撿起你的時間碎片
大部分人都是在別人荒廢的時間里嶄露頭角的。
每個職場人都會有這樣的感受：就算你把工作和生活安排得再怎么井然有序，但難免還是會在無意中多出一些預計之外的“時間碎片”——在工作或者生活中，經常會出現因為某種原因使自己預定好的行動或者計劃出現短暫的空白期。
由于時間段較短，看起來并不起眼，就像玻璃碎片一樣，很難被利用起來，也往往被人們毫不在乎地忽略過去。
事實上，時間碎片倘若一日、一月、一年地不斷積累起來，其總和將是相當可觀的。所以凡是在事業上有所成就的人，幾乎都是能有效地利用“時間碎片”的高手。據美國一項統計表明，能自覺地運用“時間碎片”的人只占3%～5％左右，若能成為這3%～5％中的一分子，你的職業發展很可能比周圍其他人快很多。
時間碎片的N種情形
1.按照約定前去見客戶，對方卻表示：“不好意思，有急事需要處理，請稍等十分鐘。”
2.因為多種原因，預定好的行動延后一小段時間開始。例如開會時，等待部分尚未到的參會人員。
3.所乘坐的出行交通工具晚點或者遲到，但延遲的時間不長。例如出差候機時，飛機晚點15分鐘到達。
4.因突發性原因，使原有的工作計劃或流程出現短時間的暫時中斷。例如正在處理郵件，辦公室網絡突然出現掉線情況。
5.不起眼的時間。例如午餐后到開始下午工作之間的時間、下班前的十分鐘時間。
6.已有的短暫休息時間，例如會議期間的短暫休息期。
巧妙處理時間碎片
懂得了時間碎片的價值是一回事，但如何處理時間碎片用零碎時間又是一回事。利用零碎時間，有以下幾點方法可供參考。
1）填補法：即在空白的零碎時間里加進充實的內容，主要用于處理“出其不意產生的零碎時間”。和其他原則相比較，填補法的處理方法最為簡單、也較容易實現，但實施起來卻要求當事人要有較強的計劃性。
正因為時間碎片的散碎性，所以利用時間碎片的最佳方式，就是做些“原本就決定在零碎時間完成的事情”。在這一點上，“液晶之父”知名物理學家雷曼做出了一個非常好的榜樣，他每天都會有提前規劃“瑣碎事務”清單的習慣——隨身攜帶記事本在每天某個固定時段，也可以是隨時隨地，先寫下可在碎片時間處理的事情，列成一份清單。而關于液晶的原理都是在一塊塊瑣碎的時間內，思考整理出來的。
在雷曼看來，之所以必須要寫成文字的原因在于，很多事情都是“瑣碎的小事”，人的大腦很難將其一一記住——相比較而言，寫下來的事情就不會被忘記。
對于我們而言，可以在隨身的記事本（其實我們的手機就完全可以替代記事本）上寫下類似當天需要打的一些“不是很重要但必須打”的電話、需要購買的小物品、“查詢相關資料”的記錄。
在規劃“瑣碎事務”清單時，需要注意的一點是，最好將瑣碎事務按照15分鐘、10分鐘及5分鐘可完成的工作量來劃分，一般來說，超出20分鐘以上的時間段，就不再算是“時間碎片”。也許有人會問，為什么不去設計1分鐘或者2分鐘的事務，這是因為不論事情如何重要，只要是一兩分鐘內可以解決的事情，就應該馬上動手做，不要讓小事快速堆積。
15分鐘可以做完的事：草擬提案、做計劃、整理名片。
10分鐘可以做完的事：擬定明天的計劃、付幾張賬單、發快遞，閱讀一篇文章或者資料，發送或是回復郵件。
5分鐘可以做完的事：寫采購列表、打電話、清架子、清理辦公桌面的檔案、放松伸展身體。
當你把零碎清單填滿后，你就會發現自己面對突然冒出來的碎片時間，不至于茫然無措。比如會議推遲15分鐘開始，你就可以先填寫幾份需要發送快遞；在商業約會推遲時，可以去購買一些書籍……
2）合并法：即化零為整，通過調整不同事情的安排將可能會出現的多個時間碎片，集成為一段較長的時間段。
該方法有些類似于計算機硬盤存儲空間管理的方法，通過移動、合并硬盤上不同區域文件，使空閑的小空間集中在一起形成一個大的存儲空間。和填補法相比，合并法更適合于對某個時間段也稱之為時間窗口內（比如一天之內）的連續性幾項工作。
對于時間窗口內的工作流程，我們首先要對其可能產生時間碎片的環節做出一個基本預估，并根據具體情況對窗口內的工作內容進行統籌安排，盡量減少碎片的產生。舉一個簡單的例子，某經理人需要在一天之內拜訪兩個客戶，并和下屬開一次工作會議。最好的選擇顯然是先在公司開完會議，然后外出連貫地拜訪客戶。在拜訪客戶的過程中，很容易因各種因素（例如堵車、對方時間有小幅調整）產生時間碎片，積累之后，會影響下一步的工作安排。
與此同時，對工作內容的連續性和相關性也要做出適當的預估，減少當事人在不同狀態中的頻繁切換。相關的研究資料表明，從一種狀態轉換至另外一種狀態的過程中，或是由某種活動轉為另一種活動時，或多或少都會產生一小段時間的空白地帶。舉例來說，在電腦前處理郵件之后，最好進行一些在網上查找資料的工作，然后再去做類似開會、打電話或者外出等不需要在電腦前處理的事宜。
有一點需要說明的是，即使通過合并法減少了時間碎片，但在完成事務的過程中，由于事物的不確定性，并不能完全避免“某件事情完成過程中產生時間碎片”，面對這樣的問題，就充分發揮填補法的作用。
3）并行法：在一段時間內根據時間碎片出現的狀況，同時穿插做兩件事。比如和客戶通過電話討論事情，需要頻繁地進行往復溝通，在幾段等待對方回復電話的時間里，就抽空可以去寫幾頁下午開會可能要用到的PPT.
不過與前兩種方法相比，并行法對個人的邏輯能力要求比較高，對流程的統籌能力要求也比較高，在合并法中，我們也說過最好減少狀態轉換的過程，如果你認為并行法實施起來對自己有難度，還是盡量先做好一件事情。
另外，在處理時間碎片上還有一點經驗和大家分享。我們知道，計劃永遠趕不上變化，即使對時間碎片有了了解和認識，經常還是會出現一些出乎自己預料之外的狀況，所以建議大家在條件允許的情況下還要做到隨身帶一些書籍和資料：一旦出現預料之外的時間碎片并且暫時沒有事務可以安排時，可以見縫插針地利用起來，總比無所事事要強很多。
出處：《新前程》
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