財務軟件在學校管理中的應用初探論文
進入21 世紀，世界經(jīng)濟正在步人知識經(jīng)濟時代。在知識經(jīng)濟時代，現(xiàn)代人設計理念提倡進行知識的創(chuàng)新、管理方面創(chuàng)新以及科學方面的創(chuàng)新，這是社會經(jīng)濟發(fā)展到一定階段的，進入知識時代的顯著特點。鑒于以上情況的發(fā)生，教育財務管理是學校管理系統(tǒng)的重要構成要素，要適應教育現(xiàn)代化的形勢，增加財務數(shù)字化可操作平臺，借助計算機網(wǎng)絡技術，科學合理作為理財?shù)闹匾ぞ撸瑺幦⒗碡數(shù)墓ぷ魉教嵘叫碌母叨龋瑫r提高財務人員的管理水平和工作效益。推進教育信息化，促進教育事業(yè)的健康發(fā)展。在這一背景下，筆者通過對我校財務管理應用軟件的功能進行分析，提出在新形勢下完善管理軟件應用建議進行探討。
一、學校財務信息化服務體系建設的動因分析
我校是經(jīng)教育部批準獨立設置的一所公立高等專科學校，是江蘇省唯一一所幼兒師范專科學校。是近幾年在高等幼兒學校的基礎上升格成立的，財政運作經(jīng)費一直是以撥款為主，經(jīng)費來源由過去單一財政撥款，轉(zhuǎn)變?yōu)樨斦a助收入、附屬單位收入等多種渠道。另一方面辦學規(guī)模不斷擴大，辦學形式多樣化，招生結構也發(fā)生變化，其自身的發(fā)展問題不斷暴露出來，傳統(tǒng)的財務方面在教育系統(tǒng)內(nèi)的弊端普遍表現(xiàn)有：
1. 整體財務人員對財務法律意識較為薄弱，財實不符，收費不規(guī)范的情況依然存在于實際當中，部分人員更是巧設名目，趁機向大家收取項目服務費等，在自制收取票據(jù)方式方面把這些資金并未納入財政專戶，從而實現(xiàn)規(guī)避財政監(jiān)督的目的，這與我國相關“收支兩條線”的管理理念是相悖的，經(jīng)過轉(zhuǎn)變就成為了單位的“小金庫”;2. 沒有健全完善的財務管理機制作為支撐，通常僅僅應用比較簡易的會計簿取代財務方面的管理工作，這就導致學校財務管理沒有科學的部門對其進行監(jiān)督與指導，缺乏會計的控制制度，進而造成我國教育院校亂收費顯現(xiàn)高的發(fā)生，管理方面問題顯而易見;3. 財務預算管理不夠科學合理，固定資產(chǎn)作為會計核算的重要組成部分，在管理方面暴露出了很多問題，人們往往更加注重金錢物質(zhì)，而忽視了切實的管理工作;4. 內(nèi)部管理監(jiān)督機制尚未健全，管理人員的管理服務意識相對較弱，通常會出現(xiàn)業(yè)務登記不夠及時，項目往來真實性無法凸顯，經(jīng)濟業(yè)務方面管理較為混亂，基建工程的財務管理部門相對較嚴，財務管理工作沒有監(jiān)管部門監(jiān)督，會計核算的清晰性與完整性還有所欠缺，工程的票據(jù)結算也沒有達到要求;5. 學校財務管理的預算制度、會計審核制度、結算方式規(guī)定以及民主的理財制度等方面還不健全，財會人員的專業(yè)素質(zhì)有待提升;6. 我國傳統(tǒng)的信息業(yè)務和業(yè)務過程是處于分離的狀態(tài)，并且只是負責處理業(yè)務過程中所發(fā)生事件的下屬，這就會造成財會人員與業(yè)務管理人員長時間相處之后，發(fā)生矛盾;7. 預算編制工作耗費時間比較長：因為預算所涉及的范圍較廣，會有大量數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生，編制預算周期一般較長，尤其是進行年度預算時，會浪費很多實踐，在這個過程中一旦有資金往來業(yè)務產(chǎn)生，就會導致預算管理的科學好合理性大大降低。面臨著財務管理信息化的挑戰(zhàn)。如何提升高校財務管理水平和管理效率，是每一個財務工作者研究的課題，只有通過研究建立信息化管理平臺才能使財務管理向著信息化、科學化、網(wǎng)絡化管理邁進，才是從真正意義上實現(xiàn)信息資源的有效共享。也就是說在原始數(shù)據(jù)的前提下，人為對信息數(shù)據(jù)進行編碼加工，以此形成源數(shù)據(jù)，能夠滿足學校的信息需求，這才是真正的同出一源，最終達到共享目的。
二、財務信息化系統(tǒng)軟件在學校管理中的應用分析
財務管理是學校管理的重要組成部分，它直接關系到執(zhí)行國家政策和紀律，合理使用資金，充分發(fā)揮經(jīng)濟效益，更好地為學校教學服務。傳統(tǒng)的會計核算法既浪費人力，又浪費物力，造成學校財務管理工作嚴重落后，因此，加強學校財務信息化系統(tǒng)軟件建設與應用。確保學校財務信息管理的準確性、及時性以及有效性等，建立相應的網(wǎng)絡體系，提供優(yōu)質(zhì)保障，確保學校財務管理工作的整體效率進一步提高。因此在近幾年我校在充分考察了一些高校的財務管理情況基本上，經(jīng)過論證于2012 年購置了知名大學研制成功的天翼財務核算軟件，該大學所研制的這個財會軟件系統(tǒng)具有簡易操作的特點，能夠取代傳統(tǒng)的手工記賬，不過，該系統(tǒng)最顯著特點在于能夠把資金占用、業(yè)務往來經(jīng)費控制、會計部門的任務考核以及成本的管理歸到項目管理之中，而且可以對賬戶和項目管理進行有機的結合，進而才可以達到提升的會計工作管理水平的目的，具體表現(xiàn)在：
1.自由報表。用戶能夠依據(jù)財務外部人員人員與內(nèi)部人員的實際需要，充分發(fā)揮系統(tǒng)帶有的自由報表功能，自動生成各種內(nèi)部統(tǒng)計數(shù)據(jù)、匯總表以及項目分析表。分析表的每項數(shù)據(jù)都是采用天翼財務軟件所具備的功能對公式等進行定義，將數(shù)據(jù)自動填入表格之中，這樣有助于不同帳套提數(shù)值的獲取，以此能夠?qū)崿F(xiàn)項目表格的自動生成與報表的自動合并;
2. 自動權限管理。系統(tǒng)采用了權限管理方法，多層次分工功能。每個登錄用戶可由系統(tǒng)管理員指定操作權限，并可在系統(tǒng)界面顯示時自動將權限不夠的功能關閉，這樣可滿足各種單位不同的內(nèi)部控制、稽核及嚴密細致的財務分工需要;
3. 往來賬目的有效管理。針對每種應付應收款，可以運用同樣的管理模式，可以為單位的賬目提供核算，也可以實現(xiàn)實時對沖，而且還可以實現(xiàn)賬目的沖銷，為票據(jù)的打印與查詢等列舉了多種方式，能夠根據(jù)賬目的往來自動生成發(fā)生額與余額統(tǒng)計表;
4. 更加直接便捷進行操作。天翼財務系統(tǒng)在對憑證實施操作時，相比之前會計軟件，更加迅速便捷，會計憑證信息具有全面性，會計憑證不但能夠?qū)嬁颇窟M行登記，而且還要登記與之相對應的資金項目。針對同一項業(yè)務往來，能夠?qū)ζ鋵嵤╇p向核算的方式，實行坐標式的核算模式。比如：中央為支持學前教育專業(yè)撥給單位的專項資金，這部分資金給列出一個資金項目( 中央學前專業(yè)補助資金)，實際支付時，每一筆業(yè)務既有資金用途( 比如辦公費)，同時又有該資金的項目，這樣從系統(tǒng)中就能直接查出這筆專項資金的所有支出明細。該系統(tǒng)能根據(jù)自己的需要設置報表，列出學校所需要的一些指標、數(shù)據(jù);
5. 功能完備的查詢功能。天翼酬金平臺，可以對職工的基本信息，比如是否在編、是否簽署合同，是否為選聘人員以及是否為正式工等，對每個人所在部門和職務進行編號，每一位職工都會有相應的編號，其中設計員工的職工薪酬、工作時間以及其他的獎金等。在進行以上操作的時候?qū)氤杲鹣到y(tǒng)，只需要應用該系統(tǒng)，輸入員工的編號，就可以查詢到職工的相關信息，職工對于自己的工作情況一目了然。利用酬金系統(tǒng)能分人員性質(zhì)、分部門、分酬金項目進行統(tǒng)計，以利于人員費用各項數(shù)據(jù)的分析。學校利用這些有效數(shù)據(jù)進行領導決策;
6. 具有可擴展性與維護性。現(xiàn)在很多企業(yè)為了能夠適應社會發(fā)展，在業(yè)務功能與項目范圍方面進行了擴展，與軟件系統(tǒng)的擴展以及維護擴展息息相關。因此，在該軟件系統(tǒng)的開發(fā)設計中，考慮到了該系統(tǒng)應用中的不同需求，應用系統(tǒng)處于不斷擴展至中，這樣有利于形成管理科學合理、企業(yè)持久發(fā)展的體系結構。企業(yè)在未來的業(yè)務擴展中只要在現(xiàn)行機制的前提下，添加新技術應用和服務模塊即可;
7. 強大的項目管理功能。本軟件可設置多達1000 類項目類，每類項目均可設置相關核算科目，每個項目類下均設置長度多達20 位的項目。成本、費用、收入管理是每個單位財務管理的重要方面，在本系統(tǒng)中，通過項目帳的合理設置，可將各產(chǎn)品、課題、部門、工作組、科研項目、工程項目、責任單位、個人等全部納入到項目管理中，并可通過系統(tǒng)提供的多種查詢方式，輸出各核算對象的資金來源、資金運用、資金結存情況，統(tǒng)計出各自的貢獻毛益，以達到及時、有效地對各考核對象進行資金控制。
三、學校財務信息化系統(tǒng)軟件管理平臺建設應注意的問題
“尺有所短寸有所長”任何軟件都不是萬能軟件，也不可能適用于任何系統(tǒng)的財務管理，我們要想真正的實現(xiàn)軟件的最優(yōu)化要不斷的發(fā)現(xiàn)問題，進一步解決問題，廣采眾家之長。才能找到經(jīng)濟效益的增長點。因此在學校財務信息化系統(tǒng)管理軟件平臺使用中應注意下列問題：
( 一) 財務人員素質(zhì)的全面提升
信息化時代的到來，讓財會工作也可以借助其優(yōu)勢，優(yōu)化管理。財務管理內(nèi)容隨著時代的變革，也在悄然發(fā)生著改變，這就要求財務人員的專業(yè)水平要不斷提高，財務人員要對財務工作的各方面專業(yè)技能加以掌握，熟練操作計算機系統(tǒng)，對于簡單故障可以自己處理。企業(yè)還可以適時開展專業(yè)培訓，完善知識結構，全面提高會計人員整體素質(zhì)。
( 二) 加強財務管理，確保信息資源共享
首先，應該結合校園財務工作制定出嚴格的管理制度，增加對各種風險的抵御能力;其次，要強化員工對信息安全的保密工作，對于沒有經(jīng)過管理者允許的工作人員不可進行系統(tǒng)操作，甚至進入系統(tǒng)。不可以跟與業(yè)務沒有關聯(lián)的終端服務器進行連接，嚴禁互聯(lián)網(wǎng)的連接。適當實際應用先進加密技術，對計算機的硬件系統(tǒng)或者是軟件系統(tǒng)設置密碼服務，設置權限，進行密碼管理，為用戶、信息數(shù)據(jù)以及各模塊之間的關系創(chuàng)建橋梁，對各項工作數(shù)據(jù)進行儲存。
( 三) 充分考慮數(shù)據(jù)的共享性、系統(tǒng)性、擴展性
使用標準的對內(nèi)與對外接口工作要求教育財務管理數(shù)據(jù)之間高度共享，這就要有一個易于擴展的框架結構，特別要考慮進行二次開發(fā)的問題。財務信息化是提高學校現(xiàn)代化管理水平的重要手段，只有不斷解決信息化建設中的問題，更好地促進學校教育事業(yè)健康、有序發(fā)展。
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