項目管理的流程和方法

時間：2024-05-14 18:22:05 項目管理師

項目管理的流程和方法

　　隨著時代的發展，項目管理的流程也在不斷變化，下面yjbys小編為大家準備了一些項目管理的流程和方法，歡迎閱讀。

　　1 如何計劃項目

　　一個項目的生命周期包括四個明顯的階段：(1)計劃階段;(2)組織階段;(3)實施階段;(4)完成階段。每一個階段都有其自身的目標、工作任務、工具和技能。項目經理需要認識到這些目標，并隨時準備采取具體的行動，而且在必要的情況下，還要運用每一套工具和技能。

　　在計劃階段，主要包括：(1)確定真正的問題。(2)確定利益相關者。(3)設定項目目標。(4)隨時準備做出取舍。(5)細分項目的工作任務。其中確定真正的問題是最關鍵的一步。利益相關者是指任何一個得益于項目結果的人。相關責任者、顧客、經理和財務人員都是利益相關者，因此，由他們來判斷項目的成功與否。確定了利益相關者之后，你就可以清楚而詳細地說明項目的最終成功對于他們意味著什么。在這一階段，最重要的任務之一就是要把所有利益相關者的期望值變成一系列協調一致、容易管理的項目目標。還應盡量想辦法得到上級領導的支持。通常情況下，客戶或上級領導對于所需完成任務的結果都存在一種不切實際的幻想。而作為項目經理，就必須對所有這些要求和資源進行公平、合理地分配，否則所負責的項目就可能失敗。一般情況下，要經過反復幾次協商才可能使項目所要完成的任務與所需的資源相匹配。

　　設定項目目標時，要盡量做到SMART，也就是目標應當是具體的、可測量的、以行動為導向的、現實的、有時間限制的。在設定項目目標時，要牢記以下幾個方面：(1)質量。確定幾個與項目有關的質量標準，并確定如何測量及達到這些標準。(2)組織。確定項目的角色分工和任務分工以及彼此之間的關系，并保證為項目管理安排最為合適的人選。(3)溝通。要知道每一個利益相關者需要什么樣的信息，并知道如何傳達這些信息。(4)風險。確定可能會影響項目的那些風險，并估計一下應該采取什么樣的措施來應付。

　　時間、成本和質量是決定你能否取得成功的3個最關鍵的變量。質量=時間+成本。改變其中的任何一個變量，結果都會發生變化。比如，要縮短時間的話，那要么就降低質量，要么增加成本。要學會如何在這三者之間進行取舍也是項目管理的重要內容之一。一般情況下，一個工作分解結構包括3～6個細分級別。項目越復雜，細分級別就越多。一個普通項目一般不可能超過20個細分級別。經常作估計可以降低風險，是被廣泛認可的一種方法，但是要公開做，還要把這么做的理由清楚地告訴利益相關者。

　　2 如何組織項目

　　有了計劃之后，就要開始采取行動了。在項目的組織階段，就要把所設計的計劃付諸實施。在這一階段，時間預測就變成了日程安排，活動方案變成關鍵路徑，成本估算變成項目預算，而項目經理要把項目組緊密團結在一起，收集所有相關資源，并和大家一同努力。因此，組織階段主要包括以下幾個關鍵步驟：(1)組建項目組。(2)制訂日程安排。(3)制訂預算。

　　2.1 組建項目組

　　估計項目所需技能是組織階段的開始，這個估計是根據計劃階段對項目的結構分解。在計劃階段，已經對所需要完成的任務和活動進行了最佳判斷。根據這個估計，目前的團隊可能并不具備項目所需的某些技能，因此要吸收一些具備這些技能的人員，他們可以是臨時工作人員，也可以是公司內部員工。

　　一般情況下，部分甚至全部項目組成員都要由項目經理來確定，當然也可能安排一個項目經理去領導一個項目組。而作為項目經理，應先了解一下這個項目組成員分別具備哪些不同技能，然后根據技能與任務的最佳搭配關系進行任務分配，并對那些有必要為完成項目而掌握一些額外技能的人進行培訓。事實上，項目經理和項目組成員都需要參加一些培訓來彌補技能上的不足，但是也要對所花費的時間和金錢進行預算。

　　分配任務：如果已經建立了項目組，如果項目經理和項目組成員曾經合作過、比較熟悉的話，那么可以根據組內成員的個人的能力分配任務。而如果是新手，則必須先對項目組成員進行一番了解，然后再給他們分配任務。給一個新的項目分配任務時，可以采用以下方法：(1)列出所有項目組成員名單。(2)列出所有所需技能。(3)讓每一個團隊成員分別談談他們各自的技能。(4)對技能和任務進行最佳分配。這種方法有利于促進團隊溝通并增加團隊凝聚力。

　　2.2 制訂日程安排

　　在現實中，大多數項目都有固定的開始和結束日期，但卻完全不考慮現有的資源。比如，雖然你希望馬上就開始做項目，但至少還需兩周時間才能配齊所需的人員或材料。因此，制訂日程安排事關全局，而且每個項目都要有日程安排。制訂方法有：關鍵路徑法、流程圖、條形圖。

　　2.3 制訂預算

　　預算是指一個項目的財務計劃或者行動計劃，也就是把計劃變成一些可測量的量的過程，這些可測量的量是指在特定時間內所需資源的成本和預計得到的回報。多數項目經理在做項目預算時都會給自己留有余地。然而在有些行業(如非營利性的資金贊助行業)，其預算就不如其他行業那么靈活。在這種情況下，預算就是一紙契約，如果沒有事先征得同意，用于一個項目的資金不可以被挪用到另一個項目上去。　　預算不僅要列出實施項目所需的全部成本，還要判斷項目的收益是否值得花費這些成本。在制訂預算時，應該問的第一個問題是：“在這個項目的實際執行過程中需要那些資源?”為了確定項目成本，應將其細分為以下幾類：人員、差旅、培訓、辦公用品、住宿、調研、資本支出、管理等。預算，無論計劃得多么精心，它終究只是一個最大限度的估計。而在實際操作中，實際發生的費用會與最初的估計有些偏差。這時，要盡量在所規定的時間、所要求達到的質量和全部可支配的資金所允許的范圍內靈活處理。

　　3 如何管理項目

　　把計劃付諸實施是項目實施階段的開始，這就意味著工作真正開始了，項目的進展情況是顯而易見的。但是這個階段也充滿了讓人感到乏味的細節，因此只有處理好這些細節問題，才能使項目進行得更加順利。

　　這些細節問題包括：(1)不要偏離要徑;(2)作好授權的準備;(3)監控項目實施過程;(4)監控項目預算;(5)保證質量管理;(6)向利益相關者報告項目進展情況。

　　4 如何進行問題管理

　　大多數意外事件都可以迅速而有效地得到解決。除了無法預料的變化之外，項目經理還經常要面對一個內部壓力，即變更項目范圍。當利益相關者要求變更項目范圍時，應清楚地告訴他們這些變更會對項目成本、時間和質量造成哪些影響。但要注意千萬不要絞盡腦汁去解決那些超出項目范圍之外的問題，即使是目前急需解決的問題。時間延誤問題管理：在項目管理過程中，最常見的一個問題就是項目開始落后于計劃。某種程度上的時間延誤是不可能避免的，但是一般情況下，可以采取一些補救措施，或者至少可以改善。人員問題管理：人員問題常常是項目經理必須要面對的一個最棘手的問題。因此，要隨時準備處理人員問題，并立刻采取行動，千萬不能耽擱。

　　5 如何做好項目收尾工作

　　在項目完成后，除了慶祝外，還要進行項目后評價，寫總結報告。

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