣。所以，在公文寫作前，必須把領導意圖搞清楚。對領導意圖，了解得越具體越好，越透徹越好。當然，有時領導對領導意圖不可能談得那么具體、那么透徹，這要靠公文寫作人員平時對近期領導關注問題的掌握程度了，要靠充分發揮主觀能動性了。有了領導意圖，寫作就有了“尚方寶劍”，就知道寫些什么了。“語言風格”就是領導講話風格和習慣。如果不了解領導的語言風格，講話稿寫的再好，與領導行不成共同語言，領導也不會欣賞。這就要求作者經常參加會議，感受氣氛，通過多種途徑掌握領導的語言風格。

　　三要學習有關文件和報刊，深刻領會中央和上級黨委指示精神。中央和上級黨委指示精神，是各級黨政組織工作的指南。掌握了這個指南，工作就能沿著正確方向前進；離開了這個指南，就會迷失方向，甚至會走到斜路上去。公文寫作人員，只有深刻領會中央和上級黨委指示精神，才能在公文里正確體現中央和上級黨委指示精神，才能保證中央和上級黨委指示精神在當地的貫徹和落實。所以，在起草公文前，我們必須通過學習，把近期中央和上級黨委指示精神領會深透，把準當前時代的脈搏。這是非常重要的。

　　四要了解當地實際。各級黨委的任務，就是要做好中央和上級黨委指示精神與當地實際結合的文章。只有了解當地實際情況，才能做好上下結合這篇文章，才能有針對性地提出問題和解決問題。要了解當地實際，就要多翻閱一些資料，經常深入下去，搞些調查研究，事物是不斷發展變化的，現代化建設日新日異，新情況、新問題、新事物層出不窮，這就需要我們經常地了解當地實際，把握新鮮事物，否則，就容易犯“照抄、照搬、照傳”的毛病，就容易發生“言之無物，空話連篇”的弊端。這是公文寫作的大忌。

　　五要統籌兼顧，科學組織。在遇到寫大材料或者是在省市領導來去匆匆，一人準備匯報材料來不及的時候，就需要多人合作，共同完成。經驗的做法就是采取“統—分—統”的組織寫作方法，即：統一研究寫作提綱，分頭去寫，最后一人統稿。這種方法注意的問題有三：一是根據各自的特長，科學分工。參加的人員有的對工業比較熟悉；有的對農業比較熟悉；有的對外貿比較熟悉；有的對穩定比較熟悉等等，各有特點，要注意發揮他們特長，誰熟悉哪方面的，就寫哪一部分，分工負責。二是擬稿人要按提綱去寫，如有大的變動，需征得主筆同意，以免走題；對一些細節問題，可以靈活掌握。三是主筆統稿時要把好“四關”，即：“政治關”，看看是否符合中央和上級黨委的指示精神，是否符合黨的路線、方針、政策；“實際關”，看看是否符合當地實際情況；“結構關”，看看結構是否合理、清楚，有無重復的地方，前后風格是否一致；“文字關”，看看文字表述是否準確，言簡意賅。該調整的調整，該刪減的刪減，該補充的補充。最后，送領導審查、定稿。

　　 二、謀篇布局

　　文章謀篇布局的好壞，直接影響表達效果，所以在確立了公文的主旨后，就要圍繞主旨對整個公文結構進行謀篇布局，考慮文章的組織構造及它們之間的邏輯聯系，使其“首位開闔，繁簡奇飛，各極其度。”

　　（一）基本要求

　　一是完整連貫，首尾圓合。所謂完整是指文章的結構布局有頭有尾，首尾圓合，通篇一體，連貫就是通篇一貫。要求文章的部分與部分之間，片斷與片斷之間，前言與后語之間，都要緊密連接，以一貫之，結構嚴謹、完美。

　　二是疏密相間，錯落有致。我們在安排層次和段落時，長短要適當搭配，其密度不要均等，要根據公文主題表達的需要，有詳密、有疏落，使全篇布局疏密相間，錯落有致。總之，要有的放矢，合理安排，才能使公文錯綜其勢，舒緩自如，給人一種抑揚頓挫、節奏鏗鏘之感。

　　三是波瀾起伏，曲折變化。“文似看山不喜平。”文章布局應該崇曲忌直。謀篇布局的波瀾起伏和曲折變化，反映了客觀事物的錯綜復雜和發展變化，同時，也能滿足讀者、聽者的審美要求。但是，必須合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使開合、起落、曲直、伸縮等等，恰到好處。

　　 （二）基本內容

　　文章的結構包括內部結構和外部結構兩種。

　　 1、內部結構。所謂文章的內部結構，就是文章思路的內在邏輯結構。在敘述性文體里，稱之為“線索”；議論性、說理性文體里，稱之為“脈絡”。不管什么文體，只要有一貫到底的思路，一脈貫通的邏輯，它就必然有一縷貫穿的線索和脈絡。思路是線索和脈絡的基礎；線索和脈絡是思路的表現形式。文章的主題、人物、事物、中心事件、感情等都可以為線索，如《項鏈》以項鏈這一事物為線索，《紅樓夢》以愛情悲劇為中心線索等，線索無形地穿梭著全文的人物、事件和景物，構成嚴謹的藝術整體。作為黨委機關，我們平時處理的公文主要是說理性質的文體，基本遵循“提出問題——分析問題——解決問題”的脈絡形態，它自身必須要具有條理性、貫通性和嚴謹性，即：分清先后順序，有條不紊地表達思想；合乎邏輯，合乎人們的思維形式，使文章流暢貫通；思想脈絡細密周嚴，沒有縫隙，沒有漏洞。

　　 2、外部結構。所謂外部結構，就是文章的外部存在形式。它的主要內容包括：

　　一是層次和段落。層次是指文章各部分內容表達的次序，它著眼于思想內容的劃分，段落是行文時自然形成的基本單位，它側重于文字表達的需要。層次和段落既有區別，又有聯系：層次著眼于思想內容的劃分，段落側重于文字表達的需要；一般來講，層次大于段落，即幾個段落表達一個層次，但也有時段落的劃分恰好與層次一致，二者相等；層次安排方式有總分式、并列式、遞進式和對比式，根據作者的思想或者線索來決定，段落劃分強調的是集中、完整和勻稱。

　　二是過渡和照應。過渡和照應是使文章內容前后連貫的一種重要結構手段。過渡在文章中起承上啟下的作用，它使先后相關的兩個層次和段落上下連貫，前后銜接。照應就是文章前后內容關照呼應，能使結構嚴密，脈絡連貫。

　　三是開頭和結尾。古人語“起句當如爆竹，驟響易徹，結句當如撞鐘，清音有余。”所以“虎頭龍尾”是好文章的半壁江山，當然，怎樣開頭和結尾，應從文章的整體出發，有利于主題的表達和全文各部分的和諧。公文開頭多用開篇點題式：開門見山，起句發意，直接揭示主旨，如《背影》，“我與父親不相見已二年余了，我最不能忘記的是他的背影”；句句奪目，先聲誘人，起句漂亮，觸及中心，富有魅力，讓人一見鐘情，如杜牧《阿房宮賦》，“六王畢，四海一。蜀山兀，阿房出”；落筆入題，說明緣由，交代作者寫作的緣由；開頭總說，提攝全文，先揭示文章的中心，然后再分說。公文、特別是領導講話稿的結尾方式一般有兩種：醒明主旨，篇末點題；展望未來，鼓勵斗志，向人們提出希望，發出號召，指明方向，鼓舞人們為實現它去努力奮斗。

　　 （三）如何謀篇布局

　　要鍛煉思路。謀篇布局是思路的表現形式，所以，我們寫文章要提高謀篇布局的能力，根本的`是要認真鍛煉思路，加強思維活動的邏輯性、條理性的訓練。曾說：“寫文章要講邏輯，就是要注意整篇文章、整篇講話的結構，開頭、中間、尾巴要有一種關系，要有一種內在聯系，不要互相沖突。”只有對內容經過精心思考，對文章的謀篇布局做到胸有成竹，再動筆寫作，才能寫出結構嚴謹，邏輯性、條理性強的文章。

　　要列好提綱，或打腹稿。這是起草公文的一道重要工序。按提綱寫稿子，有許多好處：可以幫你組織材料；可以使你想問題更周到；免得一面寫一面想，寫時吃力不討好。列提綱，一定要在掌握領導意圖和吃透“兩頭”的基礎上進行。提綱列的越細致越好，不要光列大題目，還要列小題目，就連每個小題目里各寫幾層意思，哪一層意思放在哪一個題目里面，也要考慮清楚。比較簡短的公文，可以不列提綱，但一定要打好腹稿。打腹稿，雖然不一定形成文字，但對文稿的謀篇不拘也要想明白。有了好的提綱或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就會得心應手。

　　 三、語言的錘煉

　　準確、簡潔、鮮明、易懂是公文語言的基本要求。

　　 準確。公文代表著領導機關或領導集體的聲音和意見，不準確，含糊不清，摸棱兩可，執行的標準就不好把握，就不好執行。

　　 簡潔。同志說：“文字要簡短，使他們頃刻之間能看完；要精警，使他們一看起一個印象。”公文必須簡短扼要，特別是領導講話一定要注意多用短句，忌用長句子，不要用過多修飾，把意思講明白就可以。

　　 鮮明。公文，不能像文學作品那樣，含蓄隱晦，深藏不露，更不能含糊不清，意向不明，它要求清楚、明白，無論贊成或反對什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常確切地表述和說明，使人心領神會，一目了然。

　　 易懂。公文既要簡潔又要易懂，簡短而缺意，就只能使人看不懂。所以，寫公文不能嘩眾取寵；不能用那些華麗而不易懂的辭藻；不能用那些自己生造的語言；不能有“學生腔”、“文學腔”；不講空泛的“普通話”，多講實實在在的“地方話”，多用群眾語言。

　　 四、日常公文寫作需注意的幾個細節問題

　　 1、公文寫作的標題

　　標題實際上就是公文的題眼，是觀點及公文邏輯結構的集中體現。按照層次大小劃分，標題可以劃分為大標題、小標題，一級標題、二級標題等。標題的確立應根據公文的中心思想和層次要求具體確立，一篇文章的標題與標題之間應層次分明、邏輯嚴禁、相互照應。公文的標題既要求緊扣文意、層意、段意，不能跑題、偏題和以片蓋全，又要求語言簡潔精練，有些公文，比如講話的語言必須體現領導同志的感情色彩和風格要求。在公文寫作中，有時公文的內容較多，人們看起來、聽起來，留下印象的內容并不多，所記下來、留下印象的大多是文章的題目和各個標題，所以公文好的標題或標題群，能引人入勝，起到事半功倍的效果。

　　 2、公文寫作的觀點

　　好公文的關鍵是要有新意和創意，按部就班，對著葫蘆畫瓢，體現不出個人的觀點是寫不出好公文的。所以公文寫作者平時必須通過經常學習黨政理論和相關專業知識，深刻領會上級政策，經常調查研究了解當地實際，多上下結合深入思考來提高自己的“悟性”，身在外而心在內，雖不是領導，但多從領導的角度來思考問題。同時，在執筆時，注意要以工作為中心，以思路為紐帶，把多個觀點、觀點群有機聯系起來，做到主次有位、先后有序，既前后園合，又錯落有致。

　　 3、公文寫作中數據、圖表的應用

　　在公文寫作中，數據的應用是一種普遍性、經常性的事情，它是事物的量化，發揮著重要作用：一方面從字面來理解，“數”“據”顧名思義就是數字方面的根據，有理有據，只要有根據，事情道理才能講的明白，數據飽含信息起到一種說明的作用，讀者從數據中就可以清楚地了解事物的發展狀況，使其明了；另一方面應用數據說明事理，能使讀者感到真實，數據都是通過統計得來的，具有真實性的特點。圖表的應用相對的來講，具有局限性，它只限于“看”的公文并且要求讀者具有一定的專業知識，但它更具有直觀、立體、動態的特點和優點，適合情況上報、署名文章、調查報告等文體。數據、圖表的作用決定了其來源、取舍、應用必須堅持一定的標準，注意以下幾點：一是來源的權威性，一般來講，數據應以統計局的為主，其中稅收數據以國稅、地稅的為主，沒有統計局的，有部門的、鄉鎮的數據，以部門的為主。個人拿不準的，讓領導定奪。二是數據應用要統一。不同材料里面，如黨委、政府的材料數據要一致。同一材料不能出現前后矛盾、不一致。三是數據要科學分析。特別是在沒有權威數據可以參照的情況下，必須經過科學分析才能應用，單個數據的應用加減不能超過和、差的數據。四是圖表的應用一定要規范，經過專業人員驗證其正確性，方可使用。

　　 4、資料、語言方面的取舍

　　修改過程中的取舍。對于初稿，一定要進行修改，通過縝密的思考，根據公文的性質，進行語言錘煉，看看哪些材料可以去掉，哪些必須保留，哪種表達方式更為精妙和符合領導語言風格。對于引用的材料，關鍵把握一點：拿來主義，以“有用”為原則，吸其精華，去其糟粕。簡單的引用，無疑于一件單色的衣服補上了一塊花補丁，補丁雖好，但影響了整體的和諧。所以，對借鑒的材料一定要加以認真改造，根據公文主旨和文章的邏輯結構，對引用的材料進行再加工，與實際情況結合起來，與公文的整體邏輯結構和語言、語氣統一起來，做到天衣無縫、錦上添花。

　　 5、無紙化辦公還要不要動筆

　　隨著電腦的普及、電子政務的發展，無紙化辦公成為辦公室發展的趨勢，但動筆仍然不可或缺。從健康的角度考慮，長時間坐在電腦前，對眼睛、肌體的健康無疑會造成很大的傷害，需要動筆。從思考的程度考慮，動筆寫作時作者的精力更為集中，思考問題的深度、廣度更為深廣，長時間坐在屏幕前，容易造成疲勞，精力分散影響思考程度。

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