項(xiàng)目管理的成功之路
現(xiàn)代項(xiàng)目管理的發(fā)展與應(yīng)用已經(jīng)使項(xiàng)目管理的管理模式與理念具有了更為廣泛的影響，就像系統(tǒng)工程教給我們一種思維問(wèn)題的方法，項(xiàng)目管理已經(jīng)變成了一種系統(tǒng)做事的方法。通過(guò)按項(xiàng)目進(jìn)行管理將使得：你做事的目標(biāo)將更加明確化、你實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過(guò)程將更加條理化、你對(duì)過(guò)程的控制將更加科學(xué)、你通過(guò)可視化工具使溝通更為有效、你帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)的能力將大為提高。這一切使得項(xiàng)目管理給傳統(tǒng)管理模式帶來(lái)了變革和挑戰(zhàn)，項(xiàng)目管理得到了前所未有的認(rèn)可，并得以持續(xù)的發(fā)展與應(yīng)用。
1.成功項(xiàng)目管理的關(guān)鍵要素
項(xiàng)目成功是每位項(xiàng)目投資者的期望,但項(xiàng)目管理的好壞決定了項(xiàng)目成功的幾率。項(xiàng)目管理者將時(shí)間花在計(jì)劃編制上是值得的，但是往往是在項(xiàng)目的早期階段用于制定計(jì)劃的時(shí)間太少，他們沒(méi)有充分考慮那些在今后會(huì)引發(fā)問(wèn)題的因素。項(xiàng)目經(jīng)理必須在項(xiàng)目初期就考慮哪些因素會(huì)影響項(xiàng)目的成功，并對(duì)這些內(nèi)部的、外部的因素進(jìn)行管理。影響項(xiàng)目成功的因素很多，波音公司在總結(jié)了大量成功與失敗的項(xiàng)目后，得出使項(xiàng)目最終獲得成功的主要因素包括以下幾個(gè)方面：
* 方法切實(shí)可行、目標(biāo)合理：技術(shù)路線及操作方法可行是項(xiàng)目成功的根本，經(jīng)過(guò)努力可以達(dá)到的目標(biāo)才是合理的;
* 管理過(guò)程嚴(yán)格科學(xué)：項(xiàng)目管理有其自身的操作程序和管理方法，遵循這一科學(xué)的管理體系才是關(guān)鍵;
* 實(shí)施過(guò)程的有效分析：項(xiàng)目的進(jìn)展需要不斷的與目標(biāo)、計(jì)劃進(jìn)行分析，以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)控制;
* 在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，周?chē)h(huán)境能夠提供必需的支持，同時(shí)，項(xiàng)目資源充足;
* 客戶(hù)、供應(yīng)商、管理層和團(tuán)隊(duì)成員對(duì)于項(xiàng)目有相應(yīng)的承諾。
Morris提出成功的項(xiàng)目管理需要考慮以下7個(gè)方面的影響：
* 發(fā)起人的權(quán)益、業(yè)主對(duì)項(xiàng)目的收益和進(jìn)度的期望;
* 外部環(huán)境，包括政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、技術(shù)、法律、環(huán)保等;
* 組織內(nèi)部對(duì)項(xiàng)目的態(tài)度;
* 項(xiàng)目的范圍描述;
* 參與項(xiàng)目工作的人;
* 項(xiàng)目管理體系的建立;
* 項(xiàng)目組織。
2.成功項(xiàng)目管理的基本特點(diǎn)
盡管影響項(xiàng)目成功的因素很多，但成熟的組織和專(zhuān)家對(duì)成功的項(xiàng)目管理所表現(xiàn)出的特征有一致的看法，特別是從企業(yè)層面上，成功項(xiàng)目管理具有如下特點(diǎn)：
* 項(xiàng)目管理與企業(yè)戰(zhàn)略緊密結(jié)合：戰(zhàn)略目標(biāo)的項(xiàng)目化是其關(guān)鍵，項(xiàng)目管理使戰(zhàn)略目標(biāo)落到實(shí)處;
* 加強(qiáng)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境及市場(chǎng)需求的分析;
* 加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)和管理;
* 實(shí)行項(xiàng)目目標(biāo)管理;
* 項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中強(qiáng)調(diào)溝通與協(xié)作;
* 采用靈活的組織形式;
* 從過(guò)分強(qiáng)調(diào)技術(shù)轉(zhuǎn)移到人員的開(kāi)發(fā)與培養(yǎng);
* 有完善的項(xiàng)目管理過(guò)程文檔;
* 靈活運(yùn)用各種項(xiàng)目管理方法和工具。
3.成功項(xiàng)目管理的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)
在項(xiàng)目開(kāi)始前，如果項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和其他項(xiàng)目利益相關(guān)者對(duì)項(xiàng)目成功的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)有一致的認(rèn)識(shí)，則會(huì)大大提高項(xiàng)目成功的幾率。
盡管項(xiàng)目利益相關(guān)方對(duì)項(xiàng)目成敗的判斷標(biāo)準(zhǔn)不是完全一樣，但在成功的項(xiàng)目中，項(xiàng)目各方是在向一個(gè)共同的目標(biāo)而努力的，在不成功的項(xiàng)目中，大家卻在相互牽制，沒(méi)有形成一個(gè)合力。在項(xiàng)目中，不同的角色可以有各自不同的關(guān)注重點(diǎn)，有的希望贏利，有的希望得到好的產(chǎn)品功能，有的希望設(shè)計(jì)方案巧妙，有的則希望在預(yù)算的范圍內(nèi)完成項(xiàng)目。然而這些都可以通過(guò)協(xié)同努力做到，從而達(dá)到一個(gè)多贏的結(jié)果，即每一個(gè)角色都實(shí)現(xiàn)了各自關(guān)注的目標(biāo)，同時(shí)項(xiàng)目整體也有一個(gè)好的結(jié)果。但大家為了實(shí)現(xiàn)各自的目標(biāo)而努力時(shí)，有時(shí)會(huì)損害其他項(xiàng)目參與者的利益。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目共同目標(biāo)的最優(yōu)化并不能保證每個(gè)參與者的目標(biāo)也能達(dá)到最優(yōu)，反之亦然。對(duì)項(xiàng)目片面的評(píng)價(jià)會(huì)影響項(xiàng)目的成功，因此項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)必須綜合考慮項(xiàng)目的共同目標(biāo)和各方不同的利益?zhèn)戎兀瑢?shí)際上就是利益相關(guān)者的滿(mǎn)意。因此，判斷項(xiàng)目成功與否的標(biāo)準(zhǔn)可從以下幾點(diǎn)評(píng)判：
* 實(shí)現(xiàn)了既定的商業(yè)目標(biāo);
* 為業(yè)主提供了令之滿(mǎn)意的收益;
* 滿(mǎn)足了業(yè)主、用戶(hù)和其他項(xiàng)目利益相關(guān)者的需求;
* 滿(mǎn)足了既定交付項(xiàng)目產(chǎn)品的需求;
* 項(xiàng)目產(chǎn)品的完成符合質(zhì)量、成本、進(jìn)度的要求;
* 項(xiàng)目使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、項(xiàng)目的支持者感到滿(mǎn)意;
* 項(xiàng)目使承包方獲得了利潤(rùn)。
4.成功項(xiàng)目管理的基本原理
成功項(xiàng)目管理的核心理念“以客戶(hù)為中心”、“以目標(biāo)為導(dǎo)向”和“以計(jì)劃為基礎(chǔ)”，已成為項(xiàng)目管理得以廣泛應(yīng)用的基礎(chǔ)。項(xiàng)目管理方式的“程序化、動(dòng)態(tài)化、體系化、可視化”特征保證了項(xiàng)目管理做事的系統(tǒng)性，項(xiàng)目管理所強(qiáng)調(diào)的“優(yōu)化組合、動(dòng)態(tài)管理”進(jìn)一步明確了項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的手段。然而，成功項(xiàng)目管理必須有相應(yīng)的方法工具及基本原理的支撐，典型成功項(xiàng)目管理的基本原理主要有：
(1)結(jié)構(gòu)化分解原理(WBS): 項(xiàng)目范圍的結(jié)構(gòu)化分解是指將項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)中描述的項(xiàng)目主要成果，按照一定的結(jié)構(gòu)層次，進(jìn)一步分解為更小、更加便于控制和管理的許多組成部分。通過(guò)結(jié)構(gòu)化分解可以把項(xiàng)目的工作單元與個(gè)人或者團(tuán)隊(duì)聯(lián)系在一起，使他們一對(duì)一地負(fù)責(zé)每一個(gè)項(xiàng)目工作單元，成功地完成該工作單元的交付物。項(xiàng)目范圍分解的好處是：
* 提高項(xiàng)目成本、工期和資源估算的準(zhǔn)確性
* 為項(xiàng)目實(shí)施的績(jī)效度量和控制確定基準(zhǔn)
* 便于明確分配任務(wù)和責(zé)任
(2)面向結(jié)果的計(jì)劃技術(shù)：項(xiàng)目計(jì)劃是以項(xiàng)目的最終結(jié)果(或稱(chēng)之為項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目的最終交付物)為核心的，這樣編制的計(jì)劃是牢固的，因?yàn)樗軌虮ＷC最終結(jié)果的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)也很靈活。面向結(jié)果的計(jì)劃有利于更好地控制項(xiàng)目范圍，因?yàn)樵诿鞔_了項(xiàng)目產(chǎn)品的分解結(jié)構(gòu)之后，就能夠只做那些與實(shí)現(xiàn)最終項(xiàng)目產(chǎn)品有關(guān)的工作。面向結(jié)果的計(jì)劃技術(shù)主要包括：關(guān)鍵線路法(CPM)、計(jì)劃評(píng)審技術(shù)(PERT)、甘特圖計(jì)劃、里程碑計(jì)劃、資源費(fèi)用負(fù)荷圖等。
(3)實(shí)施控制的掙得值原理：項(xiàng)目實(shí)施的有效度量分析是項(xiàng)目實(shí)施控制的難點(diǎn)，也是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵。掙得值分析法是美國(guó)國(guó)防部提出的一種對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用進(jìn)行綜合控制的有效方法，掙得值分析法通過(guò)對(duì)設(shè)定的目標(biāo)預(yù)算基準(zhǔn)(時(shí)間和成本)進(jìn)行嚴(yán)密監(jiān)控，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)施的基本數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，從而分析項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，得出項(xiàng)目進(jìn)度、費(fèi)用的綜合執(zhí)行情況，并可給出相應(yīng)的糾正措施，預(yù)測(cè)項(xiàng)目完工日期和最終成本。
(4)矩陣結(jié)構(gòu)的組織原理：柔性化的矩陣組織結(jié)構(gòu)原理是項(xiàng)目管理給在組織變革中的核心理念，其強(qiáng)調(diào)以項(xiàng)目目標(biāo)為導(dǎo)向的橫向多部門(mén)協(xié)作組織模式給傳統(tǒng)的職能式組織帶來(lái)了變革的活力，資源的優(yōu)化整合和高效率發(fā)揮成為矩陣式組織形式的最大優(yōu)勢(shì)，責(zé)、權(quán)、利的有效結(jié)合是矩陣組織的基本出發(fā)點(diǎn)，員工成長(zhǎng)與企業(yè)發(fā)展在矩陣組織中得到了最佳的結(jié)合。
(5)可視化的工具方法。有效的計(jì)劃與控制工具必須是清晰簡(jiǎn)單而且具有可視化，這樣項(xiàng)目組成員就可以精確地看到自己的工作安排及貢獻(xiàn)，并可看到這份貢獻(xiàn)與組織發(fā)展目標(biāo)的關(guān)系。復(fù)雜的計(jì)劃不但會(huì)把項(xiàng)目組之外的人搞糊涂，還會(huì)把項(xiàng)目組內(nèi)的人也搞糊涂。項(xiàng)目管理所提供的可視化工具方法使得項(xiàng)目的實(shí)施變得更加簡(jiǎn)單明了。
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