外貿跟單的詳細流程

時間：2023-07-10 19:36:39 煒玲跟單員

外貿跟單的詳細流程

　　一個份較詳細的跟單流程為：客戶詢盤、報價、得到訂單、下生產訂單、業務審批、下達生產通知、驗貨、制備基本文件、商檢、租船訂倉、安排拖柜、委托報關、獲得運輸文件、準備其他文件、交單、業務登記、文件存檔等等。在外貿工作中，外貿跟單是非常重要的一環。下面是小編精心整理的外貿跟單的詳細流程，歡迎閱讀與收藏。

　　外貿跟單的詳細流程

　　第一步：

　　與客戶聯系談判簽約。對客戶要求的產品物料包裝等各方面內容細節進行整理，形成條理清晰的中英文合約。見附件1(中文銷售合同)和附件2(英文銷售合同)。

　　第二步：

　　對客戶OEM合約，或者特別要求的，或者其它需要改動的產品形成詳細的備注表。內容一般包括：客戶信息，貨號，貨名，規格，數量，單位，CBM,單價，金額，物料顏色，物料香型，交貨地址，交貨期，付款方式，瓶體及紙盒設計，產品防護需要達到的程度，外包裝情況(紙箱是否打包帶，生產日期和有效期噴碼內容)，內包裝的保護(是否需要墊板，海綿)以及合約簽訂地點，時間，合約號碼，交貨地點，裝運碼頭，嘜頭，保險，仲裁條款和特別條款等。

　　第三步：

　　配合設計部，校對文字。由外貿部在2-3天內獨立形成書面內容，交由設計部設計，設計部簽收，一般要求在交貨期前15日設計出來交由印刷廠制版印刷。

　　第四步：

　　根據合約及生產備注表所要求，詳細填寫產品結構表，包裝配置表。

　　第五步：

　　產品結構表,包裝配置表填寫無誤后，傳真至廠長辦公室，注明確切交貨日期，以保證發貨期。

　　第六步：

　　產品結構表,包裝配置表傳真至采購部以備采購。

　　第七步：

　　產品結構表傳真至技術部參考。如客戶有特殊要求(配方/香型/物料顏色/包裝圖樣)，由技術部根據客戶所要求提供產品成分表，添加量百分比，產品特點，使用方法，注意事項以供客戶備用。

　　第八步：

　　工廠辦公室/采購部/技術部在收到產品結構表后確認無誤，簽名，回傳至外貿部存檔。

　　第九步：

　　工廠及財務各部門審單，確定外箱情況(規格，噴碼，是否打包帶)，包裝及內容物，采購，生產灌裝。

　　第十步：

　　外貿部跟進生產進度，形成書面生產進度表，由工廠如實填寫，保證發貨期。在部分已生產貨物中，工廠提供船頭板，由外貿部寄給客戶確認，并保留郵寄單據。見附件5(生產進度表)

　　第十一步：

　　將生產進度表傳真給客戶方，敦促客戶提前匯款。

　　第十二步：

　　生產完成，填寫驗貨通知單并且傳真給客戶準備驗貨。如需要特別認證或由驗貨機構驗貨，則驗貨通知單提前3日通知認證機構或驗貨機構。見附件6(驗貨通知單)

　　第十三步:

　　驗貨完畢，驗貨報告備傳真客戶結收貨款，出貨，出單證，整單結束。

　　一份較詳細的跟單流程

　　一、一份較詳細的跟單流程：

　　1.客戶詢盤：

　　一般在客戶下perchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的了解。

　　2.報價：

　　業務部及時回復客人查詢，確定貨物品名，型號，生產廠家，數量，交貨期，付款方式，包裝規格及柜型等，peroforma Invoice 給客戶做正式報價。

　　3.得到訂單：

　　經過洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order。

　　4.下生產訂單：

　　得到客人的訂單確認后，給工廠下訂單，安排生產計劃。

　　5.業務審批：

　　業務部收到訂單后，首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的，或有預付款和傭金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。

　　6.下達生產通知：

　　業務部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產：

　　(1)如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人改證。

　　(2)如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。

　　(3)：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經理確認。

　　7. 驗貨：

　　(1)在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。

　　(2)如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。

　　(3)如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

　　8.制備基本文件:

　　工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業發票，裝箱單等文件(應由業務跟單員制作，交給單證員)。

　　9.商檢：

　　如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

　　10. 租船訂倉：

　　(1)如果跟客人簽定的合同是 FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系，告知發貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期兩周之前向貨運公司發出書面定倉通知(ING ORDER)，通常在開船一周前可拿到定倉紙。

　　(2)如果是由賣方支付運費，應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業務員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。

　　(3)如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。

　　(4)向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數量，目的港等內容，以避免差錯。

　　11. 安排拖柜：

　　(1).貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數量，裝柜地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等。

　　(2).傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。

　　(3)要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。

　　12.委托報關：

　　在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。委托報關時，應提供一份裝柜資料，內容包括所裝貨物及數量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關時間，拖車公司，柜型及數量，本公司的聯系人和電話等。

　　13. 獲得運輸文件：

　　(1)最遲在開船后兩天內，要將提單補料內容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。

　　(2)督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認后再要求船公司出正本。

　　(3)及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。

　　14. 準備其他文件：

　　(1).商業發票：L/C 要求提供的文件中，對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來，要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。

　　(2).FORMA原產地證書：FORM A 原產地證要在發貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的，要辦理后發證書，需提供報關單，提單等文件。經香港轉運的貨物，FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。

　　(3).一般原產地證：一般原產地證可在中國貿易促進會辦理，要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽，也和發票一樣要提前20天辦理。

　　(4).裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內，要通知客人發貨的細節，包括船名，航班次，開船日，預計抵港日，貨物及數量，金額，包裝件數，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明，如傳真報告書，發函底單等，注意按客人要求的時間內辦理。

　　(5).裝箱單：裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。

　　15.交單：

　　(1)采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。

　　(2).采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。

　　(3).如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

　　16.業務登記：

　　每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統計等。

　　17.文件存檔：

　　所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。

　　18.單證員平時應注意收集信息

　　運價變動，船期，航線等信息，為業務員報價提供幫助。

　　二、外貿跟單操作流程

　　在外貿工作中，外貿跟單是非常重要的一環，接下來我為大家介紹一下外貿跟單操作流程：

　　一、業務員與外國客戶簽訂了購銷合同后，根據購銷合同的內容，按客戶的要求備貨，貨好后，聯系客戶，安排出貨。

　　二、如果做FOB貿易條款，根據客戶安排的貨代，聯系貨代，負責訂艙，填好booking form, booking form上面的shipper, consignee, port of loading, place of delivery, kind of packages,description of goods,Gross weight 務必填寫清楚。如果是CNF或CIF條款，貨代是我們這邊安排，安排訂艙，出貨。

　　三、填寫好booking form 后，等待貨代發S/O給你，拿到S/O后，聯系拖車，將S/O發給拖車，告訴拖車裝柜地址跟裝柜安排，同時從拖車那里拿柜號發給工廠，告訴工廠裝柜安排。

　　四、工廠裝好貨后，根據實際數量，報關出口，報關出口要備好裝箱單，發票，報關委托書，報關單，成交確認書，熏蒸證，商檢通關單（看出口的產品提交），將蓋章掃描件發給貨代或報關行安排報關就行了。

　　五、報關后，要向貨代提交提單補料，填寫的內容就是起運港，目的港，發貨人，收貨人，通知人，柜號封簽，每個柜號對應的裝柜數量跟毛重。填寫完后提交給貨代，一定要填寫清楚哦，不能搞錯，如果是一次性補料的話，如果錯誤了會產生費用的。另外還有VGM,VGM=貨物毛重+柜重。

　　六、最后做清關需要的文件，有提單，裝箱單，發票，這些要備好，如果客人還需要其他的清關文件，如產地證，務必提前問清楚客戶。資料與客人核對好就可以出正本，按客人要求安排寄出。

　　三．物料采購跟單的原因：

　　以下原因造成我們要對物料進行跟催：

　　1、供應商方面的原因：由于供應商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產能的接單和超過技術水準的接單。制程管理不良，質量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成等原因。

　　2、企業方面的原因：供應商的選定有誤，對他的產能和技術調查不足。所要求的品質沒說清楚。價格的決定很勉強。進度的掌握和督促不力。下訂單到過遠的地方。

　　3、溝通方面的原因：信息交換不及時。

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