采購合同管理制度12篇
在快速變化和不斷變革的今天，大家逐漸認識到制度的重要性，制度對社會經(jīng)濟、科學技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編為大家整理的采購合同管理制度，歡迎閱讀與收藏。
采購合同管理制度1
(一)食堂采購人員采購原材料時，為保證全校師生的食品衛(wèi)生安全，必須定點采購食品。
(二)不采購不符合食品衛(wèi)生標準的食品和原料。
(三)不采購無衛(wèi)生許可證的食品生產(chǎn)經(jīng)營者供應的食品及原料。
(四)采購農(nóng)貿(mào)市場的食品及原料應當新鮮，價格合理，并按每天食譜所定數(shù)量合理采購，同時要讓貨主填寫采購回執(zhí)單，并做好采購記錄，嚴禁購買病死畜禽等動物食品。
(五)采購食品，必須向貨主索要食品檢驗合格證復印件，有的食品要有qs標志(質(zhì)量安全認證)。
(六)食品采購回來，要經(jīng)2人以上驗收，并有驗收記錄。
(七)凡無人驗收或無驗收記錄，均視為不符合衛(wèi)生標準的食品，食堂不得加工、使用。
凡采購大米、面粉、食用植物油、醬油、食醋5類食品必須具有市場準入標志，認準“qs”標志。嚴防不合格食品、劣質(zhì)食品。
(八)采購肉類、禽類、水產(chǎn)類食品必須新鮮，不采購變質(zhì)食品。
采購合同管理制度2
第一條、為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度，公司所有需求物料必須由公司采購部統(tǒng)一采購，其所有的采購人員及相關(guān)人員均應以本制度為依據(jù)并開展各項工作;
第二條、采購部作為一個職能部門，在生產(chǎn)訂單的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任，采購工作的好與壞，會直接影響到生產(chǎn)訂單的質(zhì)量、工期與成本;
第三條、建立高效、實用與完善的采購工作流程是提高采購效率與較低成本最有效的方法。
第四條、在生產(chǎn)訂單實施的過程中，采購部需要生產(chǎn)、財務、倉儲、質(zhì)檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯(lián)系都需要一個標準的規(guī)劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為生產(chǎn)訂單的大貨順利實施做出各自的責任。
第二章：采購部人員職責
第五條、所有負責物資采購的人員必須充分掌握市場信息，及時預測市場供應變化，確保質(zhì)量過關(guān)，價格低廉，供貨及時;
第六條、推行合同管理制度，大宗物資采購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細注明供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、貨款支付方式與違約責任等，否則，造成的損失由采購人員負責;
第七條、實行采購質(zhì)量制度，采購人員對所采購物品的質(zhì)量負有全面責任，如因失職而采購偽劣產(chǎn)品，應該由采購人員無條件退換采購物資，禁止采購人員收受回扣，如有收受回扣，一經(jīng)查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節(jié)輕重進行嚴肅處理;
第八條、實行比價采購制度，物資采購要貨比三家，確保所采購物資價格低廉，質(zhì)量上乘，大宗物資采購建議實行招投標制度;
第九條、及時協(xié)助財務部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應商進行付款;
第十條、 所有采購人員，在采購完成后需做好材料采購的技術(shù)檔案，檔案的內(nèi)容包括供應商電話、材料產(chǎn)地、品名、規(guī)格、檔次、單價、顏色、數(shù)量、質(zhì)量、供應能力、是否需定做加工、可供選擇的供應商名單等等，特別是技術(shù)部采購的材料，檔案必須清晰完整無誤，以備批量采購時不延誤生產(chǎn)。
第三章：公司物料采購范圍
第十一條、主要是公司日常生產(chǎn)經(jīng)營所需的設(shè)備、原料、材料、輔助用料、包裝物、低值易耗品、辦公用品、機械零配件與后勤物品等都屬于公司采購制度管理的范疇內(nèi)。具體可分為四大類：生產(chǎn)部物資、技術(shù)部采樣、修理用備件、辦公設(shè)備與后勤物資。
第四章：采購工作流程
第十二條、在生產(chǎn)訂單的初始運作階段，采購部應根據(jù)倉儲部門書面《材料申購單》的具體內(nèi)容和要求，大宗物資采購須進行投標報價，并將詳細的一份《材料訂購合同》報經(jīng)公司總經(jīng)理簽批后，再開始實施采購工作;
第十三條、生產(chǎn)訂單正式運作后，倉儲部門應該在第一時間開始進行所需材料的采購準備工作;
第十四條、倉儲部門依據(jù)訂單合同和對比庫存后的實際需求，對采購部下達《材料申購單》，此單由倉儲部門主管申請?zhí)顚懀缓箜毥粌?nèi)控部經(jīng)理簽字，填寫時應注明申購物資的型號、顏色、材質(zhì)與要求等具體的技術(shù)參數(shù)和數(shù)量，應用庫存材料的同時應注明是否配合存?zhèn)}物資的使用和存?zhèn)}材料的生產(chǎn)廠家等信息，也包括打樣，倉儲部門主管、內(nèi)控部經(jīng)理與生產(chǎn)副總簽字后生效，一式三份，一份由倉儲部門申請主管留存，一份發(fā)往采購部并附樣品，一份公司財務部總監(jiān)處;
第十五條、采購部接到《材料申購單》后，根據(jù)所需材料的規(guī)格，質(zhì)量要求，數(shù)量，生產(chǎn)地址等實際情況，向合格供應商中的三家以上單位發(fā)出材料詢價信息;
第十六條、供應商根據(jù)要求確認后，要及時將報價信息反饋到我司的采購部門;
第十七條、采購部根據(jù)幾家供應商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發(fā)出《材料訂購合同》，同時向收貨的倉儲部門發(fā)送通知其準備收貨的指令;
第十八條、供應商根據(jù)《材料訂購合同》安排生產(chǎn)運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準，如有需要各種合格證和材質(zhì)證明書的，供應商必須隨貨攜帶;
第十九條、倉儲部門在所需材料到場后，應由內(nèi)控部專人負責進行材料質(zhì)量檢查，倉管員與質(zhì)檢員在檢查中，必須將供應商的《材料送貨單》與我司的《材料申購單》相對照，質(zhì)檢員負質(zhì)量責任，倉管員負數(shù)量責任，在質(zhì)量和數(shù)量都準確無誤后才能進行收貨入庫，供應商結(jié)賬應憑本公司《材料入庫單》為準;
第二十條、倉儲部門在為供應商填寫《材料入庫單》時，此《材料入庫單》必須是一式四份，分別有存根聯(lián)〈倉儲部〉、回單聯(lián)〈供應商〉、采購聯(lián)〈采購部〉與財務聯(lián)〈財務部〉，其《材料入庫單》上必須要有倉管員、質(zhì)檢員或采購員共同簽字。
第五章：采購結(jié)賬規(guī)定
第二十一條、公司所有月結(jié)的原材料所使用的《材料入庫單》增至四聯(lián)：分別為存根聯(lián)、回單聯(lián)、財務聯(lián)和采購聯(lián);
第二十二條、訂購的月結(jié)原材料送到倉庫入庫后，由倉庫開具《材料入庫單》并簽收，回單交給供應商帶回作為月結(jié)憑證;財務聯(lián)、采購聯(lián)于次日上午集中至倉儲主管處，由專人分別移交到財務部和采購主管處;存根聯(lián)留倉庫備查;
第二十三條、各月結(jié)原材料的結(jié)算日期截止到每月的二十五日，財務部在每月二十六日至二十七日對各月結(jié)供應商的原材料賬目進行匯總，并打印“月結(jié)材料結(jié)算清單”于每月二十八日移交給采購部主管。采購部主管收到“月結(jié)材料結(jié)算清單”后即與采購聯(lián)進行核對;
第二十四條、供應商到月底結(jié)算時直接與采購部主管對賬。對賬相符后，由采購部主管在“月結(jié)材料結(jié)算清單”上簽字，再由采購部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》，同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購合同》附件，經(jīng)財務總監(jiān)審核簽字后，由采購部主管根據(jù)各供應商的具體情況再交給財務部支付貨款;
第二十五條、供應商應于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財務部在收到發(fā)票后即向供應商付款，匯款以后，財務部應該及時將匯款單據(jù)反饋給采購部負責人;
第二六章：訂購的非月結(jié)原材料送到倉庫入庫后，也同樣必須要有本公司倉管人員、質(zhì)檢人員與采購人員的簽字，方可為效，否則不予結(jié)賬。
第六章： 采購運作紀律
第二十七條、采購部門在接到倉儲部門的《材料申購單》后，要認真實地進行核實考查，為防止多報多采或有少報少采的現(xiàn)象，倉儲部門負責人與采購部門負責人都必須嚴格遵守公司的《物料使用損耗標準》，嚴禁任何人利用職務之便徇私舞弊或坑害公司的利益，嚴禁有超標報料和采購之行為;
第二十八條、本公司無論哪個部門需求材料的，都必須先行到倉儲部領(lǐng)取，若倉庫里確實沒有的，且必須需要申購的，也應由倉儲部門負責人來申購，所缺物品需要采購的，必須由本公司采購部門實施專門采購，其它任何部門任何人采購之，均無效，本公司不予報銷，但總經(jīng)理特批者除外;
第二十九條、本公司關(guān)于物料采購程序中所涉及到的各種簽批單據(jù)，簽批人必須嚴格到場執(zhí)行，特殊情況因外出而不能到場及時辦理簽批手續(xù)的，簽批人應采取事前授權(quán)的方式去進行辦理，不得拖延、耽誤單據(jù)的暢通運作，本公司嚴禁單據(jù)在簽批時有漏簽、不簽、補簽或超期簽批之不良現(xiàn)象;
第三十條、本公司對非生產(chǎn)性物料價格，原則上屬于五百元以下零星采購的資金由財務總監(jiān)核準簽批，在五百元以上大額采購的資金，在財務總監(jiān)審批后報總經(jīng)理核準簽批。
第七章：采購數(shù)據(jù)考核
第三十一條、本部門考核權(quán)歸于公司的財務部總監(jiān)處，以每批次生產(chǎn)訂單為一基準，考核重點是在生產(chǎn)訂單量與采購實物量的吻合性，其中兼顧公司的《物料使用損耗標準》，對在考核和監(jiān)督中所暴露出來的各項問題或涉及到其它與此相關(guān)部門的人員，公司將照章嚴懲不怠。
采購合同管理制度3
公司為進一步規(guī)范銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現(xiàn)銷售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。
一、制度
所指的合同檔案是公司在業(yè)務經(jīng)營中形成的各種來往合同、協(xié)議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內(nèi)貿(mào)、外貿(mào)）。
二、公司在業(yè)務經(jīng)營過程中，收取相應客戶的資質(zhì)、往來的調(diào)查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。
三、合同檔案管理原則
1、公司經(jīng)營產(chǎn)品的采購、銷售均須訂立合同。
2、業(yè)務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3、銷售部指定專人負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有銷售業(yè)務合同文檔。
四、合同章管理原則
1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章，屬銷售業(yè)務使用的合同章發(fā)放到銷售部。
2、業(yè)務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。
3、各業(yè)務部門、業(yè)務人員用章時應填寫用章登記表，并附上用章的文本原件或復印件，交由銷售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續(xù)，使用完畢后即行交回。
五、合同文檔的管理要求
1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規(guī)定進行分類編號。
2、保存的合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理并追究相關(guān)人員責任。
3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監(jiān)督工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計清單。
4、合同檔案管理人員應根據(jù)實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。
5、各業(yè)務員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門領(lǐng)導簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)，合同原件無特殊情況不得外借。
五、附則：
1、本制度自審批通過之日起實施。
2、本制度由銷售部負責解釋。
六、附件：《合同檔案登記表》
采購合同管理制度4
為加強合同管理,避免失誤,提高經(jīng)濟效益,根據(jù)《合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定,結(jié)合公司的實際情況,制訂本制度。公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。
一、采購合同的內(nèi)容
公司采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容,應當在力求具體明確,便于執(zhí)行,避免不必要糾紛的前提下,具備以下主要條款:
l、商品的品種、規(guī)格和數(shù)量
商品的品種應具體,避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時,可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。
2、商品的質(zhì)量和包裝
合同中應規(guī)定商品所應符合的質(zhì)量標準,注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規(guī)定出一定的比例,并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品,應寫明具體條款;對商品包裝的辦法,使用的包裝材料,包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志及包裝物的處理等,均應有詳細規(guī)定。
3、商品的價格和結(jié)算方式
合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定,規(guī)定作價的辦法和變價處理等,以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序,同時約定開票事宜。
4、交貨期限、地點和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定,并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時,應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運,還是自提。
5、商品驗收辦法
合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點。
6、違約責任
簽約一方不履行合同,必將影響另一方經(jīng)濟活動的進行,因此違約方應負物質(zhì)責任,賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時,應明確規(guī)定,供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金:
(1)不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品;
(2)不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標準交貨;
(3)逾期發(fā)送商品。
7、合同的變更和解除條件
合同中應規(guī)定,在什么情況下可變更或解除合同,什么情況下不可變更或解除合同,通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。
此外,采購合同應視實際情況,增加若干具體的補充規(guī)定,使簽訂的合同更切實際,行之有效。
二、合同的審查批準
1、合同在正式簽訂前,必須按規(guī)定上報領(lǐng)導審查批準后,方能正式簽訂。
2、合同原則上由部門負責人具體經(jīng)辦,擬訂初稿后必須經(jīng)公司領(lǐng)導審閱后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問審查。合同審查的要點是:
(1)合同的合法性。包括:當事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利能力和行為能力;合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。
(2)合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權(quán)利、義務是否具體、明確;文字表述是否確切無誤。
(3)合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險;合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。
(4)根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要,合同還應當或可以呈報法律顧問把關(guān),或請公證處公證。
三、采購合同的簽訂
1、簽訂采購合同的原則
(1)合同的當事人必須具備法人資格或法人委托的代理人資格。
(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同,其內(nèi)容和手續(xù)應符合有關(guān)合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。
(3)簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。
(4)簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t。
(5)當事人應當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽,必須要有委托證明。
(6)采購合同應當采用書面形式。
2、簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商,取得一致意見,并簽署書面協(xié)議的過程。
四、公司采購合同的管理
1、加強對公司采購合同簽訂的管理
加強對采購合同簽訂的管理,一是要對簽訂合同的準備工作加強管理,在簽訂合同之前,應當認真研究市場需要和貨源情況,掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況,依據(jù)企業(yè)的購銷任務收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理,在簽訂合同時,要按照有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求,嚴格審查,使簽訂的合同合理合法。
2、建立合同管理機構(gòu)和管理制度,以保證合同的履行企業(yè)應當設(shè)置專門機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T,建立合同登記、匯報檢查制度,以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況,及時發(fā)現(xiàn)問題,采取措施,處理違約,提出索賠,解決糾紛,保證合同的履行。同時,可以加強與合同對方的聯(lián)系,密切雙方的協(xié)作,以利于合同的實現(xiàn)。
3、處理好合同糾紛
當企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時,雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時,企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁,也可以直接向法院起訴。
4、信守合同,樹立企業(yè)良好形象
合同的履行情況好壞,不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營活動的順利進行,而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽和形象。因此,加強合同管理,有利于樹立良好的企業(yè)形象。
采購合同管理制度5
一、檔案資料
招標過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設(shè)立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統(tǒng)一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標投標文件必須統(tǒng)一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續(xù)。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進行抽查。
二、歸檔及備案時間
總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發(fā)中標通知書前必須完成除中標通知書外的所有檔案資料的歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的中標通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時將應由總公司統(tǒng)一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。
監(jiān)管機構(gòu)資料備案時間：
1、電子資料
電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本項目有關(guān)的電子資料（包括但不限于公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書 、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續(xù)。
2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時應注意按過程順序整理，特別是招標過程比較復雜的項目。
2.1檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。
2.2湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內(nèi)應設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設(shè)冊目錄，標注冊內(nèi)編碼（用號碼機編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：
2.2.1盒內(nèi)目錄
2.2.2備案資料
2.2.3招標文件
2.2.4投標文件正本
2.2.5中標通知書
2.2.6資料移交登記表
2.2.7客戶反饋意見表
2.2.8其它資料
成冊的資料要求膠裝（中標通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。
公開招標采購歸檔盒內(nèi)目錄：
邀請招標采購歸檔盒內(nèi)目錄：
項目負責人： ｘｘ
日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日
采購合同管理制度6
1.目的：加強采購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規(guī)范采購管理體系，制訂本制度。
2.適用范圍：適用于采購部對內(nèi)部文件及檔案的控制。
3.職責：
3.1采購檔案管人員：負責采購部所有文件的整理及歸檔。
3.2采購經(jīng)理：負責采購檔案文件調(diào)閱、銷毀等事項的審批。
4.檔案管理辦法：
4.1歸檔內(nèi)容分類：
4.1.1采購內(nèi)部文件的歸檔。
采購部工作中需存檔的文件，采購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門相關(guān)管理文件資料。
4.1.2公司其他部門提供的文件歸檔。
公司其他部門提供的圖紙、采購申請單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。
4.1.3外來或外放文件的歸檔。
供應商資料、采購合同、報價單、對賬單聯(lián)絡(luò)函或其他與供應商有聯(lián)系的文件資料。
4.1.4存儲在電腦或其它介質(zhì)上的資料。
采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。
4.2檔案保存期限：
4.2.1公司內(nèi)部往來文件需保存3年。
4.2.2公司外部往來文件需保存5年。
4.2歸檔要求：
4.2.1歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實性。
4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫清楚，書寫工整。
4.2.3所有存檔文件格式統(tǒng)一，而且有相關(guān)部門領(lǐng)導簽字或蓋章，是有效文件。
4.2.4采購部檔案要有專人、專位的保管。
4.2.5采購部檔案要分類保管并劃分檔案保管期限。
4.3檔案調(diào)閱：
4.3.1需查閱或借閱采購部文件時，需向采購部領(lǐng)導匯報，得到批準后借閱，查閱保密文件時，需履行審批手續(xù)，得到采購領(lǐng)導簽字批準。
4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和復制檔案資料需經(jīng)采購經(jīng)理批準，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經(jīng)理采購經(jīng)理審批簽字。
4.3.4采購檔案管理人員，要及時收取借閱的檔案，避免遺失。
4.4檔案銷毀
4.4.1采購檔案保管期限已滿或已失效，需要銷毀時由采購部檔案管理人員提出銷毀意見，編制銷毀清單，該清單永久保存。
4.4.2辦理銷毀手續(xù)，必須經(jīng)由采購經(jīng)理批準備，方能銷毀。
4.4.3采購檔案保管期已滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結(jié)清債權(quán)債務和合同改造完畢為止。
采購合同管理制度7
第一章總則
一、為了規(guī)范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過程中的有價值材料，維護公司的經(jīng)濟利益，降低經(jīng)營風險，特制定本管理制度。二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過程中形成的協(xié)議、單證、函電及與此相關(guān)的具有保存價值的材料形成。
第二章合同分類
一、采購合同：指為生產(chǎn)產(chǎn)品采購原器件、外協(xié)部件、商品、禮品、固定資產(chǎn)等而簽訂的合同或框架協(xié)議。
二、銷售合同：指銷售公司產(chǎn)品而簽訂的合同或框架協(xié)議。
三、技術(shù)服務合同：指提供技術(shù)服務、產(chǎn)品維修、技術(shù)咨詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等簽訂的合同。
四、產(chǎn)品合作合同：指公司購買或轉(zhuǎn)讓技術(shù)、合作開發(fā)技術(shù)或產(chǎn)品、合作或委托生產(chǎn)產(chǎn)品、外協(xié)加工以及商務合作等簽訂的合同。
五、測試協(xié)議：指用公司產(chǎn)品、商品、部件等用于外部測試的協(xié)議。六、聯(lián)盟協(xié)議：指為拓展銷售渠道而簽訂的分銷商或代理商協(xié)議。七、市場營銷合同：指為市場運作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣傳等市場活動合同。
八、財務合同：指與相關(guān)金融機構(gòu)簽訂的借款、還款、債券、保險等合同。九、企發(fā)合同：指為企業(yè)發(fā)展與相關(guān)機構(gòu)、部門、行業(yè)組織簽訂的合同。十、綜合合同：區(qū)別于上述類別的其他合同或協(xié)議。
第三章檔案管理的責任分配
一、合同檔案管理的歸口部門為經(jīng)營管理部。
經(jīng)營管理部合同管理專員負責所有文件編號歸檔；非采購、非銷售類合同的蓋章和合同編號分配；合同相關(guān)檔案資料的收集、整理；所負責文件合同檔案的借閱、保存和銷毀。
二、各部門設(shè)檔案管理員予以協(xié)助管理。
各部門負責本部門合同或協(xié)議的編號分配、檔案資料的收集整理。
第四章文件合同歸檔要求
一、文件合同編號規(guī)則
合同號是合同檔案唯一的保管單位。銷售合同號14位，其余均為12位。
文件合同號由公司號、年度號、分類號、順序號、部門代碼組成。
基本模式：ST - 20xx－XS－0001－HT
1．年度號：年度號由四位阿拉伯數(shù)字組成，指文件材料形成的年度。
2．分類號：分類號是檔案號的主體,分別依照合同類別拼音首字母給予識別代碼。
3．順序號：順序號4位，用阿拉伯數(shù)字表示：0001、0002 ……表示公司當年某一類合同的序號。
4．部門代碼:部門代碼僅限銷售合同，為各部門的漢語拼音簡稱；
二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經(jīng)辦人辦理合同評審手續(xù)；經(jīng)領(lǐng)導審批后，到檔案管理員處編號并登記，到印鑒管理員處登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔案管理員處存檔。
三、合同簽訂人或經(jīng)辦人負責將合同相關(guān)檔案資料及時提交給檔案管理員，并按月將合同的所有檔案資料提交完整。
四、所有檔案資料整理完整后，每月月初部門檔案管理員辦理檔案移交，填寫《檔案移交單》，雙方簽字認可，管理專員歸檔。
五、所有以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門及平臺只留復印件備查。檔案管理員每月初將統(tǒng)計出各部門30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發(fā)給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。
六、檔案管理員每月5號前匯總本部門上月度的完整合同檔案資料，制作《合同檔案匯總表》提交經(jīng)營管理部，并填制《檔案歸檔單》歸檔。七、公司各部門的投標標書文件，無論是否中標，都要求在投標后1個月內(nèi)將文件的電子文檔（或光盤）交檔案管理員存檔。
第五章合同檔案保管期限及銷毀
一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開始計算檔案保管期限。
二、合同金額在50萬元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬元（不含）以下的保存15年；合同金額在5000萬元（不含）以下的保存50年；合同金額在5000萬元以上的永久保存。
三、檔案銷毀：
1．任何組織或個人未經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。
2．各檔案管理人員應定期對檔案進行檢查。
3.合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。
4．凡是超過保管期限又確無保存價值的檔案應在《檔案銷毀清單》上登記，經(jīng)主管業(yè)務負責人批準后，專人監(jiān)銷，由檔案管理專員銷毀，并由《檔案銷毀清單》立卷永久保存。
第六章檔案借閱
一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借閱公司檔案的，若借閱本部門簽訂的合同，應填寫借閱申請單，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。若借閱非本部門簽訂的合同，則除本部門經(jīng)理簽字外，還要報公司主管業(yè)務負責人批準方可借閱。檔案材料的復印手續(xù)同借閱。
三、借出檔案借用期限為一周。
借閱人應到期歸還。確因工作需要繼續(xù)借用的，必須再次辦理借閱手續(xù)（續(xù)借）。對逾期1周仍不歸還者，由檔案管理員下發(fā)催還單，此后一周內(nèi)仍不歸還者。
四、借閱人應注意檔案安全和保密，嚴禁涂改，轉(zhuǎn)借、損壞、遺失。
第七章責罰制度
一、公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其部門負責人和單位領(lǐng)導寫出書面檢查外，各罰款200元，并予以通報批評。
二、公司所有員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機密的，涂改、拆散或未經(jīng)經(jīng)營管理部批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領(lǐng)導和當事人各罰款200-1000元，并予以通報批評；
三、公司所有員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查，并對借閱人進行績效處罰100元；
四、一般檔案資料若出現(xiàn)丟失、損壞、缺頁等情況，應立即報告檔案歸檔部門并辦好補辦手續(xù)，同時對借閱人進行績效處罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門負責人一個月績效工資，并視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。
五、不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接收檢查者給予相應的紀律處分并給予通報批評。
六、對借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責任。
第八章附則
一、本制度由行政部門負責解釋及修改，由總經(jīng)理辦公會批準后執(zhí)行。該規(guī)定可以依據(jù)實際情況進行隨時或定期修訂,修訂的版本獲得總經(jīng)理辦公會批準后生效,且自動替代以前的版本。公司全體員工應遵循最新版本的規(guī)定。
二、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。
三、附件
附件1 《檔案移交單》
附件2 《檔案借閱單》
附件3 《檔案銷毀清單》
附件4 《合同登記本》
采購合同管理制度8
第一章總則
第一條：為了規(guī)范公司的采購行為，兼顧質(zhì)量和成本，在保證公司開發(fā)項目正常施工的前提下，提高材料（設(shè)備）質(zhì)量，減少投資成本，設(shè)備材料采購管理制度。提高對供應商的談判能力，以獲得較優(yōu)性價比的采購物資。特制定本制度。
第二條：本制度中所稱“公司”是指榮盛房地產(chǎn)發(fā)展股份有限公司，“分公司”是指榮盛房地產(chǎn)發(fā)展股份有限公司派出之無獨立法人資格的區(qū)域性公司。
第三條：本制度中材料（設(shè)備）領(lǐng)導小組是指在材料（設(shè)備）采購和招投標過程中實施工作指導和監(jiān)督工作的管理機構(gòu)。
第四條：分公司設(shè)有采購部的，材料（設(shè)備）采購工作由采購部門負責；分公司未設(shè)采購部的應在工程部下增設(shè)專職采購人員負責材料（設(shè)備）采購事宜。
第五條：本制度所稱采購人員包括公司采購管理中心人員、各分公司采購人員及其它部門直接或間接參與采購工作的人員。
第六條：材料（設(shè)備）采購的具體流程和細則在《材料（設(shè)備）采購實施細則》中予以明確。
第七條：單宗采購總額預計300萬以上（含)或統(tǒng)一采購能夠獲得較優(yōu)惠的材料(設(shè)備）由公司采購管理中心實施采購工作，單宗采購總額預計300萬以下（不含）由分公司實施采購工作。
第七條：本制度由總則、采購組織機構(gòu)、采購人員職責、工作原則、職業(yè)規(guī)范和罰則六部分組成。
第二章組織機構(gòu)和職責
第八條：材料（設(shè)備）采購組織架構(gòu)：
公司材料（設(shè)備）采購領(lǐng)導小組
公司采購管理中心
分公司材料（設(shè)備）采購領(lǐng)導小組
分公司采購部（工程部）
專職采購人員
第九條：公司材料（設(shè)備）采購領(lǐng)導小組由公司總經(jīng)理、生產(chǎn)副總經(jīng)理、公司財務總監(jiān)、工程部經(jīng)理等組成，公司總經(jīng)理任組長，其它人員為組員。
第十條：分公司材料（設(shè)備）采購領(lǐng)導小組由分公司經(jīng)理、生產(chǎn)副經(jīng)理、財務經(jīng)理和工程部經(jīng)理等組成；分公司經(jīng)理任組長，其它人員為組員。
第十一條：公司監(jiān)事會和公司審計部有權(quán)對公司、分公司采購及采購招標工作進行監(jiān)督和指導。
第十二條：公司材料（設(shè)備）采購領(lǐng)導小組職責：
⑴、對公司及分公司所有采購工作實施指導和管理；
⑵、依據(jù)材料（設(shè)備）采購管理中心提供的報告確定長期戰(zhàn)略合作伙伴；
⑶、負責對分公司權(quán)限之外的材料（設(shè)備）采購招標形式、招標主持人、正式投標人、招標文件的審批及中標人的確定；
⑷、對分公司權(quán)限之外的材料（設(shè)備）采購招標工作實施監(jiān)督；
⑸負責對采購管理中心提出的技術(shù)、經(jīng)濟、節(jié)能等方面的替換方案和建議做出評審和確定；
⑹、對采購管理中心上報的供應商及其產(chǎn)品分析、對比報告做出批復；
⑺、監(jiān)督采購管理中心的運行方式、工作方法及相關(guān)文件下發(fā)；
⑻、其他必須由公司材料（設(shè)備）采購領(lǐng)導小組完成的工作。
第十三條：分公司材料（設(shè)備）采購領(lǐng)導小組職責
⑴、對分公司的材料（設(shè)備）采購工作實施指導和管理；
⑵、對分公司采購人員所上報的《招標主持人請購單》做出批復；
⑶、分公司權(quán)限內(nèi)的招標采購工作的監(jiān)督和實施；
⑷、委派專職的采購人員和具體的材料（設(shè)備）采購領(lǐng)導小組采購招標主持人；
⑸、對分公司權(quán)限范圍內(nèi)的材料（設(shè)備）采購招標形式、正式投標人、招標文件及定購合同的初步評審；
⑹、對分公司采購人員所上報的文件和報告做出批示；
采購合同管理制度9
一、請購及其規(guī)定
1. 請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2. 請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
請購的部門; 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數(shù)量;
請購的物品規(guī)格; 請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等; 請購的物品的要求時間;
請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單審核人; 采購副總審核;
財務審核人; 公司總經(jīng)理。
3. 請購單及其提報規(guī)定
⑴ 請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導審核批準后報采購部門;
⑵ 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進行填寫提報;
⑶ 其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報;
⑷ 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;
⑸ 請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份;
⑹ 涉及到請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;
⑺ 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。
⑻ 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。
⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領(lǐng)導簽字后報采購部。
4. 公司物資請購單的提報部門
⑴ 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報;
⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二. 請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1. 請購的接收要點
⑴ 采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請
購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導審批;
⑵ 接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;
⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;
⑷ 對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2. 請購單的分發(fā)規(guī)定
⑴ 對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;
⑵ 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;
⑶ 無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;
⑷ 重要的項目采購前應征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。
3. 采購周期的規(guī)定
⑴ 單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應超過5天;
⑵ 單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天;
⑶ 請購部門應按照以上規(guī)定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務
時應向領(lǐng)導說明原因;
⑷ 遇到緊急采購應匯報公司領(lǐng)導采取快速優(yōu)先采購的策略。
三. 詢價及其規(guī)定
1. 詢價前應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;
2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購;
3. 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;
4. 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價;
5. 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;
6. 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應對不同品牌進行詢價;
7. 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領(lǐng)導批示。
四. 比價、議價
1. 對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認;
2. 對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;
3. 收到供應單位第一次報價后應向公司領(lǐng)導匯報情況，設(shè)定議價目標或理想中標價格。
4. 重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等;
5. 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。
五. 比價、議價結(jié)果匯總
1. 比價、議價匯總前應匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后方可匯總;
2. 比價、議價結(jié)果匯總應按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;
3. 如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導審核應進行修改或重新處理。
采購合同管理制度10
1.公司采購合同的內(nèi)容
公司采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應當在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：
(l)商品的品種、規(guī)格和數(shù)量
商品的品種應具體，避免使用綜合品名;商品的規(guī)格應具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。
(2)商品的質(zhì)量和包裝
合同中應規(guī)定商品所應符合的質(zhì)量標準，注明是國家或部頒標準;無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規(guī)定出一定的比例，并注明其標準;對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規(guī)定。
(3)商品的價格和結(jié)算方式
合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法;規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。
(4)交貨期限、地點和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。
(5)商品驗收辦法
合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點。
(6)違約責任
簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟活動的進行，因此違約方應負物質(zhì)責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規(guī)定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：
①不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品;
②不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標準交貨;
③逾期發(fā)送商品。
購買者有逾期結(jié)算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。
(7)合同的變更和解除條件
合同中應規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。
此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。
2.采購合同的簽訂
(l)簽訂采購合同的原則
①合同的當事人必須具備法人資格。這里所指的法人，是有一定的組織機構(gòu)和獨立支配財產(chǎn)，能夠獨立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟活動，享有權(quán)利和承擔義務，依照法定程序成立的企業(yè)。
②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內(nèi)容和手續(xù)應符合有關(guān)合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。
③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。
④簽訂合同必須堅持等價、有償?shù)脑瓌t。
⑤當事人應當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。
⑥采購合同應當采用書面形式。
(2)簽訂采購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內(nèi)容進行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟：
①訂約提議。
訂約提議是指當事人一方向?qū)Ψ教岢龅挠喠⒑贤囊蠡蚪ㄗh，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內(nèi)不得拒絕承諾，即提議人在答復期限內(nèi)受自己提議的約束。
②接受提議。
接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內(nèi)容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內(nèi)容反復協(xié)商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。
③填寫合同文本。
④履行簽約手續(xù)。
⑤報請簽證機關(guān)簽證，或報請公證機關(guān)公證。
有的經(jīng)濟合同，法律規(guī)定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。
3.公司采購合同的管理
采購合同的管理應當做好以下幾方面的.工作：
(l)加強對公司采購合同簽訂的管理
加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)企業(yè)的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關(guān)的合同法規(guī)規(guī)定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
(2)建立合同管理機構(gòu)和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應當設(shè)置專門機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，建立合同登記、匯報檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實現(xiàn)。
(3)處理好合同糾紛
當企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時，雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門申請調(diào)解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
(4)信守合同，樹立企業(yè)良好形象
合同的履行情況好壞，不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營活動的順利進行，而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利于樹立良好的企業(yè)形象。
采購合同管理制度11
為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。
一、請購及其規(guī)定
1.請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2.請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
⒂請購的部門;請購物品所屬項目;請購的用途;請購的物品名;請購的物品數(shù)量;請購的物品規(guī)格;請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等;請購的物品的要求時間;請購如有特殊需要請備注;請購單填寫人;請購部門主管;請購單審核人;采購副總審核;財務審核人;公司總經(jīng)理。
3.請購單及其提報規(guī)定
⑴請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導審核批準后報采購部門;⑵固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進行填寫提報;
⑶其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫提報;⑷日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報;
⑸請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份;
⑹涉及到請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;
⑺遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導不在的情況，可以電話或其他形式請示，
征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。
⑻如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領(lǐng)導簽字后報采購部。
4.公司物資請購單的提報部門
⑴公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報;
⑵公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報;⑶公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二.請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1.請購的接收要點
⑴采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導審批;
⑵接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資
料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;
⑶通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;
⑷對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2.請購單的分發(fā)規(guī)定
⑴對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;
⑵對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;
⑶無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;
⑷重要的項目采購前應征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。
3.采購周期的規(guī)定
⑴單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應超過5天;
⑵單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天;⑶請購部門應按照以上規(guī)定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任務
時應向領(lǐng)導說明原因;
⑷遇到緊急采購應匯報公司領(lǐng)導采取快速優(yōu)先采購的策略。
三.詢價及其規(guī)定
1.詢價前應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;
2.屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購;
3.對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;
4.所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結(jié)構(gòu)詢價;
5.對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;
6.詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應對不同品牌進行詢價;
7.在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領(lǐng)導批示。
四.比價、議價
1.對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認;
2.對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出;
3.收到供應單位第一次報價后應向公司領(lǐng)導匯報情況，設(shè)定議價目標或理想中標價格。
4.重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等;
5.參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。
五.比價、議價結(jié)果匯總
1.比價、議價匯總前應匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后方可匯總;
2.比價、議價結(jié)果匯總應按照附表六(比價/招標匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;
3.如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導審核應進行修改或重新處理。
六.合同的簽訂及其規(guī)定
1.合同：是當事人或當事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務關(guān)系的協(xié)議。
⑴合同正文應包含的要素
1)合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;
2)采購物品/項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是不可分割的部分;
3)包裝要求;
4)合同總額應含稅，特殊情況應注明;
5)付款方式;
6)工期;
7)質(zhì)量保證期;
8)質(zhì)量要求及規(guī)范;
9)違約責任和解決糾紛的辦法;
10)雙方的公司信息;
11)其他約定。
⑵合同簽訂及其規(guī)定
1)如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責任;
2)擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;
3)為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;
4)遇貨物訂購數(shù)量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點;
5)質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品保質(zhì)期;
6)詳細約定發(fā)票的提供時間及要求;
7)與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款;
8)違約責任一定要詳細、具體;
9)比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作;
10)合同簽訂應按照附表七(合同審查批準單)的格式對合同初稿進行巡簽審查;
11)合同巡簽審查通過后應由公司領(lǐng)導簽字，加蓋公司合同章方可生效;
12)簽訂的所有合同應及時報送財務部門。
七.付款及合同執(zhí)行
1.付款規(guī)定
⑴按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款;
⑵按照貴公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八(資金支出審批單)，該審批單巡簽我那比后提交財務部付款;
⑶財務部門在接到付款審批單后應在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況狂延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領(lǐng)導。
2.合同執(zhí)行
⑴已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導;
⑵已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約;
⑶合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同。
八.報驗與入庫
1.報驗
⑴供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收;
⑵對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行;
⑶達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收;⑷質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)
檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應負主要責任;
⑸用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。
2.入庫
⑴公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收;⑵合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運;
⑶質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受;
⑷質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單;
⑸質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務按照公司財務規(guī)定入庫。
采購合同管理制度12
一、目的
為了規(guī)范餐廳食材的采購、節(jié)約采購成本、滿足經(jīng)營的需求、提高經(jīng)濟效益，特制定本制度。
二、采購方式及供貨商的確定
（一）采購方式確定原則：
1.對于用量大、消耗快、周轉(zhuǎn)頻繁的食材，采購員可選擇供應商送貨方式；
2.對于使用頻率低，不容易集中采購的食材可由采購員自行采購；
（二）供應商確定原則
1．初選供貨商：要深入細致的進行市場調(diào)查，采購員要從所在縣城找出三家以上有代表性的供貨商，進行綜合考察，在考察中要重點了解供貨商的實力，專業(yè)化程度，食材來源，價格、質(zhì)量及其目前的供貨情況；
2．使用供貨商：對于同類商品采購員要找出兩家同時供貨，重點從質(zhì)量、價格、服務三方面進行比較使用；
3．確定供貨商：在使用一個月的基礎(chǔ)上、由主管經(jīng)理、出入庫人員、餐廳部門負責人、采購人員組成審查小組，以民主表決的方式集中投票表決來確定；
4．簽訂供貨合同：確定供貨商后，由采購人員與供貨商簽訂供貨合同，合同的期限不得超過三個月；
5．供貨商的更換與續(xù)用：在合作的過程中，如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為，在合同期滿前，由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。
三、市場調(diào)查原則
1．由主管經(jīng)理、餐廳出入庫人員、采購人員、餐廳部門負責人每月不少于兩次以上市場調(diào)查。調(diào)查后需有調(diào)查記錄，寫明調(diào)查人員、調(diào)查時間、調(diào)查地點及調(diào)查結(jié)果，由各部門負責人簽字后交綜合部存檔；
2．調(diào)查時間、地點的選擇，每項15天調(diào)查一次，以批發(fā)市場早市開市期間為調(diào)查區(qū)間，調(diào)查的市場以供貨商所在的市場為準；
3．調(diào)查的方法和程序：調(diào)查組應遵循先蔬菜、鮮貨，后干雜調(diào)料、糧油、酒水的原則，單項食材的調(diào)查不應低于三家。調(diào)查中要堅持集中調(diào)查的原則，調(diào)查時應實行看、聞、摸等方法，必要時可進行采樣。對被調(diào)查的商品要詳細的了解產(chǎn)地、規(guī)格、品質(zhì)、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等。在詢價后要進行討價還價，切忌只記錄賣方的一口價；
4．調(diào)查結(jié)果由調(diào)查小組結(jié)合實地調(diào)查結(jié)果和咨詢結(jié)果進行綜合討論通過；
5．零星物品的調(diào)查由出入庫、或委托其他人（采購人員除外）實施。
四、采購的定價原則
1．對供貨商所供食材的定價：在市場調(diào)查的基礎(chǔ)上，每周制定一次，零星物品的采購價格不定期進行；
2．定價程序：由采購人員起根據(jù)市場調(diào)查的結(jié)果與供貨商討價還價后予以確認。
五、申購程序
1．對于經(jīng)常性食材的采購應由餐廳部門負責人每周固定時間定期報計劃，經(jīng)主管經(jīng)理審批后，交由采購人員辦理；
2．需臨時采購的物品由餐廳負責人填寫申購單，經(jīng)主管經(jīng)理、總經(jīng)理審批后方可辦理，申購單一式二份，寫明所需物品的品種、數(shù)量、規(guī)格等；
六、采購數(shù)量、周期的確定
餐廳部門負責人根據(jù)不同的季節(jié)和吃飯人數(shù)來確定定采購的數(shù)量與周期，如果采購計劃多報、虛報出現(xiàn)爛菜浪費現(xiàn)象，由餐廳負責人承擔全部責任。（春季、秋季、冬季每周采購兩次，夏季每周采購三次）
七、貨物的驗收原則、出入庫
驗收的質(zhì)量標準：
驗收人員：采購人員、出入庫人員、餐廳部門負責人等共同驗收；
驗收程序
1．餐廳入庫人員對采購人員所采購的材料進認真驗收、檢核貨物的數(shù)量、重量、質(zhì)量，保存有效期等，符合要求的方能入庫，對于驗收不合格的物品給予退回，嚴禁入庫。
2．驗收合格的物品，開具入庫單，“入庫單”填寫完后，由采購人員、餐廳部門負責人、出入庫人員簽字生效，簽字后的“入庫單”一式三聯(lián)即：第一聯(lián)出入庫留存、第二聯(lián)采購人員交財務部作為記賬憑證、第三交總經(jīng)理。
3、餐廳領(lǐng)菜出庫時，出庫人員填寫出庫單，由經(jīng)辦人或餐廳負責人簽字生效。
八、采購事項
采購人員要嚴格履行自己的職責，在訂貨、采購工作中實行“貨比三家”的原則。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務好的前提下，選購低價物資，做到質(zhì)優(yōu)價廉。嚴格遵守本公司的各項規(guī)章制，做到有令即行，有禁即止。必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責，在采購工作中做到廉潔自律、秉公辦事、不謀私利。
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