建立會(huì)計(jì)軟件對(duì)原始業(yè)務(wù)信息識(shí)別系統(tǒng)的思路畢業(yè)論文
嚴(yán)格地說，的電算化系統(tǒng)僅僅只是一個(gè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算系統(tǒng)，而且是以輸入記帳憑證為起點(diǎn)建立會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行處理程序的，這與手工會(huì)計(jì)從原始憑證處理為起點(diǎn)的核算程序存在一定的差異，可以認(rèn)為目前的會(huì)計(jì)核算軟件仍然沒有真正實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算全過程的自動(dòng)化處理。當(dāng)然，如果要建立一個(gè)能夠象手工會(huì)計(jì)那樣可以對(duì)原始業(yè)務(wù)進(jìn)行處理的、真正完全自動(dòng)化會(huì)計(jì)核算軟件，現(xiàn)行的會(huì)計(jì)軟件還需要做大量的優(yōu)化更新和補(bǔ)充完善，而且，僅僅依靠現(xiàn)有的軟件設(shè)計(jì)和開發(fā)技術(shù)是不夠的。雖然目前在技術(shù)上還不能夠開發(fā)一個(gè)對(duì)全部會(huì)計(jì)原始信息進(jìn)行處理的會(huì)計(jì)軟件，但是把這種軟件作為今后會(huì)計(jì)核算優(yōu)化更新的方向是可行的，也是必要的。
一、建立會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)原始經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理的必要性
（－）可以為會(huì)計(jì)人員節(jié)省大量的人工甄別經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的時(shí)間
任何一個(gè)會(huì)計(jì)人員都希望能夠從那種機(jī)械、重復(fù)的核算工作中擺脫出來，更好地從事于充分發(fā)揮會(huì)計(jì)監(jiān)督職能和管理決策等方面的工作。實(shí)際的狀況是：對(duì)于沒有軟件進(jìn)行核算的單位，會(huì)計(jì)人員的工作時(shí)間基本上被做憑證、記賬和編制會(huì)計(jì)報(bào)表所牽制；對(duì)于已經(jīng)采用會(huì)計(jì)核算軟件的單位，對(duì)原始信息的處理仍然耗費(fèi)會(huì)計(jì)人員大量的工作時(shí)間，很難擠出時(shí)間從事其他會(huì)計(jì)工作和提高自身業(yè)務(wù)水平，這主要由于在會(huì)計(jì)核算工作中，對(duì)原始信息處理的時(shí)間占整個(gè)業(yè)務(wù)核算所需時(shí)間的比重很大。
（二）便利于對(duì)需要核算處理的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行控制識(shí)別，減少會(huì)計(jì)錯(cuò)弊
俗話說“病從口人”，會(huì)計(jì)軟件如果沒有具備對(duì)原始業(yè)務(wù)信息的識(shí)別能力，而是那種來者不拒地接受各種信息，其結(jié)果可能就是“垃圾進(jìn)，垃圾出”（Rubbish in，Rubbish out），尤其是對(duì)于那些通過輸入不合法的記帳憑證進(jìn)行舞弊的情形，如果不采取正確和必要的控制手段，利用機(jī)同樣可以輕而易舉地做到。因此，會(huì)計(jì)軟件首先必須具有一定的原始業(yè)務(wù)信息識(shí)別能力，才能保證后續(xù)會(huì)計(jì)信息處理的正確性和合法性，保證會(huì)計(jì)信息處理的有效性，有利于提高會(huì)計(jì)核算的效率和效果。
（三）為會(huì)計(jì)檢查和審計(jì)監(jiān)督提供保障
目前如果要對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件的核算結(jié)果進(jìn)行審計(jì)和檢查，分為兩種情況：第一種是利用手工審計(jì)檢查方式，基本上通過帳表核對(duì)、帳證核對(duì)、帳帳核對(duì)和賬實(shí)核對(duì)方式來審查其合法性和正確性；第二種是采用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技術(shù)的方式，一般是把輸入會(huì)計(jì)軟件的記帳憑證信息拷貝下來，然后轉(zhuǎn)換到審計(jì)備用的軟件中進(jìn)行處理，比較用審計(jì)軟件和會(huì)計(jì)軟件核算結(jié)果，如小型公司審計(jì)法等均如此，但記帳憑證本身是否有，仍然需要審計(jì)人員去驗(yàn)證。如果建立會(huì)計(jì)軟件的原始業(yè)務(wù)處理功能后，顯然審計(jì)人員可以省去這一麻煩，從而可以有更多的時(shí)間來獲取原始業(yè)務(wù)合法和真實(shí)的證據(jù)。
二、會(huì)計(jì)軟件允許接受原始業(yè)務(wù)信息的形式和來源
從存在形式上看，原始業(yè)務(wù)信息千差萬別，如：文字信息、數(shù)值信息、圖片信息、圖表信息等等。作為一個(gè)具有對(duì)原始業(yè)務(wù)信息具有識(shí)別和處理功能的會(huì)計(jì)核算軟件，應(yīng)該同時(shí)具備接受各種不同形式的原始信息的功能。從來源渠道看，原始業(yè)務(wù)信息有的可以按照規(guī)定格式直接由系統(tǒng)操作員輸入到系統(tǒng)中，有的可以通過掃描進(jìn)入系統(tǒng)，再由系統(tǒng)進(jìn)行文本轉(zhuǎn)換和初步處理，還有的可能是軟件系統(tǒng)自身產(chǎn)生的原始信息。無論何種形式和何種來源的原始業(yè)務(wù)信息，最終都必須能夠以貨幣進(jìn)行計(jì)量，這才能符合會(huì)計(jì)核算的要求。這些信息在會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)內(nèi)最終都可以被系統(tǒng)或直接、或經(jīng)過自動(dòng)轉(zhuǎn)換后進(jìn)行識(shí)別處理。
三、會(huì)計(jì)核算軟件的原始業(yè)務(wù)信息處理系統(tǒng)應(yīng)具備的功能
從上講，凡是具備對(duì)原始業(yè)務(wù)處理功能的會(huì)計(jì)核算軟件處理會(huì)計(jì)信息時(shí)，不是首先輸入記帳憑證信息，而是首先輸入原始憑證信息，然后由軟件系統(tǒng)根據(jù)這些能夠被識(shí)別的信息自動(dòng)生成記帳憑證。一個(gè)在質(zhì)量和性能上真正達(dá)到自動(dòng)化程度的會(huì)計(jì)軟件。在對(duì)會(huì)計(jì)原始業(yè)務(wù)信息處理方面，應(yīng)該至少考慮實(shí)現(xiàn)對(duì)原始信息識(shí)別、處理和修改三個(gè)功能。
（－）會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)原始業(yè)務(wù)的識(shí)別功能
這是最為主要的功能，主要是通過設(shè)計(jì)程序識(shí)別會(huì)計(jì)原始業(yè)務(wù)的文字信息、數(shù)字信息，并自動(dòng)從會(huì)計(jì)科目表系統(tǒng)中根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生對(duì)會(huì)計(jì)要素及其具體項(xiàng)目的調(diào)用應(yīng)借應(yīng)貸的會(huì)計(jì)科目（含明細(xì)科目），并為生成正確的記賬憑證做好準(zhǔn)備。
1．對(duì)原始業(yè)務(wù)的文字信息識(shí)別功能
雖然會(huì)計(jì)核算主要借助于數(shù)值尤其是貨幣價(jià)值數(shù)值，但是也離不開語言文字加以補(bǔ)充說明，會(huì)計(jì)對(duì)很多原始業(yè)務(wù)的發(fā)生描述時(shí)就運(yùn)用文字和數(shù)值結(jié)合起來進(jìn)行的。如果一個(gè)會(huì)計(jì)軟件不能對(duì)錄入的文字信息進(jìn)行辨認(rèn)，那么可能無法形成一些定性的說明和結(jié)論。即使可以產(chǎn)生也會(huì)錯(cuò)誤百出，甚至令人誤解。一般來說，為了保證軟件的鑒別能力，就有必要在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中開設(shè)文字識(shí)別子系統(tǒng)，主要用于事先錄入專用的會(huì)計(jì)科目、會(huì)計(jì)理論名詞、常用的業(yè)務(wù)術(shù)語（如：報(bào)銷、差旅費(fèi)、結(jié)轉(zhuǎn)、結(jié)帳、沖銷等等）。其中涉及會(huì)計(jì)科目的詞組可以由系統(tǒng)自動(dòng)生成，主要是在第一次使用軟件進(jìn)行二次開發(fā)時(shí)把錄入的會(huì)計(jì)科目名詞自動(dòng)生成到本輔助系統(tǒng)中。對(duì)于會(huì)計(jì)名詞和常用的業(yè)務(wù)術(shù)語可以通過開設(shè)錄入窗口由設(shè)計(jì)人員和用戶隨時(shí)追加輸入并生成。值得注意的是，開設(shè)文字識(shí)別輔助系統(tǒng)并不是形成一個(gè)簡(jiǎn)單的文字錄入詞庫，如果是這樣的話，直接利用操作系統(tǒng)的漢字庫豈不是更加方便快捷？開設(shè)文字識(shí)別系統(tǒng)的主要目的是會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)對(duì)各種詞匯進(jìn)行記憶并接受后，自動(dòng)生成一個(gè)可以用來檢驗(yàn)、辨認(rèn)、和認(rèn)可錄入中文信息的比較標(biāo)準(zhǔn)，在以后用戶錄入業(yè)務(wù)過程中可以運(yùn)用這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)錄入信息的正確性進(jìn)行對(duì)比和校驗(yàn)，防止錄入錯(cuò)誤。從目前來看，多數(shù)會(huì)計(jì)軟件尚沒有這一功能系統(tǒng)。建立文字信息識(shí)別系統(tǒng)，可以通過在軟件的輔助系統(tǒng)中增設(shè)這么一個(gè)功能，伴隨每次進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)錄入、結(jié)帳前的自動(dòng)轉(zhuǎn)帳、會(huì)計(jì)對(duì)帳功能時(shí)，自動(dòng)啟動(dòng)本功能系統(tǒng)，并載入到這些功能中，由軟件執(zhí)行。
2．對(duì)原始業(yè)務(wù)數(shù)值信息識(shí)別功能
從商品會(huì)計(jì)軟件來看，部分軟件在這一功能方面有所增強(qiáng)，但是仍然存在諸多不盡人意之處。實(shí)際上，對(duì)于數(shù)值的識(shí)別和判斷，主要取決于各種數(shù)值和數(shù)值之間的關(guān)系來識(shí)別和控制。在原始業(yè)務(wù)的數(shù)值信息之中，一般可以體現(xiàn)出有關(guān)信息之間數(shù)學(xué)關(guān)系、邏輯關(guān)系和勾稽關(guān)系。所謂的信息之間數(shù)學(xué)關(guān)系主要是指某一數(shù)據(jù)可以根據(jù)該業(yè)務(wù)中其他數(shù)據(jù)計(jì)算得出，如：數(shù)量乘以單價(jià)等于金額、分項(xiàng)數(shù)值相加等于總和等等。所謂的信息之間邏輯關(guān)系是各種原始信息之間存在的互為因果、互相并列、相互依存等等在邏輯上的合理性、合法性關(guān)系，如：沒有計(jì)算折舊額無法直接生成計(jì)提折舊分錄、職工個(gè)人的工資額度一般超過一定標(biāo)準(zhǔn)就成為不可能的現(xiàn)象、輸入的月份為13月必然是錯(cuò)誤的等等。所謂的信息之間的勾稽關(guān)系是各種原始業(yè)務(wù)信息之間的相互牽制、互相約束的關(guān)系，這種情形是指一些不同方面的數(shù)據(jù)都是依照同一個(gè)原始依據(jù)而得來的，這些數(shù)據(jù)雖然分布區(qū)域不同，但是他們的結(jié)果應(yīng)該一致。”利用各種數(shù)值關(guān)系對(duì)原始業(yè)務(wù)信息進(jìn)行識(shí)別和控制，是目前會(huì)計(jì)電算化最可行的辦法，這種識(shí)別功能一般沒有必要獨(dú)立設(shè)置到輔助系統(tǒng)中，它可以在設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的輸入控制功能中得以實(shí)現(xiàn)，如：平衡校驗(yàn)、額度核驗(yàn)、邏輯校驗(yàn)、合計(jì)校驗(yàn)等等控制方式就是本功能的具體應(yīng)用。對(duì)數(shù)值信息的識(shí)別功能是整個(gè)原始業(yè)務(wù)識(shí)別功能的最主要部分。這是由于數(shù)值在會(huì)計(jì)工作中的重要意義所決定的。
3．對(duì)原始業(yè)務(wù)信息所反映總體關(guān)系的識(shí)別功能
前已述及，多數(shù)情況下，軟件尚不能根據(jù)原始業(yè)務(wù)自動(dòng)做出會(huì)計(jì)分錄，不能自動(dòng)編制和生成記帳憑證，多數(shù)業(yè)條碼要會(huì)計(jì)人員把編制好的記帳憑證錄入機(jī)。如果一個(gè)會(huì)計(jì)軟件具備前述的兩項(xiàng)功能后，再加上具備完善的本功能系統(tǒng)，那么這個(gè)軟件就可以直接接受原始業(yè)務(wù)，透過對(duì)這些業(yè)務(wù)的識(shí)別后自動(dòng)生成記帳憑證，而用不著會(huì)計(jì)人員一張一張記帳憑證往計(jì)算機(jī)里錄入。原始業(yè)務(wù)信息反映的總體關(guān)系大致包括：業(yè)務(wù)的合理性、業(yè)務(wù)的合法性、業(yè)務(wù)的真實(shí)性以及記帳憑證之中借貸方會(huì)計(jì)科目之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系是否正確。的會(huì)計(jì)軟件在運(yùn)用會(huì)計(jì)軟件核算時(shí)，計(jì)算機(jī)一般根本不會(huì)對(duì)原始業(yè)務(wù)的這些關(guān)系進(jìn)行識(shí)別，只會(huì)正確按照設(shè)計(jì)的程序進(jìn)行處理。如：需要計(jì)算機(jī)處理計(jì)提折舊的業(yè)務(wù)，若固定資產(chǎn)原值為100000元，折舊率為8％，計(jì)算機(jī)能夠準(zhǔn)確地得出該項(xiàng)固定資產(chǎn)得折舊額為8000元。但這個(gè)業(yè)務(wù)中的固定資產(chǎn)原值100000元是否是可以作為計(jì)提折舊的價(jià)值依據(jù)呢，有沒有多訂或者少計(jì)原值的現(xiàn)象，另外折舊的8％是否按照率先確定的會(huì)計(jì)政策計(jì)算出來的，有沒有任意調(diào)整折舊率的現(xiàn)象，對(duì)于這些，從目前的會(huì)計(jì)軟件來看都是不能解決的。
對(duì)會(huì)計(jì)軟件建立對(duì)原始業(yè)務(wù)信息所反映總體關(guān)系的識(shí)別功能是難度大大的，如果在上突破這道障礙，應(yīng)該說實(shí)現(xiàn)記帳憑證自動(dòng)化生成的功能就將成為現(xiàn)實(shí)。我們可以看到，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)日益和會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的日益完善，實(shí)現(xiàn)這一功能是完全可能的。從目前看，會(huì)計(jì)軟件若要具備這一功能可以考慮至少從以下三個(gè)方面進(jìn)行：
（l）在會(huì)計(jì)軟件的輔助系統(tǒng)中建立本功能干系統(tǒng)，該子系統(tǒng)隨著會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理干系統(tǒng)的使用而被自動(dòng)啟動(dòng)，同時(shí)立即被整個(gè)系統(tǒng)直接接受形成識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)。
（2）在該子系統(tǒng)中，首先由軟件設(shè)計(jì)技術(shù)人員在完成設(shè)計(jì)后輸入現(xiàn)行的國(guó)家、部門財(cái)經(jīng)法規(guī)，然后允許用戶根據(jù)需要輸入本企業(yè)的財(cái)經(jīng)制度和會(huì)計(jì)政策，也允許用戶隨時(shí)更新、修改、補(bǔ)充有關(guān)規(guī)定，形成一個(gè)相對(duì)完善的、可以用來識(shí)別業(yè)務(wù)信息的法規(guī)系統(tǒng)，作為識(shí)別標(biāo)準(zhǔn)和生成一些原始數(shù)據(jù)的依據(jù)。
（3）把會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)向職能型、專家型轉(zhuǎn)變，使得軟件能夠根據(jù)某些邏輯關(guān)系自動(dòng)推導(dǎo)并生成軟件事先沒有給定的標(biāo)準(zhǔn)，從而可以按照有關(guān)依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)即時(shí)開展識(shí)別，并對(duì)一些新發(fā)生業(yè)務(wù)根據(jù)邏輯推導(dǎo)結(jié)果進(jìn)行識(shí)別。
（二）會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)原始業(yè)務(wù)的處理功能根據(jù)對(duì)原始信息的識(shí)別結(jié)果，由軟件系統(tǒng)自動(dòng)把有關(guān)數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)換成符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度要求的會(huì)計(jì)分錄，生成記帳憑證，并對(duì)憑證自動(dòng)編號(hào)，同時(shí)由系統(tǒng)建立和檢驗(yàn)原始數(shù)據(jù)信息和記帳憑證勾稽關(guān)系，包括：雙方金額的一致性、雙方列明單據(jù)數(shù)量的一致性、雙方反映業(yè)務(wù)的一致性關(guān)系，這些關(guān)系主要供今后會(huì)計(jì)檢查和數(shù)據(jù)核對(duì)時(shí)使用。最后將生成的記帳憑證如交給系統(tǒng)操作人員和有關(guān)業(yè)務(wù)處理進(jìn)行確認(rèn)，并將確認(rèn)無誤的記帳憑證存金。這里需要特別指出，業(yè)務(wù)處理人員和系統(tǒng)操作人員只應(yīng)該具有審閱和確認(rèn)系統(tǒng)生成記帳憑證的權(quán)限，而不施對(duì)系統(tǒng)沒作直接輸入記帳憑證。
（三）會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)錯(cuò)誤結(jié)果的修正功課
通常，原始憑證進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，按照預(yù)定的系統(tǒng)程序生成的記帳憑證經(jīng)過會(huì)計(jì)人員確認(rèn)，一般難以出錯(cuò)，但是也不能保證這種正確率就是百分之百。因此，如果一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤需要改正，可以直接后用會(huì)計(jì)核算軟件中率先設(shè)置的修改功能。當(dāng)然，這種修改必須是符合會(huì)計(jì)法規(guī)和會(huì)計(jì)制度要求。同時(shí)在修改子系統(tǒng)中賦以密碼控制、保留原有錯(cuò)誤記錄、定期披露修改情況的功能，以防會(huì)計(jì)人員隨意篡改業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
雖然本文提供這種思路，但是在設(shè)計(jì)這種功能的會(huì)計(jì)核算軟件目前還會(huì)遇到很多困難。從本文提出的問題中還可以引申到審計(jì)領(lǐng)域，即如果會(huì)計(jì)原始數(shù)據(jù)在會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)中得到有效的控制和識(shí)別，審計(jì)人員便能夠節(jié)省大量的對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行審查的時(shí)間和精力，把主要的工作可以放在審查會(huì)計(jì)軟件的識(shí)別系統(tǒng)和控制系統(tǒng)之中，大大提高了審計(jì)工作效率和效果。
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