畢業生檔案的管理方法

（一）學生檔案內容

學生畢業離校前，檔案內容除了原有高中部分檔案外還必須包括：

1、高等學校畢業生登記表。此表必須由學生本人填寫，字跡要清楚，用藍黑墨水鋼筆或碳素墨水筆填寫各項內容；“畢業生鑒定”是畢業生在校期間德、智、體綜合素質的評價，請輔導員認真填寫，報學生管理部門審核加蓋公章。

2、學士學位審批表。學生修完規定學分，經校學位評審委員會批準，獲得專業學士學位。

3、全國普通高等學校本專科畢業生《就業通知書》。除升本、升研、出國深造的畢業生外，其他畢業生《就業通知書》一律歸入本人檔案，作為身份變化的依據。

4、學生卡片。由校學籍管理部門審核批準的本科或專科學籍證明。

5、成績單。由教務部門核準的學生在校學習成績單，加蓋教務處公章。

6、組織關系。正式黨員的入黨申請書、黨校學員材料、積極分子材料等歸入檔案；預備黨員的黨組織關系材料單獨封存，單獨轉寄，待轉正后歸入檔案統一管理。團員關系須將入團申請表歸入檔案。

7、獎勵材料。在校期間獲得各種競賽獎勵、獎學金、助學金等材料。

8、處分材料。在校期間因違紀行為而受到的處分。

（二）學生檔案管理

1、新生入學一個月內，其檔案由新生錄取部門直接移交至輔導員；個別地區有新生自帶檔案入校情況，新生直接將檔案交給輔導員，期間不允許學生本人接觸到檔案的內容，封口必須完整無損。

2、大學期間，在校學生檔案由輔導員直接管理，并負責將大學期間的各種獎懲材料收集整理，歸入檔案。校內學籍變動時，學生檔案直接在輔導員之間進行轉交。

3、學生畢業離校，畢業生檔案由輔導員負責按學生檔案內容的要求進行組檔，檢查完整無誤后統一移交大學生就業指導中心。由大學生就業指導中心根據畢業生就業去向以機要方式轉出，或者根據畢業生申請實施檔案代管。原則上，畢業生檔案不得交由本人自帶，絕不允許畢業生個人長期保存檔案。

4、中途轉學、退學等學籍變動的學生檔案，由輔導員轉至大學生就業指導中心進行備案，再以機要形式轉出。退學的學生檔案直接轉至生源地檔案主管部門。

5、學生因升學、公務員考錄等需提前調閱檔案的，學生可持調檔函通知輔導員進行調閱。如檔案需要提前轉出調閱，需由輔導員將學生檔案轉交大學生就業指導中心備案后，以機要方式轉出。輔導員不得直接將學生檔案交給學生個人寄發或攜帶。大學畢業時的檔案材料可由輔導員重新建檔，形成原始檔案的補充檔案。畢業離校時，補充檔案由輔導員移交至大學生就業指導中心，以機要方式轉至錄取學校或單位檔案管理部門，再與原始檔案合并存檔。

6、畢業生離校前已簽約就業的，輔導員統一移交檔案，由大學生就業指導中心負責按期轉至用人單位人事檔案管理部門。為保證轉寄按時到達，畢業生本人要負責填寫檔案轉寄的地址和接收單位，輔導員和就業部門負責核查。

7、畢業生離校前未簽約就業的，即可自愿申請檔案轉回生源地檔案主管部門，也可向學校就業部門申請檔案留校代管。學校檔案代管時限最多2年，期滿以機要方式轉回生源地檔案主管部門。

8、學生檔案是學生成長軌跡的真實記載，其管理和轉接是非常嚴肅的事情。檔案外轉必須由大學生就業指導中心登記備案，規范密封，并以機要方式轉出，其它部門或個人不得擅自處置。

9、畢業生暫留學校檔案，在離校后2年內，大學生就業指導中心提供檔案調檔和狀態查詢業務。如遇不確定因素出現檔案丟失，經核實可予以補辦，補辦內容僅限大學期間檔案。

10、未盡事宜由大學生就業指導中心負責解釋。