辦公室秘書的崗位職責(zé)
大部分領(lǐng)導(dǎo)都做過秘書或者是辦公室工作，那么秘書是怎樣“煉”成的呢? 下面是小編為你整理的辦公室秘書的崗位職責(zé)，希望對(duì)你有用!
辦公室秘書的崗位職責(zé)
一、做好各類行政文件，信函、報(bào)告等材料的收發(fā)、轉(zhuǎn)遞工作，做到手續(xù)完備，及時(shí)準(zhǔn)確。 需要清退歸檔的，資料應(yīng)做好登記和立卷工作。
二、負(fù)責(zé)做好公司內(nèi)外來訪人員的接待工作， 認(rèn)真熱情， 態(tài)度和藹， 做到積極主動(dòng)、 不推諉、 不拖拉。
三、負(fù)責(zé)保管和正確使用公司印鑒，開具介紹信或出具證明，做好登記，做到有據(jù)可查不出 差錯(cuò)。
四、 及時(shí)、 準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)及有關(guān)部門的通知事項(xiàng)和每周的會(huì)議安排。
五、負(fù)責(zé)公司各類行政會(huì)議的通知，記錄和辦公會(huì)議紀(jì)要、決議、決定的起草，印發(fā)，同時(shí) 協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)起草有關(guān)行政文件。
六、要準(zhǔn)確無(wú)誤地完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的事宜，并將完成情況及時(shí)匯報(bào)。
如何當(dāng)好辦公室秘書
要做一名領(lǐng)導(dǎo)秘書，首先要明確什么是領(lǐng)導(dǎo)秘書。筆者認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)秘書就是具有政治家的視野，活動(dòng)家的談吐，文學(xué)家的功筆，思想家的卓識(shí)，擔(dān)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)左右手，從事幕后工作的人。作為一個(gè)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)秘書，要時(shí)時(shí)準(zhǔn)備當(dāng)“多面手”，處處留心做“萬(wàn)金油”，關(guān)鍵時(shí)刻還要能挑重?fù)?dān)，善解難題，力克難關(guān)，甚至常常需要轉(zhuǎn)換角色，“客串”一把領(lǐng)導(dǎo)，諸如此類的工作，沒有過硬的本領(lǐng)和才華，豐富的知識(shí)和閱歷，充沛的精力和高度的自信，是很難勝任的。
對(duì)于剛剛走上工作崗位的秘書來說，要想勝任秘書工作，在這份事業(yè)上干出一番成績(jī)，必須要從以下三個(gè)方面下一番苦功。
一、優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)秘書，就是要在出謀劃策上“參”出高度
在古代，優(yōu)秀的謀士用他們的智慧，在歷史上留下了濃墨重彩的一筆。戰(zhàn)國(guó)時(shí)的張儀用“連橫”幫助秦統(tǒng)一了中國(guó)，三國(guó)時(shí)諸葛亮的隆中對(duì)促成天下成三足鼎立之勢(shì)，元末時(shí)劉伯溫的“高筑墻，廣積糧，緩稱王”的指導(dǎo)方針最終幫助朱元璋建立了明朝，等等例子不勝枚舉，謀士的功績(jī)彪炳千古。
然而，謀士的低水平，或者道德敗壞，致使領(lǐng)導(dǎo)決策失誤，又能造成極大的禍患。南宋時(shí)的奸臣秦檜主張對(duì)金議和，并用莫須有的罪名，讓一代名將岳飛死于獄中，使得大宋山河破碎。三國(guó)時(shí)赤壁之戰(zhàn)中吳國(guó)張昭等人的主和，使吳國(guó)險(xiǎn)些落入曹操之手，謀士誤主、妨主的故事也屢見不鮮。
而今，新的時(shí)代對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部決策水平提出了更高的要求，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的智囊團(tuán)，點(diǎn)子庫(kù)，怎樣做一個(gè)稱職的“謀士”，幫助領(lǐng)導(dǎo)提供可行性、前瞻性、啟發(fā)性的建議，使領(lǐng)導(dǎo)更科學(xué)、更高效地做出決策。應(yīng)該注意以下三點(diǎn)：
一是政治上要有操守。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的秘書，有責(zé)任為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提出建設(shè)性的意見，在領(lǐng)導(dǎo)的決策有紕漏時(shí)，應(yīng)該找恰當(dāng)?shù)貦C(jī)會(huì)及時(shí)地提醒領(lǐng)導(dǎo)，不應(yīng)礙于領(lǐng)導(dǎo)的面子裝作不知。如果一味地盲從領(lǐng)導(dǎo)，不實(shí)事求是，甚至誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)，就會(huì)失去“參謀”的功能和意義，貽害無(wú)窮。
作為黨政機(jī)關(guān)辦公室的秘書，必須以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，以廣大群眾不斷增長(zhǎng)的物質(zhì)文化迫切需求為依據(jù)，以為人民服務(wù)為理念。不做與黨的大政方針相違背的參謀，不做與憲法、法律、法規(guī)相違背的參謀，不做與人民群眾利益相違背的參謀，真正做到情為民系，利為民謀。
二是理論上要有水平。作為領(lǐng)導(dǎo)秘書，要提高參謀決策的能力，橫向上要對(duì)科技、歷史、文化各領(lǐng)域都有所涉獵，縱向上不僅要熟悉本地區(qū)的情況，還要時(shí)刻關(guān)注全國(guó)和世界政治經(jīng)濟(jì)大事。
秘書工作作為領(lǐng)導(dǎo)工作的組成部分，秘書人員如若沒有領(lǐng)導(dǎo)者的視野和高度，則只能平庸、被動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，而不能成為領(lǐng)導(dǎo)者的出色助手，這已成為古今中外黨史、政史、秘書史上的一條規(guī)律。的政治秘書胡喬木同志對(duì)此曾一針見血地提出：秘書要具有政治家的視野。他精辟地論述：秘書一要正確觀察、分析、判形勢(shì)，尤其是政治形勢(shì)。
二要依據(jù)對(duì)宏觀形勢(shì)的正確判斷，從宏觀上提出相應(yīng)的微觀政策。作為秘書，只要頭腦中始終牢牢把握住這兩根弦，不論是處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的重大問題，還是草擬重要文稿，都能取得政治上的主動(dòng)和工作上的成功。
秘書必須有全局的、戰(zhàn)略的思維方式和思考能力，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀領(lǐng)導(dǎo)之所謀，自覺、主動(dòng)地與領(lǐng)導(dǎo)在思想上同頻共振，息息相通。
三是參謀上要講藝術(shù)。領(lǐng)導(dǎo)并非圣人，不可能任何時(shí)候都能聽進(jìn)意見，要做好參謀，必須和領(lǐng)導(dǎo)有著“默契”，在給領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策時(shí)，一方面要尊重領(lǐng)導(dǎo)的想法。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的決策要深刻領(lǐng)會(huì)其內(nèi)涵，把握領(lǐng)導(dǎo)決策意圖。
經(jīng)過深思熟慮后可將自己的意見以請(qǐng)教的方式提出，為領(lǐng)導(dǎo)提供啟發(fā)的思路，而不是要在某個(gè)方面和領(lǐng)導(dǎo)爭(zhēng)個(gè)高下。
另一方面要照顧領(lǐng)導(dǎo)的心情。與人交往言談，有修養(yǎng)的人總是會(huì)照顧他人的心情和意愿，說話講究分寸，從而獲得他人的信任，作為一個(gè)擁有訓(xùn)練有素的秘書來說，對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)如此。既要做到三思而后行，又要做到思維敏捷，條理清晰。注意場(chǎng)合，把握時(shí)間，察顏觀色，委婉地表達(dá)自己的意見。
二、優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)秘書，就是要在優(yōu)質(zhì)服務(wù)上“做”出亮點(diǎn)
領(lǐng)導(dǎo)秘書的本質(zhì)在于為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，一名優(yōu)秀的秘書通過幫助領(lǐng)導(dǎo)妥善處理瑣碎事務(wù)，將各類瑣事梳理得井井有條，讓領(lǐng)導(dǎo)從中抽出身來，集中精力干大事，從而提高工作效率，節(jié)省工作時(shí)間。而對(duì)于秘書來說，這份工作并不輕松，它要求秘書在工作中必須養(yǎng)成良好的習(xí)慣。
一是抓好細(xì)節(jié)。細(xì)節(jié)決定成敗。這是一句再通俗不過的真理，卻是經(jīng)過人們無(wú)數(shù)次失敗經(jīng)驗(yàn)總結(jié)提煉出來的。軍閥混戰(zhàn)時(shí)期，馮玉祥和閻錫山商議在河南與山西交界處的沁陽(yáng)會(huì)師攻打蔣介石的軍隊(duì)，由于書記員在記錄時(shí)一時(shí)粗心將部隊(duì)集結(jié)地點(diǎn)“沁陽(yáng)”寫成了“泌陽(yáng)”，盡管只是一筆只差，卻使部隊(duì)跑到了數(shù)百公里之外的泌陽(yáng)，錯(cuò)過了有利戰(zhàn)機(jī)，致使戰(zhàn)役失敗。
有過秘書工作經(jīng)驗(yàn)的人都知道，秘書工作無(wú)小事，一次失誤就有可能釀成不可挽回的損失，一次失誤也會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)工作造成麻煩，影響工作大局，并使自己在領(lǐng)導(dǎo)心中的印象大打折扣。這就要求秘書在辦文、辦會(huì)、辦事的過程中，力求高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，做到精益求精，一絲不茍，努力實(shí)現(xiàn)“零差錯(cuò)，零失誤，零缺陷”的工作目標(biāo)。二是注重效率。
隨著社會(huì)生產(chǎn)力的飛躍，當(dāng)今時(shí)代各項(xiàng)工作的分工越來越細(xì)，社會(huì)化程度越來越高，工作節(jié)奏也越來越快，對(duì)于個(gè)體來說，時(shí)間就是金錢，效率就是生命。秘書正是為提高工作效率而應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物，秘書的工作性質(zhì)要求秘書做一個(gè)為領(lǐng)導(dǎo)“鋪紅地毯”的人，不管領(lǐng)導(dǎo)步伐是快還是慢，拐彎還是直線，秘書必須保證領(lǐng)導(dǎo)始終走在“紅地毯”上。由于領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)繁多，且常常帶有突發(fā)性，有時(shí)第二天就要召開會(huì)議，前一天就要起草文稿，準(zhǔn)備會(huì)務(wù)。
要做一個(gè)高效率的秘書，就要學(xué)著做一個(gè)能抗壓的“彈簧”，時(shí)間越緊，壓力越大時(shí)勢(shì)能就越強(qiáng)。要在時(shí)間短、要求高的雙重壓力下嚴(yán)謹(jǐn)?shù)赝瓿擅恳豁?xiàng)任務(wù)。就要學(xué)著做一個(gè)神奇的“百寶袋”，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)工作有著深刻的了解和良好的記憶，各項(xiàng)資料檔案分類整理，在領(lǐng)導(dǎo)需要各種資料時(shí)總是能迅速找出。就是要學(xué)著做一個(gè)精準(zhǔn)的“鐘表”，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的工作事務(wù)做出正確的預(yù)見，與領(lǐng)導(dǎo)適當(dāng)交流，為領(lǐng)導(dǎo)下一步的計(jì)劃做好準(zhǔn)備工作，確保各項(xiàng)工作準(zhǔn)備充分、有條不紊。
三是和諧處事。
秘書就其工作中的人和事而言，都有首次效應(yīng)，要通過多種形式，拓展和利用這一效應(yīng)，比如得體的語(yǔ)言藝術(shù)，自然有著裝風(fēng)格，真誠(chéng)的微笑以及由此構(gòu)成的具有親和力和感染力的外在氣質(zhì)形象等。具體說，待人接物中要以和氣為準(zhǔn)則，人際關(guān)系中要以和睦為前提，價(jià)值取向上要以和諧為出發(fā)點(diǎn)，以此構(gòu)成謙和誠(chéng)信為主要內(nèi)容的立身處世美德。
這種美德，表現(xiàn)在為人上的誠(chéng)實(shí)，待人上的誠(chéng)懇，對(duì)事業(yè)的忠誠(chéng)，以寧?kù)o致遠(yuǎn)，淡泊明志為做人的原則，不以物喜，不以已悲，把做人放在第一位，甘于清貧、樂于奉獻(xiàn)，不求聞達(dá)于諸侯，只求有益于群眾，臺(tái)前不露面，臺(tái)后做文章，甘當(dāng)綠葉、小草，全心全意做好服務(wù)。
三、優(yōu)秀領(lǐng)導(dǎo)秘書，就是要在以文輔政上“寫”出水平
寫作是領(lǐng)導(dǎo)秘書工作的“必修課”，尤其是黨政辦公室的文字秘書，主要為領(lǐng)導(dǎo)提供黨務(wù)、政務(wù)服務(wù)，通過撰寫領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、開展調(diào)查研究，捕捉重大時(shí)政信息工作，以完成其為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策參謀的職責(zé)使命。領(lǐng)導(dǎo)者因?yàn)榻M織領(lǐng)導(dǎo)工作的固有特征，決定其不可能對(duì)每一份公文，每一個(gè)觀點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)深刻的思考，不會(huì)自己動(dòng)手具體草擬。
日常工作中，常見的是領(lǐng)導(dǎo)出觀點(diǎn)，秘書從理論上去醞釀構(gòu)思，從邏輯上去豐富完善，從文字上去闡述整理。由于秘書的身份、角色，資歷等決定了秘書不可有像領(lǐng)導(dǎo)一樣深入全面地駕馭把握某方面的人和事，一旦工作需要又必須下筆成文。其難度可想而知。怎么辦?當(dāng)然還得從自身找辦法。
一靠勤學(xué)不倦。古人云：“學(xué)不可以已”。對(duì)一名文字秘書而言，學(xué)習(xí)是一個(gè)永恒的主題。一是要多讀范文。“文如其人”，一篇堪稱典范的公文，往往凝聚著作者的心血與智慧，表明了作者對(duì)某個(gè)現(xiàn)象、問題的獨(dú)到見解;新進(jìn)辦公室的文字秘書切忌“文人相輕”、自以為是，要像對(duì)待師長(zhǎng)一樣懷著誠(chéng)懇之心去品其文、揣其意、悟其真，相互學(xué)習(xí)提高。
二是要虛心向辦公室的老同事學(xué)習(xí)。俗話說“姜是老的辣”，在較為長(zhǎng)期的寫作實(shí)踐中，那些資歷較深的老同事往往有著異常豐富的公文寫作經(jīng)驗(yàn)和高超的寫作技能，要以積極主動(dòng)的姿態(tài)、誠(chéng)懇謙虛的態(tài)度不斷向他們請(qǐng)教，對(duì)他們幫助修改過的文章要反復(fù)閱讀，要細(xì)細(xì)體會(huì)改動(dòng)的妙處，不惑之處還要舍得問，直到弄懂為止。
三是要虛心向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)。要學(xué)會(huì)用心聆聽每一位領(lǐng)導(dǎo)的教誨，要學(xué)會(huì)從領(lǐng)導(dǎo)的大會(huì)報(bào)告、會(huì)議發(fā)言、工作部署中吸取他們清晰的思路、領(lǐng)會(huì)他們準(zhǔn)確的論點(diǎn)、體味他們個(gè)性化的語(yǔ)言，獲取撰寫材料尤其是領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話的第一手資料，不斷開闊自己撰寫材料的思維空間。
二靠長(zhǎng)期實(shí)踐。正如大文豪蘇東坡所言：“紙上得來終覺淺，絕知此事須躬行”，要寫出高質(zhì)量的文章，光靠閱讀積累學(xué)習(xí)他人的寫作技巧還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要長(zhǎng)期的寫作實(shí)踐積累。受個(gè)人知識(shí)構(gòu)成、理論素養(yǎng)、情感喜好等因素的影響，每一個(gè)秘書工作者對(duì)不同體例、不同工作領(lǐng)域的公文有著不同的寫作經(jīng)歷，并由此產(chǎn)生諸如“寫這種稿子我最拿手”、“我最不愛寫這類文章，沒勁”等等這樣迥異的寫作感受，結(jié)果是，其寫作能力在某一方面很突出，在某些方面又顯得偏弱。
作為一名文字秘書，要成為公文寫作的“多面手”，切忌將個(gè)人情感傾向帶入到具體的寫作實(shí)踐中，要心平氣和地對(duì)待每一類型公文的寫作，既要為能較快掌握某一類型公文的寫作技巧而感到高興，又不能因?yàn)闀簳r(shí)寫不好某一類型公文而灰心喪氣、甚至產(chǎn)生厭煩頭痛等情緒，而要力爭(zhēng)通過培養(yǎng)興趣、反復(fù)練習(xí)、勤于請(qǐng)教、深入鉆研等方式來提高自己撰寫此類文章的水平，使自己的公文寫作能力得到全面提升。三靠大膽創(chuàng)新。對(duì)于文字秘書而言，最大的難題就在于如何打破思維定勢(shì)，突破刻板的語(yǔ)言風(fēng)格，寫出清新、明快的文字;突破過時(shí)的陳述觀點(diǎn)，提煉出高水準(zhǔn)，高精確度的新觀點(diǎn)。
這要求秘書在起草文稿時(shí)要與時(shí)俱進(jìn)，把握黨的方針政策，根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的總體部署行文，在觀點(diǎn)和文風(fēng)上緊跟形勢(shì)。此外，言當(dāng)其時(shí)，一字千金，言過其時(shí)，一文不值。文字秘書做為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，還要想于領(lǐng)導(dǎo)所想之先，做于領(lǐng)導(dǎo)所做之前;
要樹立超前意識(shí)，無(wú)論是撰寫材料，還是建言獻(xiàn)策，都要緊緊圍繞本區(qū)域或本部門工作中的熱點(diǎn)、難點(diǎn)、焦點(diǎn)，通過自己先人一步的調(diào)查研究、高人一籌的探索思考，努力發(fā)現(xiàn)矛盾問題的本質(zhì)所在;要樹立創(chuàng)新意識(shí)，大膽突破思維定勢(shì)，運(yùn)用創(chuàng)造性思維，努力找到符合事物發(fā)展趨勢(shì)的解決之道。
總之，領(lǐng)導(dǎo)秘書是充滿挑戰(zhàn)性的職業(yè)，也是需要付出辛勤的汗水的職業(yè)，更是前途無(wú)限光明的職業(yè)，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)秘書這個(gè)職業(yè)群體將在其特有的舞臺(tái)上，發(fā)揮恒久的熱度和璀璨的光彩。
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