學(xué)生資助檔案管理制度
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學(xué)生資助檔案管理制度1
第一章總則
第一條為規(guī)范華北電力大學(xué)學(xué)生資助檔案，維護(hù)學(xué)生資助檔案真實(shí)、完整和安全，規(guī)范學(xué)生資助工作，現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《華北電力大學(xué)檔案管理辦法》(華電校檔〔2013〕1號(hào))等相關(guān)文件，結(jié)合學(xué)生資助工作實(shí)際，特制定本辦法。
第二條學(xué)生資助管理中心負(fù)責(zé)統(tǒng)籌全校學(xué)生資助檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀和使用等管理工作，學(xué)生資助工作領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)學(xué)校學(xué)生資助檔案管理負(fù)主要責(zé)任。
第三條本辦法所稱學(xué)生資助檔案，是指涉及資助業(yè)務(wù)的部門在落實(shí)資助政策過程中，直接形成的各種原始材料和歷史記錄的總稱，是落實(shí)國家和學(xué)校資助政策的重要憑證。包括但不僅限于學(xué)生注冊(cè)學(xué)籍審批名冊(cè)、受助申請(qǐng)、受助資格審查與公示、學(xué)校審核、學(xué)生異動(dòng)管理、資助資金發(fā)放與管理等全部文件資料。
第四條學(xué)生資助檔案分為文件類、表冊(cè)類、財(cái)務(wù)類、電子類四大類。
第五條學(xué)生資助檔案的保管期限分為永久和定期，具體辦法參見《華北電力大學(xué)檔案管理辦法》。
第二章檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第六條學(xué)生資助管理中心是學(xué)生資助檔案工作的管理部門。各學(xué)院分管學(xué)生工作黨委(黨總支)副書記是檔案管理工作的具體負(fù)責(zé)人，各學(xué)院配備兼職檔案管理人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定,按學(xué)校要求落實(shí)本單位學(xué)生資助檔案的管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)及檔案基礎(chǔ)知識(shí)，熟悉業(yè)務(wù)，忠于職守，保障資助信息安全。
第七條學(xué)校學(xué)生資助管理中心職責(zé)
(一)學(xué)生資助管理中心應(yīng)接受同級(jí)教育行政部門和檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，應(yīng)依法為教育部門、金融機(jī)構(gòu)、受助學(xué)生和家長等提供檔案信息查詢服務(wù)。
(二)學(xué)生資助管理中心全面負(fù)責(zé)指導(dǎo)各學(xué)院資助業(yè)務(wù)檔案管理工作，進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保學(xué)生資助檔案妥善保管、有序存放，嚴(yán)防毀損、遺失和泄密。
(三)學(xué)生資助管理中心督促各學(xué)院對(duì)本院學(xué)生資助檔案的接收、保管統(tǒng)計(jì)和使用，負(fù)責(zé)到期學(xué)生資助檔案的鑒定銷毀指導(dǎo)工作。已畢業(yè)學(xué)生的需要永久保留的學(xué)生資助檔案由學(xué)生資助管理中心保管五年后,移交檔案館保存。
(四)學(xué)生資助管理中心針對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)建立具有防火、防盜、防霉、防潮等適合保管檔案的專用學(xué)生資助檔案柜，學(xué)生資助檔案應(yīng)使用密集架或?qū)Ｓ描F皮柜保管;針對(duì)電子檔案應(yīng)做好備份，同時(shí)確保網(wǎng)絡(luò)安全性、資助信息安全，并同有訪問權(quán)限的管理人員簽訂保密協(xié)議。檔案的保密工作按照國家和學(xué)校的規(guī)章制度執(zhí)行。
(五)學(xué)生資助管理中心應(yīng)建立檔案工作檢查、考核和獎(jiǎng)勵(lì)制度，明確專(兼)檔案人員的崗位職責(zé)，對(duì)于在檔案工作中做出顯著成績的學(xué)院和個(gè)人，予以獎(jiǎng)勵(lì)和表彰。
(六)學(xué)生資助管理中心應(yīng)建立檔案工作處罰制度，對(duì)于違反《中華人民共和國檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《華北電力大學(xué)檔案管理辦法》、《華北電力大學(xué)學(xué)生資助檔案管理辦法》的行為，按照有關(guān)規(guī)定予以處理，有下列行為之一的，學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或直接責(zé)任人員依法給予行政處分;涉嫌犯罪的應(yīng)依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任:
1.玩忽職守造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的。
2.違反保密規(guī)定擅自提供，抄錄或公布檔案的。
3.涂改或偽造檔案的。
4.擅自出賣、贈(zèng)送或交換檔案的。
5.不按規(guī)定歸檔或拒絕歸檔的，阻止別人依法歸檔或者將檔案據(jù)為已有的。
6.其它違反檔案法律法規(guī)、信息安全法規(guī)和學(xué)校有關(guān)檔案管理規(guī)章制度的行為。
第八條學(xué)院檔案管理員職責(zé)
(一)嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定和程序收集、整理、立卷、歸檔、保管學(xué)生資助業(yè)務(wù)紙質(zhì)和電子材料。收集過程中應(yīng)對(duì)學(xué)生資助檔案的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，凡字跡模糊、印章不清、殘缺不齊、銜接無序等不適宜歸檔的文件材料，應(yīng)退回整改，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改(整理方法參見《華北電力大學(xué)檔案管理辦法》)。
(二)學(xué)院學(xué)生資助檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將本部門各崗位人員手中已辦結(jié)的.學(xué)生資助業(yè)務(wù)材料收集齊全、整理規(guī)范、裝訂成冊(cè)并定期向?qū)W生資助管理中心檔案室歸檔;本部門已畢業(yè)學(xué)生的學(xué)生資助檔案，應(yīng)于學(xué)生畢業(yè)后6個(gè)月內(nèi)向?qū)W生資助管理中心檔案室歸檔，辦理歸檔交接手續(xù)。
(三)未按規(guī)定建立檔案工作，不按規(guī)定移交檔案，給受助學(xué)生造成損失的，將依照《檔案法》、《華北電力大學(xué)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定予以查處，并追究單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員的法律責(zé)任。
第三章歸檔范圍
第九條學(xué)校學(xué)生資助管理中心檔案歸檔范圍
(一)全校資助經(jīng)費(fèi)預(yù)算及監(jiān)管。資助專項(xiàng)資金預(yù)算文件、資助資金撥付銀行憑證，資助經(jīng)費(fèi)管理、撥付及使用等相關(guān)資料。
(二)各類由教育部、全國學(xué)生資助管理中心下達(dá)的資助政策文件。
(三)全日制教育學(xué)生學(xué)籍注冊(cè)、變動(dòng)。包括轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、留級(jí)、休學(xué)、退學(xué)、注銷、復(fù)學(xué)、死亡的學(xué)生等情況名冊(cè)(僅限于教務(wù)處提供的學(xué)籍注冊(cè)、變動(dòng)批復(fù)名冊(cè)復(fù)印件)。
(四)學(xué)院“獎(jiǎng)勤助貸補(bǔ)免”等資助項(xiàng)目學(xué)生初審名冊(cè)，校內(nèi)公示結(jié)果及投訴處理情況。
(五)學(xué)生資助誠信電子檔案，范圍涵蓋學(xué)生個(gè)人繳費(fèi)、貸款、受助等誠信狀況信息。
(六)定期或不定期檢查學(xué)院落實(shí)學(xué)校資助政策情況的信訪、舉報(bào)、投訴資助工作違紀(jì)違規(guī)案件調(diào)查取證、處理結(jié)果等相關(guān)資料。
第十條學(xué)院檔案管理人員檔案歸檔范圍
(一)“獎(jiǎng)勤助貸補(bǔ)免”及家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生資格認(rèn)定等初審材料。
(二)學(xué)生資助誠信紙質(zhì)和電子檔案，范圍涵蓋學(xué)生個(gè)人繳費(fèi)、貸款、還款及受助等誠信狀況信息。
(三)公示結(jié)果及學(xué)生、群眾投訴處理記錄，信訪事件核實(shí)等過程中形成的有價(jià)值的各種載體、介質(zhì)等不同形式的材料。
第四章附則
第十一條本辦法自印發(fā)之日起施行。
第十二條本辦法解釋權(quán)歸華北電力大學(xué)學(xué)生資助工作領(lǐng)導(dǎo)小組。
學(xué)生資助檔案管理制度2
為了保護(hù)好獎(jiǎng)助金、助學(xué)貸款、困難學(xué)生資助等項(xiàng)工作的紙質(zhì)檔案，維護(hù)紙質(zhì)檔案的`完整與安全，便于保管和利用，特制定本制度。
一、檔案管理工作人員要忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。
二、資助工作中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，都必須及時(shí)歸檔保存。
三、檔案資料歸檔后要進(jìn)行分類、編目和鑒定工作。
四、檔案資料做好防潮、防塵和防蟲等保護(hù)工作。
五、檔案資料存放要排列有序，編制相關(guān)的檔號(hào)，便于查找。
六、定期對(duì)檔案保管的狀況定期進(jìn)行檢查、清理和核對(duì)。
七、檔案外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
八、年終組織收集整理有關(guān)資助資料，分類裝訂、分類編號(hào)、分類保管。
學(xué)生資助檔案管理制度3
第一條為規(guī)范學(xué)校學(xué)生資助工作檔案(以下簡稱“資助檔案”)管理，保證資助檔案真實(shí)、完整和安全，充分發(fā)揮資助檔案的作用，根據(jù)上級(jí)有關(guān)要求，結(jié)合我區(qū)實(shí)際，制定本辦法。
第二條學(xué)校學(xué)生資助管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)本校資助檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀和利用等管理工作。
第三條本辦法所稱資助檔案，指學(xué)校在學(xué)生資助管理工作中形成的具有保存和查考價(jià)值的各種文字材料、圖表、聲像圖片、電子文檔等不同載體的過程記錄。
1.資助管理工作文件：
(1)國家、省、市、區(qū)相關(guān)文件;
(2)學(xué)校有關(guān)文件:學(xué)校學(xué)生資助管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組構(gòu)成與職責(zé)，班級(jí)民主評(píng)議小組構(gòu)成與職責(zé)，資助工作制度、計(jì)劃、方案、總結(jié)與記錄等。
2.政府資助管理材料：
(1)資助申請(qǐng)表，附：家庭經(jīng)濟(jì)困難證明(建檔立卡、低保、孤兒、殘疾等證件復(fù)印件或證明)，身份證明(戶口頁和身份證復(fù)印件)，受領(lǐng)資助費(fèi)的`銀行賬戶復(fù)印件等;
(2)資助匯總表;
(3)資助公示表、公示照片及公示報(bào)告;
(4)資助發(fā)放表(資助費(fèi)簽領(lǐng)表或銀行轉(zhuǎn)賬憑證)。
3.學(xué)校資助管理材料：學(xué)校資助(減免食宿費(fèi)等)，特別是幼兒園提取事業(yè)收入資助(減免保教費(fèi)、食宿費(fèi)等)，要有學(xué)校資助申請(qǐng)表、匯總表和簽領(lǐng)表。
4.社會(huì)資助管理材料：要有各項(xiàng)社會(huì)資助申請(qǐng)表、匯總表及簽領(lǐng)表。
5.其他資助管理材料：中職學(xué)生頂崗實(shí)習(xí)材料，資助育人材料，資助宣傳材料，來信來訪與調(diào)查記錄，核查通知與回復(fù)等。
6.資助管理工作電子文檔：參照紙質(zhì)材料分類歸檔并妥善保存。
第四條學(xué)校要設(shè)立資助檔案室(可兼用)，資助檔案集中于檔案室專柜保存，明確管理人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。
第五條資助檔案在每學(xué)期學(xué)生資助工作完成后進(jìn)行整理，按學(xué)期、項(xiàng)目分類裝訂入冊(cè)，要有目錄頁和備考頁，備考頁要注明冊(cè)內(nèi)文件情況、建冊(cè)人、檢查人、建冊(cè)時(shí)間等。
第六條資助檔案用統(tǒng)一規(guī)格檔案盒保存。檔案盒要統(tǒng)一封面設(shè)計(jì)，在正面和脊面注明該盒檔案文件名稱，包括學(xué)校、年份、學(xué)期、項(xiàng)目、冊(cè)號(hào)等(如xx學(xué)校xx年xx學(xué)期xx項(xiàng)目材料共x冊(cè)第x冊(cè))。
第七條資助檔案不對(duì)外開放，學(xué)校依法為教育、紀(jì)檢和監(jiān)察等部門提供檔案信息查詢服務(wù)。外單位、學(xué)生和學(xué)生家長要求查閱資助檔案的.，須經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。查閱者不得丟失、損毀、涂改資助檔案。
第八條資助檔案保存期限為六年。資助檔案保存到期銷毀時(shí)，要有三名資助管理人員在場，填寫好銷毀記錄并簽字，銷毀記錄永久保存。
第九條本辦法由區(qū)學(xué)生資助管理中心負(fù)責(zé)解釋。
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