加強(qiáng)高職教務(wù)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考的論文
【摘要】教務(wù)檔案工作是高職院校教務(wù)管理工作的重要組成部分，本人結(jié)合高職院校檔案管理的建設(shè)，探討了教務(wù)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策，使之能更好地為高職院校教學(xué)服務(wù)。
【關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案管理服務(wù)
高校教務(wù)檔案是學(xué)校在開(kāi)展教學(xué)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種材料的歷史紀(jì)錄，記錄了教學(xué)過(guò)程的每個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，反映了高校的整體規(guī)模、教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)水平。目前，高職院校的教學(xué)檔案已在教學(xué)管理、教學(xué)研究等項(xiàng)目工作中發(fā)揮了重要作用，但也存在不少問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真解決，以適應(yīng)高等職業(yè)教育發(fā)展的需要。
一提高教務(wù)檔案管理建設(shè)的認(rèn)識(shí)
要利用好教務(wù)檔案，就要做好教務(wù)檔案的收集、整理和歸檔工作。教務(wù)檔案不只是資料的貯存、歷史的記錄，它也是一種重要的信息資源。主動(dòng)、充分地開(kāi)發(fā)教務(wù)檔案的信息資源，服務(wù)于教育教學(xué)工作，是每位教務(wù)工作者應(yīng)有的職責(zé)，也是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。所以，做好檔案管理的建設(shè)工作要注意以下幾點(diǎn)：
1．保障檔案的及時(shí)收集、整理和歸檔工作
教務(wù)檔案資料管理不僅是量大、繁瑣的事務(wù)性工作，而且還有大量的技術(shù)性工作，特別是教學(xué)資料的收集和管理更是如此。因此，作為教務(wù)管理人員，不僅要增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，而且要讓檔案歸檔者明白檔案的重要性，讓他們主動(dòng)收集、整理、及時(shí)上交應(yīng)歸檔的資料，這樣在檔案形成的最初階段，其質(zhì)量就能得到保障。
2．保障人員的素質(zhì)
教務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)、業(yè)務(wù)水平的高低也直接影響到高校檔案工作能否得到繁榮與發(fā)展。所以，教務(wù)檔案管理人員要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的歷史責(zé)任感，要有實(shí)事求是的精神和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，教務(wù)檔案管理人員也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。
3．保障教務(wù)檔案更好地服務(wù)于教育教學(xué)工作
教務(wù)檔案不只是資料的貯存、歷史的記錄，也是一種重要的信息資源。主動(dòng)、充分地開(kāi)發(fā)教務(wù)檔案的信息資源，服務(wù)于教育教學(xué)工作是每位教務(wù)工作者應(yīng)有的職責(zé)，也是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
第一，高校教務(wù)檔案具有特定的信息參考價(jià)值。領(lǐng)導(dǎo)在作出科學(xué)的決策之前，需要了解上級(jí)部門(mén)的有關(guān)文件，了解學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量狀況、教學(xué)管理歷史過(guò)程中的各項(xiàng)措施效果，掌握教師的教學(xué)、科研以及學(xué)生的學(xué)習(xí)情況等，都要參考過(guò)去的檔案記載。
第二，高校教務(wù)檔案具有檢查、評(píng)估功能。上級(jí)主管部門(mén)對(duì)高校教學(xué)工作的指導(dǎo)和管理的方式有多種，其中非常重要的一種方式，即對(duì)高校教學(xué)工作進(jìn)行檢查、評(píng)估驗(yàn)收。學(xué)校教學(xué)運(yùn)行機(jī)制是否良好，教學(xué)管理水平如何，教學(xué)質(zhì)量如何，在教務(wù)案中都能真實(shí)地得以體現(xiàn)。通過(guò)對(duì)教務(wù)檔案中的考試安排、考卷試題、學(xué)生的學(xué)籍檔案、課程設(shè)置等分析，可以與其他同等高校進(jìn)行比較，從而客觀地反映出學(xué)院的教學(xué)水平。教務(wù)檔案管理工作是上級(jí)主管部門(mén)對(duì)高校教學(xué)進(jìn)行檢查、評(píng)估驗(yàn)收的一項(xiàng)重要依據(jù)。
二當(dāng)前教務(wù)檔案工作中存在的問(wèn)題
1．檔案資料不齊全
檔案形成的初期是由系部上交的資料，他們雖然做了大量的工作，但由于對(duì)教學(xué)檔案意識(shí)的薄弱，所以有相當(dāng)一部分資料比較分散或沒(méi)有記錄，從而導(dǎo)致檔案資料不齊全。
2．檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
檔案工作人員的主動(dòng)性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高，缺乏責(zé)任心，對(duì)工作敷衍了事，也容易使資料收集不全，影響到后續(xù)工作的開(kāi)展。
3．檔案管理沒(méi)形成數(shù)字化管理
社會(huì)正步入計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的時(shí)代，作為原生信息的教務(wù)檔案的管理，也要與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)行數(shù)字化管理。以前，教務(wù)檔案都是紙質(zhì)文檔，存放占用空間大，且不易長(zhǎng)期保存，檔案管理也主要依靠手工，工作效率低下，信息化管理手段明顯滯后，這樣既不便于對(duì)檔案的利用，師生進(jìn)行查找、檢索費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也不能做到很好地為師生服務(wù)。因此，我們要利用現(xiàn)有教學(xué)管理軟件，逐步將紙質(zhì)檔案電子化，做成統(tǒng)一、有效的存儲(chǔ)格式，將紙質(zhì)檔案與電子檔案并行管理，為教務(wù)工作提供有力的支持。
三加強(qiáng)高職教務(wù)檔案管理措施
隨著學(xué)院的不斷發(fā)展、建設(shè)，各種管理的日趨規(guī)范化要求我們必須改變目前學(xué)校教務(wù)檔案管理的方式。要提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行。為此，我們必須從提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員入手，以此促進(jìn)教務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化與科學(xué)化。
1．樹(shù)立良好的管理工作觀念
檔案管理人員首先要充分認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性。其次要明確檔案的作用在于它的實(shí)用性。檔案管理部門(mén)要和教學(xué)部門(mén)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)向教學(xué)部門(mén)提供教學(xué)檔案的歸檔范圍，定期到教學(xué)部門(mén)了解檢查教學(xué)檔案的收集情況，宣傳檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，主動(dòng)參與管理活動(dòng)，及時(shí)為教學(xué)工作服務(wù)，為深化學(xué)校的各項(xiàng)改革提供信息，使檔案管理部門(mén)真正成為教學(xué)工作的信息咨詢部門(mén)。
2．建立檔案管理體制，落實(shí)教學(xué)檔案管理責(zé)任制
我校根據(jù)教學(xué)管理的實(shí)際情況，確立了三級(jí)管理體系，全校教務(wù)檔案分為學(xué)校、教務(wù)處和系（部）三級(jí)，并規(guī)定了相應(yīng)的檔案管理范圍，學(xué)院的檔案室負(fù)責(zé)全院的規(guī)章制度、教學(xué)評(píng)估、課程建設(shè)、專(zhuān)業(yè)設(shè)置等方面的文件，全校匯總資料等宏觀資料應(yīng)由院級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)；各教學(xué)系（部）只保管上述同本部門(mén)有關(guān)的教學(xué)檔案以及課程檔案、學(xué)生考試試卷、畢業(yè)論文等數(shù)量較大又比較微觀的資料；教務(wù)處的檔案資料保管范圍則介于兩者之間，作為教學(xué)的具體組織者和綜合管理部門(mén)，既要保管宏觀資料，也要保管比較微觀的資料。例如：教師的記分冊(cè)、點(diǎn)名冊(cè)、試卷分析由各系保管，教務(wù)處只保管相應(yīng)的檢查記錄，這份檢查記錄既反映了當(dāng)時(shí)全校的填寫(xiě)情況，又避免了大量的微觀材料占據(jù)寶貴的存儲(chǔ)空間。同時(shí)，教務(wù)處應(yīng)根據(jù)自己的教學(xué)管理范圍，制定相應(yīng)的檔案管理制度。例如：各系（部）根據(jù)教務(wù)檔案管理流程收集、整理、匯總與之有關(guān)的檔案資料，并在每學(xué)期結(jié)束前報(bào)給教務(wù)處，以便從制度上保證教務(wù)檔案長(zhǎng)期有效的收集和保存。
3．提高教務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)
檔案管理人員是檔案規(guī)范化管理的具體實(shí)施者，目前，學(xué)校檔案管理隊(duì)伍中大多是兼職檔案員，如果不對(duì)其加強(qiáng)培訓(xùn)，必然影響檔案的收集和整理的質(zhì)量。檔案工作的現(xiàn)代化，首先要樹(shù)立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、管理方法、整理手段，以達(dá)到預(yù)期的工作目的。為了適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作，檔案工作人員要結(jié)合工作實(shí)際需要和未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，不斷拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，積極參與檔案學(xué)術(shù)交流研究，開(kāi)闊視野，增長(zhǎng)技能，提高自身的素質(zhì)以適應(yīng)檔案管理最新發(fā)展的動(dòng)態(tài)。
4．加強(qiáng)校際間檔案管理的交流
現(xiàn)在有不少高校在教務(wù)檔案的管理方面，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，我們應(yīng)該積極走出校門(mén)，向別人學(xué)習(xí)借鑒，“他山之石，可以攻玉”。因此，應(yīng)密切同其他院校的業(yè)務(wù)交流和學(xué)習(xí)，通過(guò)交流，一方面可以互相學(xué)習(xí)彼此間的教務(wù)檔案管理經(jīng)驗(yàn)與方法；另一方面又可以促進(jìn)相互學(xué)術(shù)水平的提高，以此改進(jìn)和提高我們的檔案管理水平。
總之，教務(wù)檔案工作是學(xué)校整個(gè)教學(xué)管理工作的重要組成部分，要充分利用教務(wù)檔案，認(rèn)真地為教學(xué)服務(wù)，對(duì)于加強(qiáng)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量、開(kāi)展教學(xué)研究，有著非常積極的意義。
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