小學(xué)師德檔案管理制度

時間：2023-12-12 11:40:43 德燊制度

小學(xué)師德檔案管理制度（精選12篇）

　　在學(xué)習(xí)、工作、生活中，制度使用的頻率越來越高，制度就是在人類社會當(dāng)中人們行為的準(zhǔn)則。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？以下是小編為大家收集的小學(xué)師德檔案管理制度，歡迎大家分享。

小學(xué)師德檔案管理制度（精選12篇）

　　小學(xué)師德檔案管理制度 1

　　一、各類檔案負(fù)責(zé)人要隨時做好檔案資料的'收集、管理、歸檔工作。

　　二、檔案室除檔案管理員外，他人不得擅自入內(nèi)。

　　三、管理員要堅守崗位，認(rèn)真負(fù)責(zé)，要定期檢查防水、防盜設(shè)施效能。檔案室和櫥柜的鑰匙不得隨意轉(zhuǎn)讓他人，特殊情況由領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，要注意關(guān)好門、窗、鎖、燈。

　　四、檔案室內(nèi)不準(zhǔn)接待客人，不準(zhǔn)吸煙，禁止使用明火照明。

　　五、管理員在接收檔案時，要嚴(yán)格履行接交手續(xù)，填寫移交檔案清單，并做好整理、分類、保管和統(tǒng)計工作。

　　六、管理員按規(guī)定將檔案分類排放，排列整齊，檔案的整理符合基礎(chǔ)教育管理要求和“兩基”要求。

　　七、管理員要熟悉檔案存放情況，對檔案的保管定期進(jìn)行檢查、校對，做到帳物相等，對破損和字跡退色的檔案，應(yīng)及時復(fù)制。

　　八、檔案室要經(jīng)常保持清潔整齊，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光等工作。

　　九、切實做好檔案借閱記錄，對借出檔案要登記造冊，并在一定時間內(nèi)收回。

　　十、檔案管理人員不許私自銷毀檔案，要經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可銷毀相關(guān)檔案。

　　小學(xué)師德檔案管理制度 2

　　一、檔案的建立

　　(一)建立健全校各類檔案，目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。

　　(二)全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校檔案、教師檔案和學(xué)生檔案。

　　二、檔案立卷歸檔

　　(一)凡是本單位具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。

　　(二)檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進(jìn)袋入檔。

　　(三)凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價值的`其他資料，學(xué)校可根據(jù)需要自行決定是否保存。

　　三、檔案補(bǔ)充

　　(一)教職工考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)，獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。

　　(二)文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號登記，交校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后即立卷歸檔。

　　(三)校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補(bǔ)充的重點，平時校長室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、工會、團(tuán)隊等部門應(yīng)將有關(guān)材料分類保存，每學(xué)期結(jié)束時，集中交檔案人員立卷歸檔。

　　四、檔案查閱

　　(一)校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。

　　(二)凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。

　　五、檔案安全保密

　　(一)嚴(yán)守有關(guān)保密守則，加強(qiáng)檔案管理人員的組織紀(jì)律。

　　(二)檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風(fēng)，嚴(yán)禁吸煙。

　　小學(xué)師德檔案管理制度 3

　　為了加強(qiáng)體育教學(xué)檔案管理工作，提高體育教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，體現(xiàn)體育組的教學(xué)情況，實現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化和現(xiàn)代化，更好地為體育組的教學(xué)服務(wù)，特制定本制度：

　　一、歸檔

　　體育教學(xué)文件材料歸檔是指把體育組在教學(xué)過程中形成的具有保存價值的資料和文件，按照分類保管的辦法集中存放，以供檢索、查閱。

　　二、歸檔范圍

　　1、教育局及學(xué)校有關(guān)體育教學(xué)的文件；

　　2、體育組人員組成及變動情況，教師業(yè)務(wù)情況登記表，教師基本情況材料（含學(xué)歷、學(xué)位、職稱、履歷、業(yè)務(wù)情況獎懲、科研成果等的原件或復(fù)印件）；

　　3、教學(xué)改革方案、計劃；

　　4、教材、教學(xué)參考資料，各種圖片、聲像資料；

　　5、典型教案、體育教師備課計劃及記錄；

　　6、教學(xué)進(jìn)度表；

　　7、教學(xué)總結(jié)與考核；

　　8、運動會方案、比賽過程圖片、比賽結(jié)果；

　　9、學(xué)生考試成績及學(xué)生體質(zhì)與健康測試達(dá)標(biāo)情況；

　　10、學(xué)生在各類體育比賽中的獲獎證書。

　　三、歸檔程序

　　（一）形成積累

　　1、在教學(xué)過程中，各體育教師把自己的`有關(guān)需歸檔的材料整理完畢并寫好目錄，裝訂后交體育組檔案管理員（如果沒有專職管理員的，一般由體育組組長兼任）歸檔；

　　2、體育組檔案管理員按文件材料分類列表歸檔，并定期整理。

　　（二）整理組卷

　　1、檔案管理員要對檔案進(jìn)行分類存放，并造冊存于電腦，以供查閱；

　　2、卷內(nèi)密不可分的文件材料應(yīng)按正件在前附件在后，印件在前定稿在后的要求排列；

　　3、檔案制成要求材料質(zhì)量優(yōu)良、書寫字跡工整，文字清晰。文字書寫禁止使用紅墨水、鉛筆，非檔案專用圓珠筆及復(fù)寫；

　　4、文件材料收集齊全、完整且審核、簽發(fā)手續(xù)完備；

　　5、填寫案卷封面各欄目，標(biāo)題要簡短、明確。

　　4、檔案的查閱

　　外單位人員要查閱、借閱、復(fù)印檔案的要經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，體育組檔案管理員要將檔案的查閱、借閱、復(fù)印情況進(jìn)行詳細(xì)登記。

　　5、施行時間

　　本制度自20xx年1月1日起施行。

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　　為促進(jìn)教育科研檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，不斷提高學(xué)校管理水平，使教育科研檔案更好地為教師服務(wù)，為提高教育質(zhì)量服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和我校教育科研檔案工作實際，特制訂本制度。

　　一、立卷歸檔學(xué)校、區(qū)、市、省、全國級教育科研立項課題均要立卷歸檔。各級的立項課題結(jié)題二個月后由學(xué)校教科室負(fù)責(zé)人將所有材料（立項文件、課題申報表、實施方案、實驗報告或結(jié)題論文，以及調(diào)查材料等）立為一卷。

　　二、裝訂成冊檔案按文件內(nèi)容進(jìn)行分類并裝訂成冊，標(biāo)題簡明確切，書寫整齊，編好明碼。

　　三、分類存放按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠等設(shè)施。

　　四、保管期限省、國家級立項課題保管期限為永久，區(qū)、市級立項課題保管期限為長期，學(xué)校立項課題保管期限為短期。

　　五、借閱利用因工作需要借閱教育科研檔案，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)，用后及時歸還。查閱時不得污損、卷折，不得在卷內(nèi)劃線、打圈、批注和涂改。若需要復(fù)印，請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。

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　　一、檔案建立

　　（一）建立健全學(xué)校退管工作檔案，目的主要在于為上級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門以及學(xué)校分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校退管工作和對該工作作出決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。校領(lǐng)導(dǎo)對此應(yīng)高度重視，并由校長親自具體負(fù)責(zé)和指導(dǎo)資料的`收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔建檔工作。

　　（二）學(xué)校建立的退管工作檔案資料由學(xué)校檔案員管理。

　　二、檔案立卷

　　（一）檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、裝訂、編制目錄，進(jìn)袋入檔。檔案案袋、檔案卷的規(guī)格要符合上級有關(guān)部門統(tǒng)一要求。

　　（二）卷宗必須注明保存期限，凡注明“暫存”的資料一般以一年為限；注明“短期”的一般五年為限；注明“長期”的由學(xué)校根據(jù)實際需要決定保存期限。

　　（三）凡檔案資料收集范圍細(xì)目中未編入，但確有使用、保存價值的其它資料，學(xué)校可根據(jù)需要自行決定是否留存。

　　三、檔案查閱

　　（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案資料室人員仔細(xì)核對簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。

　　（二）校內(nèi)相關(guān)人員借閱檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。

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　　檔案存放管理制度

　　一、檔案分類存入檔案柜。

　　二、放置檔案柜室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和堆放雜物。

　　三、檔案柜、箱須放置防蟲劑。

　　四、室內(nèi)須保持清潔衛(wèi)生，并配有遮陽設(shè)施。

　　檔案保密制度

　　一、學(xué)生心理輔導(dǎo)內(nèi)容屬于最高級（道德級）保密，應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國家有關(guān)保密工作的.法律、法規(guī)、制度。

　　二、查閱檔案資料，未經(jīng)輔導(dǎo)中心主任批準(zhǔn)，不得帶離。

　　三、非檔案管理人員，不得隨便提取檔案資料。

　　四、除了心理輔導(dǎo)員、心理輔導(dǎo)中心主任及心理輔導(dǎo)員以外，學(xué)校任何其他人員包括班主任、任課教師和輔導(dǎo)員等，都無權(quán)查看學(xué)生心理檔案材料。

　　五、在心理輔導(dǎo)工作中，一旦發(fā)現(xiàn)來訪者有危害自身和他人的情況，必須采取必要措施，防止意外事件發(fā)生（必要時應(yīng)通知有關(guān)部門或家屬），但應(yīng)將有關(guān)信息的暴露程度限制在最小范圍內(nèi)。

　　六、發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)、保密或保衛(wèi)部門，當(dāng)事者要寫出書面報告。

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　　一、咨詢室工作人員須在規(guī)定的時間內(nèi)按時到崗、到位。

　　二、咨詢?nèi)藛T對待來訪者要尊重，理解，關(guān)心。

　　三、咨詢?nèi)藛T在咨詢時，要做到傾聽，做好記錄。

　　四、咨詢?nèi)藛T在分析問題時，要做到客觀、仔細(xì)、耐心。

　　五、咨詢?nèi)藛T要及時整理來訪者的材料，并做好分析與總結(jié)。

　　六、咨詢?nèi)藛T嚴(yán)格遵守保密原則。

　　七、咨詢室在一定時期內(nèi)要將咨詢情況歸檔，備以后查閱。

　　八、咨詢?nèi)藛T遇到確有心理問題嚴(yán)重到精神問題者可介紹到他處就醫(yī)。

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　　一、每年對所有新生進(jìn)行心理健康普查，并建立心理健康檔案。

　　二、心理檔案應(yīng)包括學(xué)生的基本情況、家庭情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、自我評價、心理測量結(jié)果及分析等；日常的咨詢情況，要及時補(bǔ)充到檔案中。

　　三、尊重來訪者，嚴(yán)守秘密，在來訪者同意的`前提下填寫《心理咨詢記錄》，并由專人保管。

　　四、心理檔案要統(tǒng)一保管在指定的檔案柜中，由專職人員負(fù)責(zé)保管。值班人員如需調(diào)閱，需登記并寫明原因，用后及時歸還，不得私自帶出中心。

　　五、檔案只能作為輔導(dǎo)人員開展輔導(dǎo)服務(wù)的依據(jù)，要實行專人管理，不得對外公開，確保其保密性。

　　六、特殊情況若確需對外提供或帶出時，必須經(jīng)負(fù)責(zé)人同意，并隱去全部可辨認(rèn)的來訪者信息。如有損壞或丟失，借出人要負(fù)全部責(zé)任。

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　　一、檔案工作制度

　　（一）學(xué)校檔案管理工作有辦公室負(fù)責(zé)。檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，根據(jù)學(xué)校工作的需要，編制必要的檢索工具，充分利用檔案信息資源，為教育、教學(xué)工作服務(wù)；

　　（二）凡利用檔案資料者必須確保檔案的安全，不得遺失、涂改、勾畫、批注、剪裁、拆卷和折疊；

　　（三）利用檔案工作結(jié)束后，利用者須如實填寫《檔案利用效果登記表》，及時交檔案室存查；

　　（四）歸還檔案時，檔案管理人員必須當(dāng)面嚴(yán)格檢查核對，如發(fā)現(xiàn)與原卷不符或其他問題，應(yīng)及時報告；

　　（五）檔案管理人員要注意收集檔案利用效果的反饋意見，不斷總結(jié)經(jīng)驗，做好檔案開發(fā)利用工作。

　　二、檔案保密制度

　　（一）檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密法規(guī)及檔案管理的`規(guī)章制度，確保檔案的安全；

　　（二）保密檔案的保管和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)辦理；

　　（三）保密檔案要嚴(yán)格限制查閱利用范圍，查閱利用須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用保密檔案，嚴(yán)禁復(fù)印、摘抄、涂改、偽造、圈劃、抽換、批注、折縐，如發(fā)現(xiàn)此類情況，應(yīng)及時追查并報告領(lǐng)導(dǎo)；

　　（四）保密檔案要專人管理，定期檢查。嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，對失密、泄密事件要及時報告并認(rèn)真查處，情節(jié)嚴(yán)重者要追究法律責(zé)任；

　　（五）檔案管理人員要嚴(yán)守秘密，不得將保密檔案私自帶出檔案室，言談通信中不得涉及保密檔案事宜。

　　三、檔案保管制度

　　（一）檔案室由專人管理，未經(jīng)工作人員許可，不得擅自進(jìn)入檔案室；

　　（二）嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱、歸還登記制度，個人不得私自保存檔案；

　　（三）檔案保管工作要做到四不：不散、不亂、不丟、不壞；

　　（四）檔案閱覽室及檔案室（庫）內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁在其周圍堆放易燃易爆物品；

　　（五）檔案室（庫）要保持衛(wèi)生清潔，做到“八防”：防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防盜、防蟲、防鼠，確保檔案的安全；

　　（六）隨時檢查庫房消防設(shè)備、電器電源及門窗等設(shè)施設(shè)備的安全情況，發(fā)現(xiàn)問題要立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取有效措施及時解決[本文由網(wǎng)站

　　四、檔案查閱、借閱制度

　　（一）查閱檔案，必須在檔案室進(jìn)行；

　　（二）查閱檔案，如需復(fù)印或摘抄，需經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)同意。復(fù)印材料由檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理。摘抄的材料，由檔案管理人員認(rèn)真審查核對，不得有誤；

　　（三）檔案一般不外借，如有特殊情況需借閱時，經(jīng)局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，履行借閱手續(xù)；

　　（四）借閱檔案時間最長為一個月，如不能按時歸還，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱的檔案必須妥善保管，不得泄密、遺失或轉(zhuǎn)借他人，更不得在材料上涂改、污損或作任何標(biāo)記；

　　（五）歸還檔案時，檔案管理人員必須詳細(xì)檢查檔案材料是否完整無損，并在借閱登記簿上注明歸還時間。

　　五、檔案鑒定和銷毀制度

　　（一）學(xué)校行政辦公室及有關(guān)人員負(fù)責(zé)對本校保存的檔案進(jìn)行鑒定；

　　（二）學(xué)校檔案鑒定小組每年年初對各處室交回的檔案材料進(jìn)行鑒定，對不符合要求的檔案材料重新整理。每年年終根據(jù)《檔案保管期限表》的規(guī)定，對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，決定銷毀確無利用價值的檔案；

　　（三）銷毀檔案需逐卷、逐件登記造冊，經(jīng)學(xué)校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，在指定地點銷毀。銷毀時必須由兩人以上監(jiān)銷。監(jiān)銷人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，防止在銷毀過程中遺失材料，保證絕對安全。

　　六、檔案統(tǒng)計制度

　　（一）檔案統(tǒng)計工作由檔案管理員負(fù)責(zé)；

　　（二）檔案統(tǒng)計要實事求是，如實反映客觀情況，做到準(zhǔn)確、及時、完整、系統(tǒng)；

　　（三）統(tǒng)計內(nèi)容主要有：檔案機(jī)構(gòu)人員情況，保存檔案、資料狀況，檔案資料收進(jìn)和移出數(shù)量，檔案利用情況，檔案庫房、設(shè)備情況以及上級機(jī)關(guān)和檔案部門要求統(tǒng)計的其他內(nèi)容；

　　（四）上級機(jī)關(guān)和檔案部門要求報送的各種統(tǒng)計報表、資料，必須按照要求統(tǒng)計、填寫，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報出；

　　（五）各種檔案統(tǒng)計報表、資料、情況分析均應(yīng)存檔。

　　小學(xué)師德檔案管理制度 10

　　為了加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為學(xué)校管理服務(wù)，結(jié)合本校實際情況，特制定本制度。

　　一、總則

　　第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。

　　第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作。

　　第三條根據(jù)檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負(fù)責(zé)檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員，負(fù)責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。

　　二、立卷、歸檔

　　第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。

　　第五條各類文件、資料由綜合檔案室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。

　　第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括上級文件，內(nèi)部資料，活動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。

　　第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律，保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件、資料的保存價值，便于保管和利用。

　　第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。

　　1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。

　　2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列，由財務(wù)室整理歸檔。

　　3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學(xué)生處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

　　4、教師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類、整理，由教務(wù)處負(fù)責(zé)收集、整理歸檔。

　　5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。

　　6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。

　　7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。

　　第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。

　　1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠(yuǎn)利用價值的文件，劃為永久保存。

　　2、長期保存。凡是在相當(dāng)長時間內(nèi)需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

　　3、短期保存。凡是在較短時間內(nèi)需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。

　　第十條文件的組合。組合的基本作法如下：

　　1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。

　　2、會議文件應(yīng)單獨組合。

　　3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。

　　4、工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按部門名稱組合。

　　5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。

　　第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。

　　第十三條歸檔時間。

　　1、階段歸：凡專項工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務(wù)完成后，相關(guān)部門一個月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項負(fù)責(zé)人審定后，交綜合檔案室歸檔。

　　2、隨時歸：上級文件、通知，人事調(diào)動材料，在落實好文件精神或辦好調(diào)動手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。

　　3、年度歸：各項管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負(fù)責(zé)人審定后，向綜合檔案室移交。

　　第十四條歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：

　　1、歸檔的文件、材料必須準(zhǔn)確地反映學(xué)校各項活動的真實情況和歷史過程。

　　2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。

　　3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。

　　4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

　　第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。

　　三、檔案的管理和利用

　　第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進(jìn)行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。

　　第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。

　　第十八條檔案的.利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時歸還。

　　第十九條借用檔案人員必須做到：

　　1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護(hù)檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。

　　2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應(yīng)及時歸還，歸還時要進(jìn)行清查、核對和注銷。

　　3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準(zhǔn)。調(diào)閱帶密級或重要的管理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意方可進(jìn)行。只有在上一級黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或司法機(jī)關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項工作必須的特殊情況下，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，方可將檔案原件借出室外使用。

　　4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時，應(yīng)征得檔案管理人員同意。

　　第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到：

　　1、接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

　　2、要仔細(xì)檢查歸還檔案，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，按有關(guān)規(guī)定處理。

　　3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。

　　4、平時匯集，按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應(yīng)及時請求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。

　　四、檔案的鑒定與銷毀

　　第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負(fù)責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。

　　第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。

　　第二十三條銷毀檔案程序

　　1、對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。

　　2、會計檔案的銷毀，應(yīng)經(jīng)上級主管部門的批準(zhǔn)。