藝術院校藝術檔案管理工作淺析論文
【摘要】藝術院校的藝術檔案管理不僅僅要遵循一般的檔案管理準則，還要考慮到藝術檔案自身的特征。本文探討了藝術院校藝術檔案特點，并以此為出發點，為做好藝術檔案管理工作提出建設性意見。
【關鍵詞】藝術檔案；管理
關于藝術檔案的定義各有說法，而《藝術檔案管理辦法》中關于藝術檔案概念的概述，具有較高的認可度。藝術檔案是在藝術創作、演出、研究、教育、交流等各種活動中形成的，對于個人、院校或者社會具有保存、參考價值的原始性記錄。藝術院校檔案館是藝術檔案產生和管理及利用的關鍵機構，藝術檔案是藝術學院檔案管理的所有檔案類別中的重要組成部分，也是國家檔案信息資源的重要類別。但長期以來，檔案界對藝術檔案管理的實踐操作和理論研究都重視不夠，藝術類院校對于藝術檔案的管理也不夠重視。
一、藝術檔案的特點
（一）實時性。藝術檔案具有很強的實時性，藝術院校的藝術檔案的產生和收集具有特定的時間和特定地點，錯過特定的收集時間，在之后就非常難再次收集齊全。不同于其他類型的檔案，藝術檔案不是產生即存在，存在即歸檔。藝術院校檔案館要為此制定統一的移交和歸檔鑒定時間制度。藝術檔案在移交院校檔案館之前，需要有安全合適的保管環境進行管理，現場藝術創作產生的影音資料等，無法在活動之后，進行再次的增補工作。
（二）多樣性。藝術檔案具有多樣性的特點。藝術的創作和演出包含了作曲、歌唱、語言、造型、綜合等各個方面，每種藝術類別又包含復雜的藝術形式，比如說，音樂、美術、舞蹈、影視、攝影等等。藝術檔案的記錄手段各異，也是藝術檔案多樣性的原因，如文字、圖片、視頻等。除此之外，由于載體的不同，有紙張、膠片、磁性材料等等。
（三）形象性。藝術檔案具有形象性，形象性是藝術檔案的關鍵性特點。形象是藝術創作的演繹。任何藝術形式的存在都依賴于形象的準確描述，沒有形象，藝術也不會存在。因而，客觀、真實地記錄現實藝術的藝術檔案就具有形象性。其次，藝術檔案由好幾個部分構成，形象是其中之一。照片、繪畫等都是作為藝術檔案對藝術形象的真實有效記錄。最后，以文字為載體的藝術檔案，即使形象性的特點表現得不直接，例如：音樂劇本，它會創造出一定的想象空間，令人身臨其境，具有形象性的特點。
（四）成套性。藝術檔案具有成套性。一次藝術活動、藝術創作或者藝術表演過程中形成的所有的相關材料構成了一個統一的、完整的整體，藝術檔案的各個藝術要素具有不可分離性，藝術檔案反映的是藝術創作者藝術創新活動的全過程。因此說，記錄藝術活動的藝術文字材料等等具有成套性特征。
二、加強藝術檔案管理的措施
（一）科學規范藝術檔案歸檔范圍。藝術院校的藝術檔案的歸檔范圍不同于一般的行政文書檔案或者其他的專業檔案，依據一般的藝術院校檔案館的收集需求和未來發展要求，藝術檔案的收集歸檔范圍主要有：各類劇本和樂譜、場記、攝影創作設想、演出錄音帶、錄像帶，藝術總結、宣傳材料、職員材料、國內外重大藝術活動的文件材料、藝術教育方面的教材，院校學生作品、展覽的展冊、藝術研究以及其它研究成果的材料等等。
（二）加快建立藝術檔案制度。加快建立健全藝術檔案的管理制度。《關于加強國家檔案工作的決定》指出，要對檔案進行集中統一的管理，維護檔案的完整、安全與可用性。藝術檔案是專業檔案的一類，藝術檔案工作也是檔案管理工作的內容，必須保證藝術檔案的完整與安全，使藝術檔案更好地為藝術工作服務并得到長久保存。首先，在藝術活動中形成的藝術文件材料，積累、整理和歸檔作為考核部分，列出負責人的職責范圍。其次，建立藝術院校的藝術檔案的歸檔制度，明確制定歸檔范圍、時間和質量要求。只要是院校藝術活動、藝術創作和藝術研究中形成的一切具有現實價值和歷史價值的藝術材料，都應由業務部門整理后及時歸檔。
（三）建立專業數據庫。藝術檔案有效管理的價值是為了使檔案實現有序化，能真實、客觀、有效地保存藝術院校的集體記憶，沉淀學校及學術傳統和校園文化。藝術院校檔案館的工作人員要以學校的重大事件為契機，以豐富的檔案館藏生動展示藝術院校的精神氣質和品質，促使藝術檔案館成為一個藝術產品和藝術類的文化、精神的收藏、展示、傳承的集中中心。藝術院校的藝術檔案管理不是簡單地保存各類藝術檔案實體，而是要深層次地開發藝術檔案信息資源。逐步建立專題數據庫，包括圖片展、系列講座等等，能夠真實、客觀地反映藝術院校的發展歷程。隨著廣大教職員工對藝術檔案的需求的提高，提供專題查詢服務。藝術院校的藝術檔案館要關注院校的發展，著眼于藝術院校的未來發展大局，將具有重要參考價值和利用價值的藝術檔案材料收集齊全完整，并建立藝術類院校的藝術檔案專題數據庫。
（四）加強實時性、經常性收集。藝術院校的檔案工作人員要做好藝術檔案實時的、經常性的收集。一般情況下，藝術院校的檔案工作人員都習慣于按照文書檔案、會計檔案、基建檔案等其他類別的專業檔案的收集思路和方式，定點、定時地收集、整理檔案。特別是在當前大多數藝術院校由部門立卷，檔案館人員收集、管理檔案的能動性和參與性降低。對于實時產生的藝術檔案，不一定要等到年終時收集齊全并歸檔。從宏觀上把握藝術檔案的產生時間，深入了解檔案產生的數量、類型等等，檔案工作人員參與產生的環境中，對檔案的收集、歸檔、保管、編研、統計等做出更精確的要求。（下轉第155頁）（上接第135頁）
藝術院校的藝術檔案工作是一項專業性工作，藝術檔案是重要的院校檔案類別，也是國家重要的檔案資源，在維護文化事業的發展歷史和進程上，發揮著不可替代的重要作用。藝術院校的藝術檔案具有區別于其他類別檔案的特征：實時性、多樣性、成套性和形象性的特征。為了更好地做好藝術檔案的管理工作，必須要加快藝術檔案管理制度的建設，規范藝術檔案的歸檔收集范圍，加強實時性、經常性收集，建立具有高校專業特色的專業數據庫。藝術院校的藝術檔案工作者，要跳出檔案管理的思維定式，拓寬思路，以藝術教學、科研、實踐活動的發展軌跡完整、真實地記錄高校的發展，突出藝術高校的文化精神，要爭取以活檔案的方式發揮藝術檔案的文化價值，為藝術院校在藝術發展、文化傳播中起到推動作用。
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