訂單管理制度

時間：2022-02-17 18:54:16 制度

訂單管理制度

　　在日新月異的現代社會中，越來越多地方需要用到制度，制度是指在特定社會范圍內統一的、調節人與人之間社會關系的一系列習慣、道德、法律(包括憲法和各種具體法規)、戒律、規章(包括政府制定的條例)等的總和它由社會認可的非正式約束、國家規定的正式約束和實施機制三個部分構成。擬起制度來就毫無頭緒？以下是小編為大家收集的訂單管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

訂單管理制度

訂單管理制度1

　　（一）采購訂單的明細管理

　　采購訂單的明細管理主要是通過對采購訂單各項目的管理，使企業相關部門能夠明確掌握商品訂貨的情況。當采購單位決定采購對象后，企業通常會寄發訂購單給供應商，以作為雙方將來交貨、驗收、付款的依據。訂購單內容主要側重于交易條件、交貨日期、運輸方式、單價、付款方式等。因用途不同，訂購單可分為廠商聯（第一聯），作為供應商交貨時間的憑證；回執聯（第二聯），由供應商簽字確認后寄回給企業物料聯（第三聯），作為企業控制存量和驗收的參考；請款聯（第四聯），作為結算貨款的依據；承辦聯（第五聯），由制發訂購單的單位自存。

　　（二）采購訂單的跟蹤管理

　　訂單跟蹤是采購人員的重要職責，訂單跟蹤的目的有三個：促進合同正常執行、滿足企業的商品需求、保持合理的庫存水平。在實際訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會產生矛盾，突出地表現為由于各種原因合同難以執行、需求不能滿足導致缺貨、庫存難以控制。恰當地處理供應、需求、緩沖余量之間的關系是衡量采購人員能力的關鍵指標。采購訂單跟蹤過程如圖所示。

　　1.合同執行前訂單跟蹤。訂單人員在完成訂單合同之后，要及時了解供應商是否接受訂單，是否及時簽返訂單合同。在采購環境里，同一商品往往有幾家供應商可供選擇，獨家供應商的情況很少。雖然每個供應商都有分配比例，但在具體操作時可能會遇到因為各種原因的拒單現象，由于出現變化，供應商可能要提出改變某些合同條款，包括價格、質量、交貨日期等。如果供應商按時返簽訂單合同，則說明供應商的選擇正確；如果供應商確實難以接受訂單，可以在采購環境里另外選擇其他供應商。與供應商正式簽訂的合同要及時存檔，以備后查。

　　2.合同執行過程中訂單的跟蹤。進人訂單實際作業階段的第一項工作，就是要簽訂一份與供應商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應全力跟蹤，并且應和供應商相互協調，建立起相互之間的業務銜接、作業規范的合作框架。合同跟蹤應注意以下事項：

　　（1）嚴密跟蹤供應商準備商品的詳細過程，保證訂單正常執行。在跟蹤過程中，發現問題要及時反饋，需要中途變更的要立即解決，不可貽誤時間。不同種類的商品，其準備過程不同。總體上可分為兩類：一類是供應商需要按照樣品或圖紙定制的商品，存在著加工過程的周期長，變化多的特點。對于這類訂單的跟蹤管理，可以向供應商單位派常駐代表，以起到信息溝通、技術指導和監督檢查的作用。常駐代表應當深入到生產線各個工序、各個管理環節，幫助發現問題，提出改進措施，切實保證徹底解決有關問題；另一類是供應商有存貨，不存在加工過程，周期短。對這類訂單的跟蹤管理可視情況分別采用定期或不定期到工廠進行監督檢查，或者設監督點對關鍵工序或特殊工序進行監督檢查；要求供應商自己報告生產條件情況、提供相應檢驗記錄、讓大家進行評議等辦法實行監督控制。

　　（2）緊密響應生產需求形勢。如果因市場原因需求緊急，要求本批商品立即到貨，應馬上與供應商協調，必要時可幫助供應商解決疑難問題。有時市場需求出現滯銷，企業經研究決定延緩或取消本次訂單商品供應，訂單人員也應盡快與供應商進行溝通，確定其可承受的延緩時間，或終止本次訂單操作，給供應商相應的賠款。

　　（3）慎重處理庫存控制。庫存水平在某種程度上體現了訂單人員的水平。訂單人員既要保證銷售正常，又要保持最低的庫存水平，也就是必須保持與正常經營相適應的商品庫存量。因為企業庫存過大，占用資金，增加管理費用；庫存過小，則品種不全，數量不足，容易造成脫銷。

　　（4）控制好商品驗收環節。商品到達訂單規定的交貨地點，對國內供應商來說一般是企業倉庫，對境外交貨則是企業國際物流中轉中心。境外交貨的情況下，供應商在交貨前會將到貨情況表傳真給訂單人員，訂單操作者應按照原先所下的訂單對到貨的物品、批量、單價及總金額等進行確認，并進行錄入歸檔，開始辦理付款手續。境外的付款條件可能是預付款或即期付款，一般不采用延期付款，因此訂單人員必須在交貨前把付款手續辦妥。

　　3.合同執行后訂單跟蹤。應按合同規定的支付條款對供應商進行付款，并進行跟蹤。訂單執行完畢的柔性條件之一是供應商收到本次訂單的貨款，如果供應商未收到付款，訂單人員有責任督促付款人員按照流程規定加快操作，否則會影響企業信譽。商品在使用過程中，可能會出現問題，偶發性的小問題可由采購：人員或現場督驗者聯系供應商解決，重要的問題可由質檢人員解決。

　　（三）采購訂單的使用管理

　　對于尚未使用電腦系統的公司，一份訂單通常有7～9份副本。而在使用計算機的條件下，將一份采購訂單分寄到每個部門的電子郵箱就可以了。供應商在原件上簽字后將其送回買方，就表明供應商已收到訂單并同意訂單的內容。從法律上來講，發送訂單的采購部門構成了合同提供者，而確認訂單的供應商則構成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個重要組成部分。

　　采購部門將一份訂單副本送達會計部門（例如應付賬款），提出需求的部門接收并進行交易。采購部門通常保留有幾份訂單的副本及相關收據，其他部門應對采購訂單和收款收據有很高的透明度：

　　1.會計部門能夠得知未來的支付條件，同時還持有一份訂單副本，以便在：貨物到達時對付款進行核對。

　　2.采購訂單應有訂單編號以便相關部門備案。

　　3.接收部門持有與商品收據相匹配的訂單副本，該部門還可以用特殊的采購訂單幫助預測進貨的作業量。

　　4.提出需求者在需要查詢一份訂單狀況時可參考的采購訂單數字。

　　5.運輸部門知曉交貨要求，針對每一次交貨安排承運人或使用公司內部運輸。

　　6.訂單將在所有的部門長期有效，直到買方公司確認貨物已收且符合數量及質量要求為止。

訂單管理制度2

　　1.目的為使顧客在質量、價格、交貨期等方面的要求得到識別和滿足,公司對顧客要求予以評審,確保有能力履行合同要求。

　　2.適用范圍適用于顧客訂單的受理、評審、變更及管理。

　　3.職責

　　3.1業務部負責

　　3.1.1受理訂單,與顧客接洽。

　　3.1.2組織訂單評審及變更評審,對品名、規格、價格、付款方式進行評審。

　　3.1.3簽訂服裝訂貨合同。

　　3.1.4合同(訂單)資料整理、歸檔、移交。

　　3.2工廠部負責

　　3.2.1數量、交貨期、工藝、質量要求的評審。

　　3.2.2合同及訂單變更通知單中的相關要求的執行。

　　3.3總經辦文控員負責合同(訂單)資料按期接收。

　　4.工作程序

　　4.1訂單受理

　　4.1.1業務部針對顧客發出的服裝招標、訂購信息,依據公司的接單條件來衡量能否滿足對方的要求,如滿足即可同顧客接洽。

　　4.1.2服裝加工類訂單,由業務部相關業務員將顧客要求,如品名、規格、數量、價格、交貨期,記錄于'訂單受理記錄表',并要求顧客提供明確的工藝要求。

　　4.1.3自主設計的項目,由設計部門依據目標顧客預期要求進行設計,繪制款式圖樣,確定布、輔料及工藝技術要求,參照《樣衣制作控制程序》制作樣衣,交顧客確認。

　　4.2訂單評審

　　4.2.1價格、付款方式評審。業務部相關人員依據服裝的款式及工藝要求,按《服裝報價標準》制作'報價單',由業務主管或業務經理審核確定后,報價給客戶。

　　4.2.2品名、規格評審。業務部依據《生產能力一覽表》審核。

　　4.2.3工藝、質量要求評審。工廠部、工藝科、質檢科依據《服裝產品標準》審核。

　　4.2.4數量、交貨期評審。工廠部總調度依據設備生產能力及生產計劃情況審核。

　　4.2.5各部門應將評審結果記錄于'訂貨受理記錄表'相應欄目。

　　4.2.6如有不能滿足顧客要求的項目,由業務部與顧客協商,達成協議。

　　4.2.7評審通過或協議達成后,業務部按《合同管理制度》與顧客簽訂訂貨合同。

　　4.3訂單變更若顧客對已簽訂的合同內容提出變更,業務部應組織相關部門對其進行評審,并將'變更要求'和'評審意見'記錄于'訂貨受理記錄表';評審通過后,業務部確定'變更內容',填寫'訂單變更通知單'通知相關部門執行變更。

　　4.4變更評審

　　4.4.1款式或規格尺寸變更,由工廠部技術科作出評審意見。

　　4.4.2數量、交貨期變更,由工廠部總調度作出評審意見。

　　4.4.3價格、付款方式變更,由業務部與顧客協商,并呈報業務經理審定。

　　4.4.4工藝、質量要求變更,由工廠部、質檢科作出評審意見。

　　4.4.5業務部依據各部門的評審意見與顧客協商,擬定'變更內容'交業務經理或總經理批準。

　　4.4.6業務部依據'變更內容'估算公司的損失,與顧客協商合理的賠償。

　　4.5合同確定后,各部門應按合同要求執行,如遇難以克服的困難,應通告業務部,由業務部與顧客協商解決。

　　4.6合同(訂單)資料管理

　　4.6.1簽訂或確認后的有效合同(訂單),業務部需按客戶類別、合同(訂單)號排序歸檔。

　　4.6.2合同(訂單)的正本統一保存在資料室,訂單變更的.資料視為訂單保管。

　　4.6.3合同(訂單)為機密資料,未經過業務主管同意,不得帶出業務部。

　　4.6.4合同期滿且結案后的次年年底,業務部應將合同資料整理成冊,移交總經辦資料室保存。

　　1.相關文件

　　5.1《合同管理制度》

　　5.2《樣衣制作控制程序》

　　5.3《服裝報價標準》

　　5.4《生產能力一覽表》

　　5.5《服裝產品標準》

　　5.6《質量記錄控制程序》

　　2.記錄

　　6.1訂單受理記錄表

　　6.2合同(訂單)

　　6.3訂單變更通知單

　　6.4聯絡記錄單

訂單管理制度3

　　一、目的:為了控制物料,保證生產計劃的順利執行,避免過程積壓的同時又確保生產線運作順暢,特制定本規定。

　　二、適用范圍:采購供應、計劃物控、倉儲、生產車間、成品庫等單位和過程。

　　三、流程和操作:

　　1、采購下單時依照生產計劃在訂購單上填寫生產訂單號,經科長查閱訂單,審批后落單采購,便于監督采購單的適時、適量和適價性;

　　2、供應商供貨時除附帶我司的采購單外,還必須在送貨單上注明采購單上的生產訂單號,每次送貨根據訂單號計劃量送完為止,對分批送貨的物料,倉管員要建立帳務,下次送貨時要進行扣減,不同訂單相同物料根據物控需要可以一次性送貨,但必須在送貨單上注明不同物料批次(不同的訂單號);

　　3、倉庫在收貨時,根據采購單、生產計劃單核對送貨單,無誤后方可按流程辦理入倉手續,所有進倉物料倉管員要按訂單號標識清楚,并在該訂單足數后在mrpⅱ系統帳上注明,無計劃不允許收貨,除非物控員事先知會并得到批準;

　　4、倉庫收貨后必須打印入倉單一式四聯,倉庫自留一聯,其余各聯分發到采購、物控和客戶,保證各單位有據可查;

　　5、每次車間領料必須在《領料單》上寫清訂單號,倉管員發物料時要嚴格按訂單號執行,發完該訂單材料后(含允許的損耗率)不再進行發料,如車間因其他原因(如來料不良、人為損壞、丟失等)要求補領時,必須先將不良物料辦理退倉手續(或補領手續)后方可補領;

　　6、車間在生產時要在標識卡或轉移單上注明訂單號,總裝車間是通過條形碼來識別,成品完工進倉時,倉管員在收貨過程中要嚴格按訂單數執行,車間統計員要和倉管員同步點數(通過質量跟蹤卡來核對數據),相互確認,避免過程疏忽造成無法出貨或影響工資核算準確性;

　　7、車間同一用料部門不同班組(如a1班和a2班之間),在轉班交接時對專用件要相互交接物料數量和領用情況并簽字,避免材料丟失或毀損后相互扯皮推卸,責任到人,杜絕過程浪費造成出貨時缺料;

　　8、對標準件等通用材料,物控根據月生產計劃和供貨周期及倉庫庫容來通知采購進貨頻率和送貨量,保證不影響生產又不積壓太多物料。

訂單管理制度4

　　1、目的

　　規范采購管理工作，加強采購過程控制，強化供應商管理，確保適時、適價、適量地供應公司生產所需物料。

　　2、適用范圍

　　適用于公司生產物料的采購過程控制、對賬發票管理以及新開發廠商和合格供應商定期或不定期的評估選擇等。

　　3、職責

　　3.1采購文員：負責采購訂單的下達，物料的催貨，異常的追蹤，訂單對賬、請款和發票的催繳以及協助進行供應商的評估等。

　　3.2采購專員：負責物料價格的談判、定價，選擇合格的供應商，物料異常的處理、追蹤及異常信息的傳遞，對賬單、請款單的初審，物料采購成本的控制分析以及合作供應商關系的協調等。

　　3.3供應管理員：根據物料供應商需求預測分析，為采購專員提供經評估合格的供應商供其選擇，供應商的定期或不定期評估結果的制定和傳達，跟進新物料或新供應商的打樣情況。

　　3.4計劃組主管：對物料采購訂單的審核，協調物料異常情況的處理和跟蹤處理結果，審核供應商的考評和選取，完善物料采購管理。

　　3.5生產部經理：負責采購對賬單和請款單的批準，物料采購成本控制的審核，供應商合作關系的協調，以及跨部門之間異常的協調。

　　4、采購訂單管理流程

　　（見附件）

　　5、采購訂單管理內容

　　5.1供應商選用規定

　　5.1.1采購專員根據訂單要求和供應商管理員提供的供應商評估報告，合理選擇合作廠商并進行價格確認。5.1.2采購專員必需選擇經供應商管理評估合格的供應商或經生產部經理核準的選用供應商作為訂單下單的對象，未經評估合格的供應商暫時不做考慮（特殊物料的供應商除外）。

　　5.1.3合作供應商在未經評估合格（特殊物料除外）的情況下選用的，造成的異常損失由下單人員負責并記錄個人考評。

　　5.1.4采購訂單的供應商選擇和價格評定需由計劃組主管審核，生產部經理批準后才能下單達給合作供應商。未經供應商選用審核或批準而下達的采購訂單，其造成的責任由下單人員負責，并記錄個人考評。

　　5.2價格管理規定

　　5.2.1采購專員依物料規格、交期、品質要求及其它交易條件，選擇適當的供應商，作詢價、比價、議價作業。

　　5.2.2采購專員合理選擇供應商之后，根據其收集的市場信息跟供應商進行價格談判（老供應商的物料進行價格確認）并確認物料訂價。比價作業：在詢價作業完成后需有兩家以上供應商提供價格做比較，并考慮品質、成本、交期等符合本公司需求的供應商，若客戶指定要求或獨有技術等特殊案件可不作比較范圍。議價作業：合格供應商只有獨家時則依供應商提供之價格，比照以往采購記錄及平時收集的價格信息，由采購專員與供應商議價。

　　5.2.3采購文員根據采購專員和供應商最終確認的價格列入采購訂單，并將采購訂單交由計劃組主管審核及生產部經理批準。未經采購價格審核和批準的采購訂單不能下達給供應商，由此造成的損失由下單人員負責。

　　5.3下單管理規定

　　5.3.1采購專員在接到生管員的物料采購需求之后，及時核實訂單所要求的資料文件和供應商的工藝技術文件是否準確和齊全。并由采購文員整理歸檔，作為訂單下達的資料準備。采購專員對資料不全或有錯誤的訂單需及時協調業務員或研發組主管進行確認，未經確認前需及時傳達信息給生管員和物控員進行訂單調整。

　　5.3.2采購專員根據供應商管理員提供的供應商綜合評估表以及備用合格新供應商名單，合理選擇物料供應商，并依據價格管理規定對供應商進行價格確認。

　　5.3.3采購文員根據采購專員提供的物料供應商和確認的價格及時編制采購訂單，并由計劃組主管審核和生產部經理批準后交由采購專員蓋章并下達給供應商。采購文員需確認訂單是否下達到供應商，需追蹤供應商的訂單回傳并存檔。

　　5.3.4未經確認的采購訂單不得下達給供應商，由此而造成的損失由下單人員負責。

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