秘書應(yīng)該如何做好溝通協(xié)調(diào)工作
協(xié)調(diào)工作是系統(tǒng)內(nèi)部運(yùn)動不停頓的調(diào)節(jié)組合工作，也是深入細(xì)致的思想工作。孔子云：“言不順，則事不成。”我們在協(xié)調(diào)工作的過程中，需要借助溝通技巧，化解不同的見解與意見，建立共識，推動工作。因此，秘書工作者在做協(xié)調(diào)溝通工作時，應(yīng)擺正位置，把握分寸，謹(jǐn)慎從事，特別要注意以下幾點(diǎn)：
1、把握好角色，不越權(quán)越位
做工作要把握好自己的角色，不要越權(quán)越位。秘書工作者做協(xié)調(diào)工作時，雖然是主持者，但也并不是一切都可以自行做主。從嚴(yán)格意義上說，秘書工作者是代表領(lǐng)導(dǎo)做協(xié)調(diào)工作的。如果把主持者誤認(rèn)為決策者，必將產(chǎn)生角色錯位問題。我們在與協(xié)調(diào)對象溝通，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示和意見時，不可隨意引申發(fā)揮，加進(jìn)自以為和領(lǐng)導(dǎo)意見一致的內(nèi)容。
2、把握好方法，不以權(quán)壓人
在工作協(xié)調(diào)過程中利用領(lǐng)導(dǎo)人的影響力是十分重要的，特別是在被協(xié)調(diào)者意見難以統(tǒng)一的時候，傳達(dá)權(quán)威領(lǐng)導(dǎo)人的意見，常常能使問題迎刃而解。但這種方法只能在必要時慎重使用，盡可能少用。因?yàn)閰f(xié)調(diào)的主要手段是協(xié)商，應(yīng)以平等的態(tài)度傾聽各方意見，即便是錯誤的要求，也要考慮有無合理因素。不能因?yàn)槟闶菂f(xié)調(diào)的主持者，就以領(lǐng)導(dǎo)自居，自以為是，“老子天下第二”，聽到不同聲音就給以顏色，進(jìn)行打壓，那樣必將引發(fā)對立情緒，給以后的協(xié)調(diào)工作制造障礙。
3、把握好分寸，不把簡單的問題復(fù)雜化
在協(xié)調(diào)工作中，既不要把復(fù)雜的問題作簡單化處理，也要注意不把小事擴(kuò)大化，不把簡單的問題復(fù)雜化，不把明明白白的事情神秘化。在辦公室的日常工作中，需要協(xié)調(diào)的事，幾乎無時不有，但絕大多數(shù)是在舉手投足之間便可處理，只要腦勤、眼勤、腿勤，隨時注意發(fā)現(xiàn)需要調(diào)節(jié)的問題，說幾句調(diào)節(jié)的話，甚至開一個幽默的玩笑，便可把矛盾化解在萌芽狀態(tài)。有些矛盾在未激化前，做點(diǎn)幕后工作就可緩解。就協(xié)調(diào)而言，涉及重大原則的事，權(quán)力或利益沖突較大的事，具有廣泛群眾性的事，需要多方聽取意見，公開處置。但一般的，發(fā)生在日常工作中的責(zé)、權(quán)、利不平衡的事，處理的方針應(yīng)是能私下解決的就不公開解決，能會下協(xié)調(diào)的就不開協(xié)調(diào)會，即便需要開會協(xié)調(diào)的，也應(yīng)在條件具備時、在寬松的環(huán)境中來召開。
4、把握好火候，既不失時機(jī)也不急于求成
要搞好協(xié)調(diào)，時機(jī)十分重要。機(jī)不可失，時不再來。抓住有利時機(jī)，就可取得事半功倍的效果。當(dāng)不同部門急需完成同一任務(wù)，工作又難以有序展開時，我們及時出面理順關(guān)系，就可一呼百應(yīng)。相反，時機(jī)不成熟，十分勉強(qiáng)地去統(tǒng)一認(rèn)識，統(tǒng)一行動，反而會擴(kuò)大矛盾，形成誤解或成見。有的同志急于完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，在有關(guān)部門毫無思想準(zhǔn)備的情況下，讓其立即做出較大犧牲，結(jié)果形成了僵持的態(tài)勢。有的雖然勉強(qiáng)讓步，但并不服氣，在落實(shí)時扯皮推諉，影響了工作進(jìn)展。掌握溝通的時機(jī)是非常重要的，善不善于捕捉溝通的良機(jī)，是反映秘書工作者思想水平和工作能力的重要標(biāo)志。
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