簽訂購銷合同管理辦法
簽訂購銷合同管理辦法
為適應市場經濟發展的需要，搞好購銷合同管理工作，特制定本制度。
一、合同管理工作機構及職責
公司購銷合同管理工作，實行總經理負責制。公司營運部統一負責，營運部指定專人進行管理。各經營單位設兼職合同員進行管理。
合同管理工作的職責：
（一）認真貫徹執行合同法。
（二）審查本企業業務活動中簽訂的購銷合同，并按級上報審批。
（三）向上級部門反映業務活動中的問題及建議，積極提供進、銷、存情況，為經營決策、服務。
（四）積極開展“重合同、守信譽”活動。
（五）開展遵紀守法教育，依法經商。
二、簽訂購銷合同，實行法人委托制
（一）簽訂購銷合同，必須持有法定代表人的授權委托書。
（二）法人委托書發放范圍
企業除法定代表人外，總經理、采配經理、采購員以及有權簽訂購銷合同的人員。被委托人必須掌握有關經濟合同的法律、法規，參加培訓及考核，由法定代表人授權業務部門辦理委托手續后確認。
（三）對確有必要簽訂合同，但不持法人委托書或超出授權范圍簽訂合同的，由營運部辦理經法定代表人認可的法人委托證明信。（法人委托證明信只限本人在有效期內一次性使用）。
（四）法人委托書根據不同商品，授予權限。
（五）法人委托書有效期為壹年。到期后，統一更換。凡超過法人委托書或委托證明信期限的，自行作廢。凡持證者，因工作調動或離開公司，應辦注銷手續。
三、簽訂購銷合同的要求
（一）簽約權限
各級采購人員依法人委托書授權范圍訂合同。對于簽定大額購銷合同，即一般商品每筆（一個品種）金額在十萬元以上；高檔貴重商品每筆金額在伍拾萬元以上；以及先匯款后付貨，攜帶巨額匯票、現金外出者，必須報財務部審定，經總經理、董事長審批后，方可執行。
（二）合同文本
所有購銷合同，一律采用書面形式。合同文本使用統一“購銷合同”一式肆份，雙方各持兩份。供貨方是全國性大公司（站）必須使用其統一文本的，雙方必須簽署購銷總協議。
（三）條款的填寫
1、標的及規格
標的即商品。填寫要準確、詳細、具體、不準使用簡稱或可以多種解釋的名稱。規格要求不能模棱兩可，如規格花色過多，可附表或附小樣。
2、單位和數量
按國家規定的法定計量單位數量分大小包裝、數量、總數量、以及按季、分月的到貨數量。
3、價款及酬金
除國家規定必須執行國家定價的以外，雙方協商價格。執行國家定價且在合同規定的交付期限內遇國家價格調整，需按交付時價格計價，逾期交貨的按原價格執行。價格下降時，按新價格執行。逾期提貨或逾期付款的，遇價格上漲時按新價格執行。價格下降時，按原價格執行。酬金應在合同中注明，如折扣、宣傳費以及支付的勞務費等。
4、質量標準
有國家強制性標準或行業強制性標準的，不得低于國家或行業強制性標準。無國家或行業強制性標準的.，由雙方協商簽定。對成套產品，應規定附件的質量要求和配件數。對必須安裝調試才能發現質量缺陷的產品，應提出質量異議的條件和時間，對常有易損件的商品，應注明易損件的名稱、數量，有些產品還要規定保修期限。
5、交貨地點及運雜費負擔
交貨地點要具體寫明貨物運交何處（如倉庫、車站、門店等）。寫清采取何種運輸方式，運雜費由誰負擔，當供方將產品錯發到貨地或接貨單位（人）時，還要承擔因此而多支付的運雜費。需方錯填或臨時變更到貨地點時需方要承擔因此而多支出的費用。
6、結算方式及期限
結算方式要填清“匯款”、“托收承付”、“貨到驗收后付款”、“帳期”、“售完付款”，期限應根據商品經營情況，按經銷、代銷形式寫清承付貨款的具體時間。嚴格堅持外埠商品無合同的，合同員不傳票，物價員不定價，會計不付款。本市商品無進貨計劃審批表的，合同員不傳票，物價員不定價，會計不付款。交貨期限，可按日、按旬、按月或按季度交貨，交貨方式可一次交清，也可分期分批。
7、合同簽約地點要求準確寫清合同簽約的地名、地址。
8、合同有效期要求準確寫清合同有效期的年、月、日不準用含糊時限。
合同文本應具備違約責任或對違約責任的具體解釋條款。
合同備注欄中應注明：貨票同行等；注意信函往來不得以個人名義，殘品開紅票，廠方稅務登記號。
合同文本必須備有合同雙方當事人簽字，開戶銀行賬號，單位地址，郵編及雙方單位合同專用章。
合同文本背面右下角按規定粘貼印花稅票。
（四）、“購銷合同電報、電話記錄”的使用
電報（話）記錄是作為購銷合同工后咱補充，和臨時要（發）貨的文字記錄。使用時，必須詳細記錄供貨單位名稱。收電人的姓名、電報（話）內容，記錄人、領導指示及處理情況。使用電報（話）記錄后，應及時依據其內容補充相應購銷合同，條款以合同文本為準。
四、購銷合同變更和解除
（一）凡發生下列情況之一者，允許變更或解除合同
1、當事人雙方經協商同意，且不損害國家利益和社會公共利益。
2、由于不可抗力致使購銷合同的全部義務不能履行。
3、對方在合同約定的期限沒有履行合同。
（二）程序
1、填寫“原簽購銷合同協商單”
在履行合同期間，對需要變更和解除合同的，由采購員提出意見，經理審批后，填制“原簽購銷合同協商單”。
填寫“協商單”時，原簽合同編寫必須在協商單中準確反映出來，便于查找。變更終止數量應與原簽合同數量相對應。不得大于或小于原簽數量。備注欄應注明變更，解除的理由。理由要充分合情合理。
協商單由各由各課商物秘書在合同注銷前十五天以掛號信形式發往供貨單位，并將掛號信存根與商單一聯一并保存，收據貼在協商單正面右下角邊。
2、違約責任及約金的承擔
由于當事人一方的過錯，造成合同不能履行或不能完全履行，由過錯方承擔違約的責任。如屬雙方的過錯，根據實際情況，由雙方分別承擔各自應負的違約責任。當事人一方不可抗力的原因不能履行經濟合同的，應及時向對方通報不能履行或者延期履行及部分履行合同的理
由，在取得有關證明后，允許延期履行、部分履行或者不履行。并可根據情況，部分或全部免予承擔違約責任。
當事人一方違反購銷合同時，應向對方支付違約金。如果由于違約已給對方造成的損失超過違約金的，還應進行賠償，補償違約金不足部分。對方要求繼續履行合同的，應繼續履行。
五、經濟糾紛一經發生，當事人必須立即以書面形式向營運部及總經理匯報。
發生合同糾紛，雙方可協商解決的，將解決結果書面報營運部、配送中心存查。雙方協商不能解決的，要通過綜合辦公室以及法律顧問，向仲裁機構申請仲裁或向人民法院起訴。送交仲裁機構及人民法院的起訴書、答辯狀、申請書等材料，必須報營運部并呈總經理審批同意。最終將裁決結果告知有關負責部門。
對由于失職、瀆職或其它違法行為，造成重大事故或嚴重損失的直接責任者個人應追究經濟、行政責任，直至追究刑事責任。
六、合同履行的監督與檢查
由公司總經理牽頭，營運部經理負責，綜合辦公室、勞動部、各門店合同管理員參加，組成合同履行的監督與檢查小組，定期對合同履行的有關部門的合同履行情況進行檢查，考查合同履約情況，對不正常履約的部門，要進行認真調查，查明原因，并作出相應的處理。
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