談傳播技巧在公文寫作中的運用

時間：2024-10-16 20:56:44 辦公文秘

談傳播技巧在公文寫作中的運用

　　談傳播技巧在公文寫作中的運用

談傳播技巧在公文寫作中的運用

　　傳播學中的傳播技巧是指針對信息共享的傳播活動，所采用的能夠迅速高效地達到傳播目的的對策方法。傳播技巧包括內容提示法、說理法和訴求法等。在傳播信息時，需要考慮到不同情況下表達信息的效果。這實際上涉及傳播過程中三個方面的因素對于傳播效果的影響——傳播者（學識、品格等）、傳播內容（話題和證明方法）、傳播對象（主要指傳播者對于受眾心理和性格的了解、激發和控制）。這三個影響因素要求傳播者在主旨和論點被限定的時候，運用傳播技巧，將主要觀點的提出、論證方式的選擇、材料的安排巧妙地結合在一起，將信息的側重點鮮明地展現在讀者面前。公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效用和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文中的傳播活動實質上是文字信息的傳播，成功的傳播方法和技巧的運用，有利于提高公文寫作的科學性、有效性和公文的傳播效果。如果在公文撰寫中針對特定的受眾和特定的信息內容采用適當的傳播策略、手段，不僅可以完整準確地表達公文需要傳遞的信息，而且可以增加公文的美感，進而提高對受眾的影響力和吸引力。因此在公文寫作中傳播方案的確定和傳播內容的選擇，從整體上來看是為發文目的服務的。本文著重探討在公文寫作中如何使用恰當的傳播技巧以提高公文的表達和傳播效果。

　　一、明示態度法

　　在傳播信息時，應該簡潔明了地表明所要表達的結論，以方便讀者清楚地了解文章的主旨，領會傳播者所要表達的觀點。在公文寫作中，突出結論可以迅速有效地使讀者清楚撰寫者的目的和意圖。特別是在宣傳性、告知性公文傳播活動中，為了使受眾接受傳播者所提供的信息與觀點，更需要直觀地擺出結論。古人論文章的寫作時強調“立片言以居要” “開門見山”等，都是要求在傳播活動中首先將傳播目的和核心內容告知讀者。當然，要根據具體的公文內容、傳播對象、傳播時機等因素來判斷是否應直截了當地將發文目的表達出來。

　　比如，《國務院關于深化改革嚴格土地管理的決定》（國發 28號）一開頭就展示了重要結論： “實行最嚴格的土地管理制度……土地市場治理整頓取得了積極進展，有力地促進了宏觀調控政策的落實……必須正確處理保障經濟社會發展與保護土地資源的關系，嚴格控制建設用地增量，努力盤活土地存量，強化節約利用土地，深化改革，健全法制，統籌兼顧，標本兼治，進一步完善符合我國國情的最嚴格的土地管理制度。”公文的第一句話“實行最嚴格的土地管理制度”作為本文的主旨，簡潔明了地表達了中國要深化土地管理制度的決心。接下來“土地市場治理整頓取得了積極進展”一句敘述了土地整改的效果，讓讀者看到了實行土地管理制度各地區取得的進步。當然還要點明在這個制度下的成效是階段性的，有些地區存在的問題仍需要解決。這份公文的主題與人民的生活息息相關，與受眾原有態度和利益相吻合，所以可以使用明示態度法。

　　二、敲警鐘法

　　傳播學中的“敲警鐘”法是指用能夠使人們產生恐懼意識的語句喚醒人們焦急、緊張的心理活動，這種方法也稱為“恐懼訴求法”。這種傳播方法在公文寫作里也能發揮很大作用。一方面，運用這種方法所產生的緊迫感可以督促人們盡快行動以防發生突發情況。古人早就言明要防患于未然，所以人們在閱讀用敲警鐘法寫作的公文時就會無意識地采取行動了。另一方面，采用這種方法，會在第一時間吸引讀者的全部注意力，為滿足好奇心，讀者會繼續閱讀下去。雖然借助恐懼訴求能收到較好的傳播效果，但我們需要清楚地知道一點，那就是過度地喚醒人們的危機意識以求達到目的，很有可能使讀者產生不適感。只有把握好一定的度且切合實際，才會最大限度地發揮警鐘的作用。

　　譬如《國務院辦公廳關于印發國家綜合防災減災規劃（2011-2015年）的通知》（國辦發（2011） 55號）中寫道： “‘十二五’時期，在全球氣候變化背景下，自然災害風險進一步加大，防災減災工作形勢嚴峻。干旱、洪澇、臺風、低溫、冰雪、高溫熱浪、沙塵暴、病蟲害等災害風險增加，崩塌、滑坡、泥石流、山洪等災害仍呈高發態勢……設防水平偏低，農村居民抵御災害的能力較弱。自然災害引發次生、衍生災害的風險仍然很大。”在公文寫作中，運用敲警鐘法可以快速有效地傳遞信息給收文對象，并使之警醒。首先，對問題的現狀加以描述，像這份通知里的“干旱、洪澇、臺風、低溫、冰雪、高溫熱浪、沙塵暴、病蟲害等災害風險增加……設防水平偏低，農村居民抵御災害的能力較弱。自然災害引發次生、衍生災害的風險仍然很大”，就寫出了自然災害的發生越來越頻繁，對人類的危害越來越大的現實，這自然會造成讀者對象的心理緊張，產生態度和行動上的變化。其次，提出解決問題的方法， “加強自然災害監測預警能力建設、加強防災減災信息管理與服務能力建設”，從心理上催促讀者采取相應行動。通過給傳播對象施加壓力，調動他們的緊張、恐懼心理，引導他們把握公文的主題，符合傳播者的意愿。這份通知很好地運用恐懼訴求法即敲警鐘的技巧來撰寫公文，收到了很好的傳播效果。

　　三、感情交流法

　　感性語言最容易打動人。傳播學中的“訴諸感情”主要是指通過營造某種氣氛或使用感情色彩強烈的言辭來感染對方，以謀求特定的效果。公文語言的表達不僅影響工作的執行力度，也影響公務活動的效果。寫進公文里的材料必須來自生活實踐，不允許虛構，在此基礎上運用富有感情的言辭來撰寫公文，就能收到較好的效果。感情交流是向傳播對象傳達一些能讓人感到溫情的信息，消除對方對傳播者的疑慮、誤解，為公文的傳遞創造有利條件。要注意宣示說理嚴密周全、簡潔精練，切忌濫用修辭，于平淡之中見感情才顯功夫。要正確認識情感在公文寫作中的作用，樹立正確的得失觀，合理表達自己的感情，確保寫作的公文觀點正確、內容真實、表達合情合理。

　　《關于申請暴雨臺風受損農村公路維修資金的請示》（連區建（2012） 66號）一文中寫道：“2012年7月初和8月初連云區先后遭受特大暴雨和強臺風的猛烈襲擊，造成多處縣、鄉、村道路破壞嚴重，部分路基出現坍塌……據統計，全區縣、鄉、村道路因暴雨臺風造成的道路路面損壞和路基塌方現象多達56處，路面損壞面積約8680平方米，部分道路簡易修復后雖能維持通行，但仍存在著很大的安全隱患，亟待進行全面修復……懇請市局酌情考慮撥付部分農村公路維修資金……以保證搶修工程的快速推進。”從這篇公文中可以看到請示單位對災害的憂心以及進行災后重建的決心。該請示在擺出連云區災情嚴重的實際狀況時，運用“56處” “8680平方米”等有說服力的數據，融入足以打動人心的“懇請”等詞語，語言真摯感人，拉近了文件授受雙方的距離，建立了良好的雙向溝通交流關系，以期達到希望上級撥款維修的最終目的。要完成一篇高質量的公文，關鍵是要對發文意圖有一個準確的把握，然后將這些轉化為充滿感情色彩的語句，以收到打動人心的目的。這份請示無疑是一個成功的范例。

　　四、尊重事實法

　　公文的另一大語體特征是真實性。孔子《論語，里仁》中云： “君子欲訥于言，而敏于行。”意思是說君子說話要謹慎，行動則要敏捷。在公文寫作中也可解釋為執筆者用詞要謹慎小心，內容要遵從實際。公文中有些文種如情況報告、工作總結、調查報告等內容涉及面寬、傳播領域廣，不僅拓寬了人們的視野，提高了人們的思維境界，而且促使寫作策略發生了變化。只有正確把握問題的實質，堅持實事求是，遵從事物間的邏輯關系，公文才能收到良好的傳播效果。在寫作中應堅持客觀的態度，盡可能地將自己的傾向在文章中隱去。

　　如《福建省糧食局關于2012年第四季度糧油質量抽檢情況的通報》（閩糧行 24號）一文中寫道： “福州市抽檢大米、小麥粉、食用植物油、原糧共484批次，合格484批次，批次合格率100% ……寧德市抽檢大米、小麥粉、食用植物油、糧食復制品共67批次，合格63批次，批次合格率94.0%；龍巖市抽檢大米、小麥粉、食用植物油、原糧共288批次，合格288批次，批次合格率100%。”在信息傳播過程中，經常會遇到無法解決的沖突，這時需要借助于實例來增強說服力。福建省糧食局把2012年第四季度糧食質量抽檢結果作了通報，數據真實、敘述清楚，說服力強。

　　五、重復結論法

　　傳播學指出，傳播者要想提高傳播效果，就必須設法減少選擇性因素對受傳者的干擾。古人對這一技巧的功效已有肯定。《戰國策》中“三人成虎”“曾母投杼”就是明證。例如，腦白金是大眾耳熟能詳的保健品，腦白金在剛剛進入市場時并未受到人們的關注。這時，一個雖然通俗卻能夠讓人記住的廣告出世了，電視、報紙等傳播媒介對這個產品反復宣傳，引起大眾對腦白金的好奇并相互交流，自此腦白金名聲大噪。可見，重復地敘述某個問題或信息可以收到很好的傳播效果。

　　《工業和信息化部、發展改革委、環境保護部關于開展工業產品生態設計的指導意見》（工信部聯節 58號）一文中寫道： “生態設計是實現污染預防的重要措施。污染預防是改變‘先污染后治理’發展方式的根本途徑。研究表明，800/0的資源消耗和環境影響取決于產品設計階段……生態設計是落實生產者責任延伸制度的要求……生態設計有利于綠色技術創新……”該意見的主旨是“開展工業產品生態設計”，文中有四段都在重復生態設計的重要意義， “生態設計是實現污染預防的重要措施，生態設計是落實生產者責任延伸制度的要求，生態設計有利于綠色技術創新”，這些句子無一不是在強調生態設計是一件有價值的事情。運用反復強調主題的技巧，的確能快速有效地傳遞信息給收文對象，傳播效果顯著。

　　綜上所述，在公文寫作中適當運用傳播技巧，可以為公文增色添彩，增強表達效果。在寫作中要注意把公文主旨表達與公文傳播技巧結合起來，重視公文寫作策略的作用，從全局上實現公文傳遞策令、溝通情況、交流經驗的社會價值。采取適宜接受對象、傳播主體、傳播內容的傳播方式，就能取得好的效果；否則，傳播者雖有好心也可能會辦壞事。恰當地使用明示態度法、恐懼訴求法、感情交流法等寫作技巧，不僅能加快公文上情下達、溝通聯絡的速率，也能增強公文的生動性和藝術感染力。

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