秘書如何巧妙化解會議中的尷尬

時間：2024-11-04 16:16:59 辦公文秘

秘書如何巧妙化解會議中的尷尬

　　開會時，常常遇到老板不滿意某位同事的報告或觀點，或會議進行一半時，同事因意見不同而造成尷尬的氣氛。身為與會者的你，該怎么打圓場，好打破僵局，繼續進行會議呢？

秘書如何巧妙化解會議中的尷尬

　　異中求同化解尷尬

　　若是公司內部會議進行一半時，上司因不同意某位同事的想法而加以斥責時，其他同事可以試著先以“異中求同”的方式來化解僵局。

　　由于與會者都是針對某一特定議題，透過會議來彼此討論觀點，其中必有部分相似之處，而非只有“零”或“一百”兩個極端的戰爭。因此，其他人可以先分析主管的想法，再羅列另一位同事的觀點，例如“主管，你的想法有A、B、C，而他的意見是A、C、D，其實你們都認為A與C是可行的”，找出中間交集之處后，特別針對相似之處加以討論來和緩尷尬的氣氛。

　　暫停會議彼此冷靜

　　如果上司當時是對某位部屬的情緒反應、或是同事間意見不同時，那么我建議最好的方式是停止爭吵，由會議主持人宣布休會5至10分鐘，先讓雙方冷靜一下，氣氛稍稍和緩之后再持續會議討論。

　　此外，會議主持人也可以先跳開這個爭議的話題，選擇有趣的議題或爭議性較低的議題來討論，同時，個性較為活潑、廣為大家接受的同事可以主動胡扯些適宜的話，來化解突然冷卻的氣氛、打破僵局。當氣氛和緩后，再繼續進行議程。

　　對外會議事前推演

　　除了公司的內部會議時有尷尬情景發生，對外的會議，尤其是對客戶報告或討論的會議，也常會有意見相左而爭執不下的情形。

　　同樣地，異中求同是一個最有效化解尷尬的方式。先綜合列出客戶的想法，再聚焦點出雙方意見相近之處，特別集中討論，同時提出適宜的解決方案。

　　但所有打圓場的方式都不如事前做好準備工作、避免僵局的方式來得有效。在與客戶開會前，公司內部先預演，設定好討論議題的順序，針對可能會受到客戶質疑或較為敏感的議題，先做好沙盤推演，甚至先假設客戶可能提出的各式問題，準備最為合宜的答復，并且及時提出解決之道。

　　會議前若有充分的準備，就能盡量避免會議僵局，也就不用時時出來打圓場了。

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