淺談完善企業(yè)存貨內(nèi)部控制
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【論文摘要】存貨是企業(yè)重要資產(chǎn)，流動性強(qiáng)，因存貨產(chǎn)生的問題并非罕見，企業(yè)在存貨內(nèi)控方面存在缺陷，通過存貨內(nèi)控探析，旨在對企業(yè)做好存貨內(nèi)控工作提供參考。
【論文關(guān)鍵詞】存貨內(nèi)控；風(fēng)險導(dǎo)向；關(guān)鍵控制點；職責(zé)分離
存貨是指企業(yè)在正常生產(chǎn)經(jīng)營過程中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品，或者為了出售仍然處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品，以及將在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料、物料等。存貨屬于企業(yè)的流動資產(chǎn)，具體來講，包括原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、半成品、商品及包裝物、低值易耗品等。
存貨是企業(yè)流動資產(chǎn)重要組成部分之一，存貨數(shù)量龐大，種類繁多，存放地點不一，計價方法較多，容易產(chǎn)生舞弊行為，為了確保資產(chǎn)的安全和使用效率，這就要求企業(yè)必須加強(qiáng)對存貨的管理,建立存貨管理的崗位責(zé)任制，特別是要建立和完善企業(yè)存貨的內(nèi)部控制制度，對存貨的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。
一、存貨內(nèi)控現(xiàn)狀
（一）企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全
存貨實物控制存在缺陷，存貨管理制度也存在缺陷，哪里出問題，哪里補(bǔ)，對存貨盤點制度，感覺有問題就盤，沒問題就不盤，沒有形成制度化，崗位職責(zé)不清晰，只注重存貨的購買環(huán)節(jié)控制，對其他環(huán)節(jié)往往忽視，造成大量的浪費(fèi)。很多企業(yè)在采購環(huán)節(jié)，往往由一個人完成。采購價格，只有采購員一人掌握，增加了營私舞弊的可能性。出庫隨意，接觸存貨人員授權(quán)不明。
�。ǘ﹥�(nèi)部控制觀念不強(qiáng)
內(nèi)部會計控制已在企業(yè)實行，有的企業(yè)管理者仍然認(rèn)為內(nèi)部控制可有可無，不能帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，反而增加崗位，增加成本，抓好管理制度就可以了，有了內(nèi)控還增加了管理的難度，管理者的這些認(rèn)識，直接導(dǎo)致整個企業(yè)對內(nèi)控重視不夠，員工更不理解內(nèi)控，認(rèn)為有了內(nèi)控增加工作的難度，變得不自由。也有的企業(yè)管理者認(rèn)識到了內(nèi)控的重要性，但執(zhí)行不力，形同虛設(shè)。
（三）風(fēng)險意識薄弱
企業(yè)面對激烈的市場競爭，風(fēng)險無處不在。企業(yè)應(yīng)當(dāng)收集相關(guān)信息，對風(fēng)險進(jìn)行評估，關(guān)注內(nèi)外部主要風(fēng)險因素，進(jìn)行風(fēng)險識別，對識別的風(fēng)險采用定性與定量相結(jié)合的方法進(jìn)行分析，經(jīng)過分析后，采取進(jìn)一步應(yīng)對策略。企業(yè)缺乏風(fēng)險意識，認(rèn)為對存貨只要管住兩頭，哪里還會有風(fēng)險，也不愿意花時間和精力去研究每個環(huán)節(jié)的風(fēng)險。
（四）整體框架體系有缺失
內(nèi)部控制的要素包括內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督5大方面，企業(yè)在內(nèi)控方面更多重視控制活動，內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估涉及較少，信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督更是缺少。存貨內(nèi)控作為整個內(nèi)控的一部分，同樣面臨這樣的情況，內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險評估不全面，設(shè)計出的存貨內(nèi)控就會缺失，缺少信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督，會使存貨內(nèi)控帶病工作，何來成效。
二、改進(jìn)整體設(shè)計理念
�。ㄒ唬w現(xiàn)整個內(nèi)部控制體系
內(nèi)部控制是由董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工實施的、旨在實現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。這種目標(biāo)包括：合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。內(nèi)控目標(biāo)可通過內(nèi)控要素實現(xiàn)，內(nèi)控要素包括5個方面。存貨內(nèi)控設(shè)計要融入整個體系，不可孤立。這樣才能使存貨內(nèi)控運(yùn)行良好，效果明顯，達(dá)到目的。
（二）以風(fēng)險導(dǎo)向為基點
風(fēng)險管理成為組織管理的關(guān)鍵所在。存貨的交易數(shù)量龐大，存貨項目的種類繁多，存貨計價方法多樣化，業(yè)務(wù)復(fù)雜，涉及環(huán)節(jié)較多，占資產(chǎn)比重大，存貨放置地點不同，實物控制不便。由于存貨的這些特點，增加了存貨管理中的風(fēng)險。風(fēng)險點就是企業(yè)日常經(jīng)營的控制點。企業(yè)對存貨面臨的各種風(fēng)險，收集相關(guān)信息，采用定量與定性相結(jié)合的方法，進(jìn)行識別；對識別的風(fēng)險采用科學(xué)的方法進(jìn)行分析，確定主要風(fēng)險點，風(fēng)險點就是企業(yè)日常經(jīng)營的控制點；對分析出的重點控制風(fēng)險，結(jié)合企業(yè)的具體情況，確定應(yīng)對策略。
（三）充分考慮企業(yè)具體情況
內(nèi)部控制涉及范圍大，內(nèi)容多，人員多，應(yīng)充分考慮企業(yè)的具體情況，制定出切實可行的存貨內(nèi)控制度。針對關(guān)鍵控制點可根據(jù)企業(yè)實際情況，設(shè)置相應(yīng)崗位，建立崗位責(zé)任制，確保不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督。
（四）理清關(guān)鍵控制點
企業(yè)存貨涉及多個環(huán)節(jié)，多個部門，對存貨業(yè)務(wù)運(yùn)用流程圖法，列表法等進(jìn)行全面梳理，理清各個環(huán)節(jié)，找出關(guān)鍵控制點，與風(fēng)險評估與應(yīng)對相結(jié)合，設(shè)計出存貨內(nèi)部控制。存貨關(guān)鍵控制點主要有采購，驗收，倉儲，發(fā)出，盤點。采購環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點主要有采購計劃，請購，確定供應(yīng)商，訂立采購合同，供應(yīng)過程管理。驗收環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點主要有驗收標(biāo)準(zhǔn)，驗收程序，驗收記錄。倉儲環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點主要有設(shè)立存放區(qū)域，保管方法，接觸存貨人員授權(quán)，建立臺賬，信息化系統(tǒng)。發(fā)出環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點主要有領(lǐng)用審批，消耗定額，銷售單，存貨計價。盤點環(huán)節(jié)關(guān)鍵控制點主要有盤點流程，盤點方法，盤點報告。
三、具體設(shè)計措施
�。ㄒ唬┎少彮h(huán)節(jié)
生產(chǎn)計劃部門可根據(jù)銷售預(yù)測、庫存情況，制訂采購計劃，經(jīng)過審批后，嚴(yán)格執(zhí)行。由存貨具體使用人提出申請，填制請購單，計劃內(nèi)的采購，嚴(yán)格按照計劃進(jìn)度由采購部執(zhí)行，對于零星物資，經(jīng)部門主管審批，財務(wù)部門同意后，由采購部直接執(zhí)行，對于緊急需求可辦理特批手續(xù)執(zhí)行。采購部門根據(jù)收到的請購單，編制訂購單，并連續(xù)編號。企業(yè)評估小組對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估時可從信譽(yù)、質(zhì)量、價格、供貨能力、經(jīng)營狀況進(jìn)行，確定供應(yīng)商名單，建立供應(yīng)商信息庫，建立長期合作關(guān)系，爭取價格及付款方面的優(yōu)惠，不可由采購部門、請購部門直接確定。對重大采購項目企業(yè)可采用公開招投標(biāo)的形式進(jìn)行。根據(jù)批準(zhǔn)的訂購單，及時與符合條件的供應(yīng)商簽訂符合國家法規(guī)的采購合同，對簽訂的重大采購合同，要組織技術(shù)、財務(wù)、法律相關(guān)人員共同參與評審。采購合同履行過程中，采取跟蹤制度，獲取供貨質(zhì)量、價格、及時性、出現(xiàn)異議的解決信息，對供應(yīng)商適時評估，完善供應(yīng)商信息庫。
（二）驗收環(huán)節(jié)
存貨驗收是按照驗收標(biāo)準(zhǔn)，驗收程序進(jìn)行。外購存貨首先檢查采購合同、收料單、供貨企業(yè)提供的材料證明、合格證、運(yùn)單、提供通知單等原始單據(jù)與收到的貨物是否相符，其次，檢查實際交貨期與訂購單中的交貨日期是否一致，再者，對收到的貨物進(jìn)行數(shù)量、技術(shù)規(guī)格復(fù)核和質(zhì)量檢驗，最后，對于經(jīng)驗收合格的貨物辦理入庫手續(xù)。對于不合格的貨物，應(yīng)及時辦理退貨、換貨或索賠。驗收部門建立臺賬，做好驗收記錄。
（三）倉儲環(huán)節(jié)
設(shè)立倉儲區(qū)域，對接觸存貨人員授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)人員不得接觸存貨，建立存貨明細(xì)賬，根據(jù)入庫單、出庫單、退庫單分別登記供貨單位、領(lǐng)用單位、出入庫日期、出入庫數(shù)量、存放地點等祥細(xì)信息，按照存貨的儲存條件進(jìn)行儲存，經(jīng)常巡查存貨狀況，安裝攝像頭監(jiān)管存貨，用ERP系統(tǒng)對存貨實施適時管理。與財務(wù)部門、驗收部門、領(lǐng)用部門建立定期對賬制度。
�。ㄋ模┌l(fā)出環(huán)節(jié)
存貨發(fā)出分兩種情況：一是生產(chǎn)領(lǐng)用，二是銷售出庫。
對于生產(chǎn)領(lǐng)用，制訂消耗定額，按照定額和計劃實施雙重控制，生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)需要填寫一式多聯(lián)的出庫單，由部門領(lǐng)導(dǎo)、生產(chǎn)部按照定額、計劃、庫存情況審批，經(jīng)批準(zhǔn)的出庫單交給倉儲部門，倉儲部門審核無誤后，嚴(yán)格按照出庫單上的內(nèi)容發(fā)料，當(dāng)面點清，領(lǐng)料人辦理簽字手續(xù)，將出庫單分別傳遞給生產(chǎn)，財務(wù)部門，登記臺賬，對于超出定額或計劃的領(lǐng)料，應(yīng)經(jīng)過更高級別領(lǐng)導(dǎo)特批，否則不預(yù)發(fā)料。
對于銷售出庫，銷售部門根據(jù)銷售合同、訂貨單、銷售發(fā)票或賒銷審批單編制銷售通知單，銷售通知單由特別授權(quán)人員簽字審批，倉儲部門收到銷售通知單后，審核手續(xù)是否齊全，關(guān)注銷售的真實性，審核后按照銷售通知單內(nèi)容填寫出庫單，發(fā)貨，當(dāng)面點清，經(jīng)辦人簽字，將出庫單分別傳遞給銷售部門，財務(wù)部門，登記臺賬。
結(jié)合單位的實際情況，選擇符合單位情況的存貨發(fā)出計價方法。
（五）盤點環(huán)節(jié)
企業(yè)至少應(yīng)當(dāng)于每年年度終了開展全面的存貨清查。成立盤點小組，制定合理的存貨盤點計劃，確定合理的盤點流程，倉儲部門、技術(shù)部門、生產(chǎn)部門、財務(wù)部門、審計部門等共同參與，合理安排相關(guān)人員，使用科學(xué)的盤點方法，關(guān)注存貨的完整性，存貨的狀況，做好盤點記錄，編制盤點表，對賬實不符問題，查清原因，經(jīng)批準(zhǔn)后處理。
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