公司信息管理制度

時(shí)間：2020-11-26 11:39:44 制度

公司信息管理制度

　　信息管理是人類(lèi)為了有效地開(kāi)發(fā)和利用信息資源，以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，對(duì)信息資源進(jìn)行計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制的社會(huì)活動(dòng)。簡(jiǎn)單地說(shuō)，信息管理就是人對(duì)信息資源和信息活動(dòng)的管理。下面是YJBYS小編整理的公司信息管理制度，歡迎大家參考。

公司信息管理制度

　　第一節(jié) 總則

　　第一條為加強(qiáng)信息管理，加快集團(tuán)公司信息化建設(shè)步伐，提高信息資源的運(yùn)作成效，結(jié)合集團(tuán)公司具體情況，制定本制度。

　　第二條本管理制度中關(guān)于信息的定義：

　　1、行政信息：集團(tuán)公司系統(tǒng)內(nèi)部目的為行政傳達(dá)的一切文字資料、電子郵件、文件、傳真。具體信息管理表現(xiàn)為上傳下達(dá)、平級(jí)傳送的行文管理、資料管理、檔案管理。歸屬于日常行政管理。

　　2、市場(chǎng)信息：集團(tuán)公司業(yè)務(wù)銷(xiāo)售的客戶(hù)文件、來(lái)往傳真、電話(huà)、客戶(hù)檔案;集團(tuán)公司業(yè)務(wù)應(yīng)用的電話(huà)記錄、報(bào)價(jià)、合同、方案設(shè)計(jì)、投標(biāo)書(shū)等原始資料、電子資料、文件、報(bào)告等。具體信息管理表現(xiàn)為客戶(hù)溝通、文字記錄、資料收集分析、業(yè)務(wù)文件編寫(xiě)等。歸屬于業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理。

　　第三條信息管理工作必須在加強(qiáng)宏觀(guān)控制和微觀(guān)執(zhí)行的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，以提高企業(yè)效益和管理效率，服務(wù)于企業(yè)總體的經(jīng)營(yíng)管理為宗旨。

　　第四條信息管理工作要貫徹“提高效率就是增加企業(yè)效益”的方針，細(xì)致到位，準(zhǔn)確快速，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中降低信息傳達(dá)的失誤失真延遲，有力輔助行政管理和經(jīng)營(yíng)決策的執(zhí)行。

　　第五條集團(tuán)公司及全資下屬集團(tuán)公司(含51%股權(quán)的全資、內(nèi)聯(lián)企業(yè))、機(jī)構(gòu)的信息工作，都必須執(zhí)行本制度。其他中外合資合作及內(nèi)聯(lián)企業(yè)參照本制度執(zhí)行。

　　第二節(jié) 信息管理機(jī)構(gòu)與相關(guān)人員

　　第六條集團(tuán)公司設(shè)立集團(tuán)信息中心，集團(tuán)公司下屬獨(dú)立核算的公司、企業(yè)設(shè)置獨(dú)立的信息機(jī)構(gòu)。非獨(dú)立核算的單位配備專(zhuān)職或兼職信息人員。

　　第七條各企業(yè)行政部依據(jù)《行政管理?xiàng)l例》負(fù)責(zé)相關(guān)行政信息的日常管理;實(shí)業(yè)公司銷(xiāo)售中心辦公室獨(dú)立負(fù)責(zé)市場(chǎng)信息管理。

　　下屬獨(dú)立核算的公司、企業(yè)參照集團(tuán)公司設(shè)立信息經(jīng)理或?qū)ｉT(mén)信息管理的人員。

　　信息管理根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要，配備必要的電腦技術(shù)人員、文員。

　　第八條集團(tuán)信息中心負(fù)責(zé)集團(tuán)公司整個(gè)系統(tǒng)的'信息管理工作，負(fù)責(zé)所有信息的匯總和檔案管理。對(duì)全系統(tǒng)的信息管理工作負(fù)責(zé)。

　　第九條依據(jù)《行政管理?xiàng)l例》，各企業(yè)行政負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)行政信息的管理。

　　第十條集團(tuán)信息中心設(shè)企業(yè)信息專(zhuān)員，主要負(fù)責(zé)市場(chǎng)信息的系統(tǒng)化、專(zhuān)業(yè)化管理。企業(yè)信息專(zhuān)員分為行政信息和市場(chǎng)信息兩個(gè)崗位。

　　企業(yè)信息專(zhuān)員主要職責(zé)如下：

　　1、執(zhí)行集團(tuán)公司總經(jīng)理辦公會(huì)議的決議，參與編制總經(jīng)理辦公室主持的信息管理制度。(行政信息專(zhuān)員)

　　2、在銷(xiāo)售中心總監(jiān)指揮下，負(fù)責(zé)市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)中各類(lèi)信息的采集、處理、傳達(dá)，執(zhí)行中存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施。(市場(chǎng)信息專(zhuān)員)

　　3、與行政部聯(lián)合處理日常工作中關(guān)聯(lián)到業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的行政工作。(行政信息專(zhuān)員)

　　4、輔助指導(dǎo)集團(tuán)公司其他各部門(mén)業(yè)務(wù)的信息統(tǒng)籌處理。(行政信息專(zhuān)員、市場(chǎng)信息專(zhuān)員)

　　5、對(duì)集團(tuán)總經(jīng)理負(fù)責(zé)并報(bào)告工作。

　　6、集團(tuán)信息中心日常負(fù)責(zé)監(jiān)察集團(tuán)全系統(tǒng)的業(yè)務(wù)信息管理和活動(dòng);負(fù)責(zé)搞好全系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員關(guān)于市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)信息的培訓(xùn)工作，不斷提高業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平;

　　第十一條各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須切實(shí)保障信息中心人員依照本辦法行使職權(quán)和履行職責(zé)。

　　第十二條信息管理人員在工作中，必須堅(jiān)持原則，照章辦事。對(duì)于違反保密制度和其他行政制度的事項(xiàng)，要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，接受指示后執(zhí)行具體處理。

　　第十三條集團(tuán)公司支持信息管理人員堅(jiān)持原則，按信息制度辦事。嚴(yán)禁任何人對(duì)敢于堅(jiān)持原則的信息管理人員進(jìn)行打擊報(bào)復(fù)。集團(tuán)公司對(duì)敢于堅(jiān)持原則的信息管理人員予以表?yè)P(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)。

　　第十四條信息管理人員力求穩(wěn)定，不隨便調(diào)動(dòng)。信息管理人員調(diào)動(dòng)工作或因故離職，必須與接替人員辦理交接手續(xù)，沒(méi)有辦清交接手續(xù)的，不得離職，亦不得中斷有關(guān)工作。被撤銷(xiāo)、合并單位的信息管理人員，必須會(huì)同有關(guān)人員編制信息文件資料移交清單和造冊(cè)，辦理交接手續(xù)。

　　第三節(jié) 行政信息管理

　　第十五條按照行政信息的定義，行政信息主要產(chǎn)生、傳遞、應(yīng)用于集團(tuán)公司行政活動(dòng)中。

　　第十六條行政信息管理主要依據(jù)集團(tuán)公司《行政管理綱要》中下列規(guī)定進(jìn)行：

　　1、文件收發(fā)規(guī)定;

　　2、文件、檔案、資料的管理規(guī)定;

　　3、信息管理中心管理規(guī)定;

　　4、集團(tuán)公司印章、介紹信管理規(guī)定;

　　5、集團(tuán)公司值班管理制度;

　　6、保密制度。

　　第十七條考慮集團(tuán)公司業(yè)務(wù)競(jìng)爭(zhēng)的特殊性質(zhì)，行政信息管理不再涉及集團(tuán)公司營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)(客戶(hù))信息、技術(shù)類(lèi)信息和財(cái)務(wù)類(lèi)信息。

　　第四節(jié) 市場(chǎng)信息管理

　　第十八條依照市場(chǎng)信息的定義，市場(chǎng)信息主要產(chǎn)生、傳達(dá)、應(yīng)用在市場(chǎng)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理中。

　　第十九條市場(chǎng)信息來(lái)源分類(lèi)：業(yè)務(wù)(客戶(hù))信息、非業(yè)務(wù)市場(chǎng)信息。

　　1、業(yè)務(wù)(客戶(hù))信息：客戶(hù)購(gòu)買(mǎi)公司產(chǎn)品的電話(huà)、傳真、函件、電子郵件;公司、客戶(hù)之間業(yè)務(wù)溝通電話(huà)、傳真、文件、函件、電子郵件;客戶(hù)公司公開(kāi)的資料;市場(chǎng)人員收集的客戶(hù)秘密資料;銷(xiāo)售中心情報(bào)人員傳呈的報(bào)告、資料;針對(duì)客戶(hù)的分析報(bào)告等。

　　2、非業(yè)務(wù)市場(chǎng)信息：網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊、雜志和各種信息渠道收集的行業(yè)性文章、資料;競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、文件、報(bào)告;公開(kāi)的技術(shù)性資料;外圍媒體、機(jī)構(gòu)傳送到集團(tuán)公司的電子郵件、函件、資料;公司內(nèi)部業(yè)務(wù)分析文件、報(bào)告;其他與市場(chǎng)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)和管理有關(guān)的資料。

　　第二十條信息中心市場(chǎng)信息專(zhuān)員直接在銷(xiāo)售中心總監(jiān)的指揮下，主要負(fù)責(zé)以下業(yè)務(wù)信息工作：

　　1、負(fù)責(zé)集團(tuán)網(wǎng)站的建設(shè)、維護(hù)、更新和對(duì)外信息發(fā)布，并開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)商務(wù)系列工作。

　　2、負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)(客戶(hù))信息的接受、整理、初步分析和傳呈銷(xiāo)售中心總監(jiān)，建立、保管客戶(hù)檔案并不斷維護(hù);

　　3、在銷(xiāo)售中心總監(jiān)的指揮下，負(fù)責(zé)與客戶(hù)的電話(huà)、電子郵件的信息交流，負(fù)責(zé)與客戶(hù)文件資料函件的撰寫(xiě)、整理、內(nèi)部報(bào)批、外部發(fā)送;

　　4、負(fù)責(zé)按照《區(qū)域市場(chǎng)管理辦法》的規(guī)定，指導(dǎo)、協(xié)助各市場(chǎng)機(jī)構(gòu)對(duì)業(yè)務(wù)信息的收集，督促各市場(chǎng)機(jī)構(gòu)將業(yè)務(wù)信息及時(shí)、準(zhǔn)確呈報(bào)到集團(tuán)公司，整理、分析各市場(chǎng)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)信息形成客戶(hù)分類(lèi)檔案，并及時(shí)將重要的信息報(bào)告給銷(xiāo)售中心總監(jiān);

　　5、負(fù)責(zé)定期撰寫(xiě)公司業(yè)務(wù)市場(chǎng)分析報(bào)告，協(xié)助公司銷(xiāo)售決策;

　　6、監(jiān)察、收集、整理競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情報(bào)資料;收集、整理、分析行業(yè)性文章、資料;

　　7、負(fù)責(zé)直接業(yè)務(wù)情報(bào)、業(yè)務(wù)信息的整理。

　　8、上級(jí)安排的其他工作。

　　第二十一條行政信息專(zhuān)員在各級(jí)行政負(fù)責(zé)人的指揮下，主要負(fù)責(zé)以下非業(yè)務(wù)信息工作：

　　1、負(fù)責(zé)日常打印、復(fù)印等文字文件電腦處理工作和負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的使用、管理和維護(hù);

　　2、負(fù)責(zé)公司非市場(chǎng)事務(wù)的洽談和管理、日常信息交流;

　　3、接收、整理、呈報(bào)、發(fā)送非直接業(yè)務(wù)單位(如媒體機(jī)構(gòu))的信息文件資料;

　　4、集團(tuán)公司內(nèi)部一般性業(yè)務(wù)管理文件的擬稿;

　　5、各種與行政管理有關(guān)的信息資料工作;

　　6、上級(jí)交辦的其他工作。

　　第二十二條信息人員必須嚴(yán)格遵守集團(tuán)公司制度中下列具體規(guī)定：

　　1、文件收發(fā)規(guī)定;

　　2、文件、檔案、資料的管理規(guī)定;

　　3、信息中心管理規(guī)定;

　　4、安全保密制度。

　　第五節(jié) 其它

　　第二十三條信息管理人員必須認(rèn)識(shí)到，沒(méi)有脫離具體行政活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)而獨(dú)立的信息工作，所以信息管理的最終目的，檢驗(yàn)信息管理工作的成效標(biāo)準(zhǔn)，是業(yè)務(wù)工作、行政工作的效果和執(zhí)行效率。

　　第二十四條本信息管理辦法由集團(tuán)公司董事會(huì)頒布、解釋、修改，集團(tuán)信息中心和各級(jí)企業(yè)行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)執(zhí)行。

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