采購成本的管理分析
在整個采購活動過程中，一方面，通過采購獲取了資源，保證了企業正常生產的順利進行，這是采購的效益;另一方面，在采購過程中，也會發生各種費用，這就是采購成本。我們要追求采購經濟效益的最大化，就是不斷降低采購成本，以最少的成本去獲取最大的效益。而要做到這一點，關鍵的關鍵，就是要努力追求科學采購。科學采購是實現企業經濟利益最大化的基本利潤源泉。
一、分析采購成本
采購成本在各類企業總成本中都占有較大比重，是企業成本控制的重要環節。采購成本的構成關鍵是要分清狹義和廣義的成本。
(一)狹義的采購成本
狹義的采購成本包括發生在采購過程當中，顯而易見產生的訂購過程成本(包括取得商品的費用，訂購業務費用等)，以及受采購影響的庫存維持成本和不及時的缺貨成本。但狹義的采購成本不包括商品及物資的價格。
1、訂購成本是為了完成交易活動，而與供應商達成采購契約并向其發出訂單過程中發生的各種成本。這些成本中，部分與訂購次數或數量沒有直接的關系，如設置采購機構或辦事處的開支，都稱作訂購的固定成本;另一部分則隨訂購次數或數量的變化而變動，如差旅、郵遞、通信及餐飲等費用，都稱為訂購的變動成本。
2、維持成本指為保持商品和物資的數量和性質不發生變化而產生的費用�？赏瑯臃譃楣潭ǔ杀竞妥儎映杀緝煞N。前者如倉儲折舊、倉儲人工等;后者如商品物資的占用資金、損壞和變質、保險費用和稅金等。
維持成本不容小覷，往往占采購成本的大部分比重，年度維持成本占采購成本的比重往往變化較大，可在9%-50%范圍內，超市類企業一般在20%左右，這主要取決于超市的存貨政策。
3、缺貨成本，因采購延誤持續供給而造成的損失，如待產、停工、延遲發貨、喪失銷售機會和失去客戶等損失。
(二)廣義的采購成本
廣義的采購成本也就是整體采購成本，也可稱作戰略采購成本，指商品物資整個生產周期中發生的所有與產品、物資采購相關的成本。如采購市場調研費用、采購決策成本、產品開發中供應商參與成本及交貨、庫存、生產、質檢、售后各階段因供應商的參與所導致的成本增加或損失。
對采購成本的控制和分析也主要是對整體采購成本的關注，最終目的也是降低整體采購成本的花費。
從整體成本的各個功能出發，可將整體成本分為以下幾種成本：
1、由于對供應商的選擇和供應商參與可能發生的成本，主要包括原材料及零部件影響產品的規格與技術水平而增加的成本;對供應商各項水平的審核產生的費用;原材料或零部件的鑒別過程產生的費用;原材料及零部件不合格而產生的影響和損失帶來的費用。
2、采購過程成本。主要包括商品采購價格及過程費用;文件處理費用;付款條件導致的匯率、利息費用;材料運輸及保險費用等。
3、運營過程發生的采購成本。如收發貨費用;安全庫存費用，庫存利息;不合格產品帶來的退換貨、包裝、運輸費用;原材料及部件庫存費用;行政費用等。
4、質量控制中發生的采購成本。包括供應商質量體系審核確認;檢驗費用;不合格品對生產交貨方面的影響;不合格品造成的返工及退貨成本等。
二、制定采購成本控制方案
采購人員的最終目的是降低整體采購成本，在對整體采購成本進行分析后，應制訂可行的采購成本控制方案。采購成本控制方案每一個步驟都直接影響到控制效果的實現。
(一)分析影響采購成本形成和變化的內、外部因素
首先要按照狹義采購成本，分析影響訂貨成本、維持成本和缺貨成本的可能因素;然后進行仔細緊密的供應價格因素分析。
(二)制定采購成本標準
成本標準作為成本控制的準繩，在成本計劃中一般表現為各項指標，采購成本控制也是如此。按照整體采購成本概念，不同企業需要根據自身實際，規定一系列具體的標準。確定這些標準的方法大致分三種。
1、計劃指標分解法。即將大指標分解為小指標。分解時可以按部門、單位分解，也可以按不同產品和各種產品的工藝階段或零部件進行分解，若更細致一點，還可以按工序進行分解。
2、預算法。就是用制定預算的辦法來制定控制標準。有的企業基本上是根據季度的生產銷售計劃和采購計劃來制訂較短期(如月份)的費用開支預算，并把它作為成本控制的標準。采購用這種方法需由實際出發進行制訂和調整預算。
3、定額法。就是建立起定額和費用開支限額，并將這些定額和限額作為標準進行控制。在企業里，凡是能建立定額的地方，都應把定額建立起來，如材料消耗定額、工時定額等。實行定額控制的辦法有利于成本控制的具體化和經常化。
(三)制定采購成本控制規范，監督采購成本的形成
企業可通過制度建設，形成完善的采購成本控制規范，以根據控制標準，對采購成本形成的各個項目經常地進行檢查、評比和監督。建立嚴格的采購制度不僅能規范企業的采購后活動，提高采購效率，杜絕部門之間的矛盾激化，還能預防采購人員的不良行為。首先，采購制度應規定商品和物資采購的申請、授權人的批準許可權、采購的流程、相關部門的責任和關系、各種材料采購的規定和方式、報價和價格審批等;其次要建立供應商檔案和準入制度;同時，要建立價格檔案和價格評價體系，組織專門小組，對采購物品的價格進行比較和分析，在此基礎上，還應設置標準采購價格和成本費用標準，根據工作業績對采購人員進行獎懲。 企業對供應商的管理有待加強。目前很多企業的采購工作都存在著一個誤區，認為采購工作就是和供應商搞好關系，然后在這種關系基礎上，與企業需求之間尋求磨合和平衡。其實對企業而言，這種情況是很危險的。在采購行為中，與供應商建立良好的個人關系固然重要，長此以往，就會產生企業對某些特定供應商的依賴，不利于企業尋找新的更好的供應商，不利于企業進行技術創新，損害企業的利益。
(四)及時糾正差錯
對于成本差異發生的原因，查明責任者后按情況給予相應措施，分別提出改進方法，并貫徹執行。
三、控制采購成本的關鍵因素
采購成本控制的關鍵因素，以制造業企業為例，是指物資采購的控制、入庫與存儲的控制和對采購部門的考核。
(一)對物資采購的控制
生產所需的采購品、外協件、元器件等物資一般實行集中采購，統一供給，目的在于實現批量采購，降低采購成本。
采購部門以生產計劃部門提出的需求計劃為依據，結合庫存情況，編制采購計劃。組織采購時，要加強市場調研，堅持貨比三家，推行競爭機制，實行優質優價的采購原則。同時，根據企業實際，確定采購額度審批權限，。此外，在市場上經常采購的物資，可實行定點采購。
(二)對物資入庫與存儲的控制
物資到達公司后，采購人員應及時填制入庫單，庫管員和驗收員根據物資的不同形態，分別采取各種計量手段，準確計量，認真驗收。財務部應該加強會計監督，審核合同或計劃、發票、入庫單規格，手續是否齊備、完善。采購部年末應根據財務決算的要求進行全面的財產盤店清查，做到賬賬相符。并組織各部門清查盤店已領未用物資的結存情況。
(三)對采購部的考核
公司定期下達成本控制指標，并據以對采購部考核：
材料采購價格差異=∑當年實際采購量×(當年采購價-上年采購價)
采購品損失額=∑采購品損失數量×采購單價
采購費用降低額=本年采購品總額×(本年采購費用率-上年采購費用率)
財務部設賬單單獨核算采購費用及損失。
四、采購成本控制方法的選擇
企業的成本控制方法有多種可選：價值分析(value analysis ，VA)、價值工程(value engineering， VE)和ABC分類控制法(activity based costing);此外，企業可以通過采購模式和策略的調整達到成本控制的目的，一般包括實施準時采購策略(JIT采購)、網上采購策略、集中采購策略、聯合采購策略、與供應商建立采購同盟或簽訂長期采購協議、陽光采購策略和國際采購策略等。
選擇哪種采購成本控制方法與企業采購物品的性質密切相關。一般說來，各行業采購物品可分為杠桿產品、戰略物資、一般產品和瓶頸產品四類。
對于采購風險小、采購金額也小的一般產品，成本控制的重點在于降低采購管理費用，減少采購頻率。其中，可應用總訂單、綜合性供應商、長期合作等方式進行管理和控制。
對于采購風險小、單位時間采購金額大的杠桿產品，要求采購人員要具備充分的專業知識，利用VA、VE方法進行單件產品的成本分析;此外，還要培養潛在供應商，利用有效價格競爭得到合適的采購價格，當然供應商要保持相對穩定。
對于采購風險大、單位時間采購金額也大的戰略物資，除了要進行單件產品成本分析外，更重要的是要壟斷資源，保證供應，與供應商建立穩定和堅實的供應關系。
對于采購風險大、單位時間采購金額小的瓶頸產品，則需要與供應商進行長期合作，進行有效的搭配組合，提高對稀缺資源的掌控能力。同時，要努力縮短付款周期。
采購的管理工作是一項系統的科學的工作，在物資價格及采購過程費用飛快波動的今天，對于整體采購的成本控制更顯得至關重要。如何能做好采購成本管理的工作，是企業建立自身競爭力的關鍵因素。把握采購成本的管理，加強控制方法的多變性，有利于企業在行業競爭中的長足發展。
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