秘書工作的基本原則

秘書工作的基本原則

　　秘書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術工作原則：在工作中應遵循的規律并使之作為我們行為的準則。以下是關于秘書工作的基本原則與要求，希望大家認真學習!

　　秘書工作的基本原則 篇1

　　一、秘書工作的基本原則

　　秘書工作的基本原則是指秘書人員在工作中必須遵循的規范和準則。這既是由秘書工作的特點決定的，也是由長期實踐積累所形成的。只有遵循秘書工作的基本原則，才能使秘書工作沿著正確的方向健康發展。

　　(一)準確周密原則

　　準確周密是對秘書工作的質量要求。因為秘書工作是直接為各級黨委和人民政府以及企事業單位、社會團體的領導工作服務的，它與領導工作活動有著密切的聯系。所以，秘書人員必須以高度負責的精神，盡最大努力高質量地完成工作任務。

　　要保證秘書工作質量，最根本的就是要使秘書工作的各項內容及工作過程始終保持最佳狀態，避免產生紊亂現象。比如，在撰寫文稿的過程中，起草之前應深入進行調研工作，準備掌握第一手資料，摸清相關情況，認真領會領導意圖，把必要的準備工作做得扎實細致；正式起草階段，則要準確體現黨的方針政策、準確領會領導意圖，準確反映實際情況，準確揭示問題的本質，不與黨的方針政策和國家法律規范及領導意圖相違背、相矛盾，更不捏造事實。在行文語言方面，更要做到概念準確，符合語法和邏輯準則，準確表達時間、空間、數字、機關名稱，規范使用標點符號等。草稿完成后，還應認真做好加工修改工作，確保文件的準確性和嚴密性。同時，在文件的處理過程中，收發、登記、分文、擬辦、繕印、審核等工作，都應該做到小心謹慎，避免錯漏和失誤。秘書人員在辦理調研、信息、協調、信訪、接待、值班、電話等各項具體工作時，應該秉持嚴謹認真的工作態度和扎實細致的工作作風，最大限度地減少差誤，保證工作質量。

　　要確保秘書工作質量的全面優化，首先要樹立預防為主的思想。重視平時協調、事先預防，注意抑制和及時消除容易造成質量事故的因素。其次要實行全面質量控制。從秘書部門領導至一般秘書人員，都應注重質量控制，對秘書工作的全過程和秘書工作各個方面要進行全過程質量控制，同時也應對秘書人員的自身素質進行全方位控制。最后要嚴格實行崗位責任制，強化樹立秘書人員的質量責任意識，制定并嚴格執行秘書工作的各項規章制度。只有這樣才能創造出全面優質的秘書工作。

　　(二)迅速及時原則

　　迅速及時是對秘書工作的時效性要求。秘書人員在現實工作中，必須講求時效，力求以最小的投入、最少的時間，取得最好的效果。

　　迅速及時的原則應體現在秘書工作的各個方面。從公文起草工作來看，秘書人員在接到任務后，應抓緊時間進行承辦。如果遇到特殊緊急事項需要擬寫公文時，應優先辦理，以免耽誤工作。對于沒有明確時間要求的文件，也不應隨意延緩，公文文件都具有現行效用，在優先辦理緊急文件的前提下，對普通文件也應該及時進行處理，防止積壓。總之，辦文工作應該統籌安排，區別輕重緩急，盡量縮短文件在機關內的運轉周期。

　　由于秘書工作處于從屬地位，其工作往往呈現被動性的特點，因此這就需要秘書人員在解決問題或處理工作時，更要注重時效性。例如，從領導決策的要求來看，秘書人員應在決策之前提供有關信息；待決策形成之后，根據領導要求立即著手公布實施，及時發揮決策的作用；若部門之間產生矛盾和工作掣肘現象時，秘書部門應當及時進行溝通協調。而在實際工作中遇到突發事件時，領導者需要迅速作出反應，此時則需要秘書部門及時提出處理建議，直接辦理一些具體事務，避免造成更大的損失。

　　在工作中堅持迅速及時的原則，需要秘書人員準確掌握以下幾點：

　　第一，切實全面提高政治和業務素質，增強事業心和責任感，牢固樹立服務觀念，時刻以領導工作的需要為先，強化時效觀念，以敏捷迅速的工作作風對待工作中的各項任務；

　　第二，加大科學管理力度，健全并嚴格執行秘書工作中的規章制度，加強工作的條理性和計劃性，區分工作事項的輕重緩急，實現秘書工作的科學化、制度化和規范化管理；

　　第三，加大秘書機關機構體制改革力度，精簡辦公機構，簡化辦公手續，改善辦公人員結構，提高秘書人員素質；第四，講求科學的工作方法，努力推進秘書工作的現代化、標準化進程。

　　(三)安全保密原則

　　安全保密原則既是對秘書人員的工作要求，也是秘書工作必須堅持的重要原則。我們黨和國家歷來十分重視安全保密工作。1951年《關于加強保守黨和國家機密的補充決定》中明確指出：保守黨與國家的機密，乃是關系全黨、全軍、全國人民的重大利益問題。各級黨委必須重視保密工作，并將這項工作作為自己經常注意的工作之一。1986年我國正式頒布了《中華人民共和國保守國家秘密法》，既從法律上嚴格規范了保密工作，也為秘書部門做好保密工作提供了法律依據。

　　由于秘書部門屬于機關的核心要害部門，其職責范圍和工作職能決定了秘書人員涉密最頻繁、知密最廣泛、懂密最深刻。這也意味著秘書部門的人員比其他部門的工作人員更加需要重視保密工作。如果秘書人員因為思想意識方面的疏忽導致重大機密泄露，勢必嚴重危害黨和國家的安全，危害人民的利益，給我國社會主義現代化建設事業造成重大損失。即使是對于單位內部或社會生活管理方面的文件、資料，秘書工作人員也不能放松思想戒備，要時刻牢記保密原則對于秘書工作的重要性和必要性。

　　堅持秘書工作的安全保密原則需要深刻把握以下幾點：

　　第一，毫不放松對于秘書人員的保密思想教育工作，增強秘書人員樹立保密意識的觀念，使其在日常工作中切實做到守口如瓶，知密不泄密；

　　第二，建立健全秘書工作中的保密措施工作。例如一切尚未公布的機密文件，經手辦理的秘書人員，不得與無關人員談論；絕密文件應有專人負責和專門設備保管；不得擅自將秘密文件攜帶外出或帶回家庭、宿舍存放，以免造成失密泄密；此外還要保證機密信息本身的安全，不失密、不泄密。

　　第三，應該采取一系列有效措施，保證文件在印制、校核、傳遞等工作環節手續嚴格健全，按照規章辦事，堵塞一切可能出現的漏洞，防止黨和國家機密受到損失。

　　(四)實事求是原則

　　實事求是是一切工作必須遵守的基本原則，而對于直接為領導工作服務，為領導提供決策依據的秘書工作來說，更應當嚴格堅守。這一原則在秘書工作中的具體體現就是要堅持原則、說真話、說實話、為領導和人民辦實事，一切從實際出發，按照實事求是的思想路線來開展工作，思考和處理問題。這是因為，我們的黨和人民政府是代表廣大人民利益，為人民服務的，而作為直接為各級領導機關服務的整個秘書隊伍，要通過為領導工作的順利運轉服務，來實現為人民服務的宗旨。

　　貫徹實施秘書工作中的實事求是原則，我們需要牢記以下幾點：第一，簡政放權，簡化行政機構層次，規范機關管理職能。同時加強法制建設，嚴格依法辦事，減少工作中的任意性；第二，倡導深入實際、求真務實的工作作風，反對文牘主義作風。第三，匯報調研結果或具體工作時，應堅持原則，實事求是，提供真實可靠的材料；第四，建立正確的.信息觀，了解自身工作與其他機關或部門的合理信息需求，學習并掌握多種信息溝通手段，嚴格控制文件和會議的數量與質量，努力改進文風、會風，同時擴展秘書部門的信息資源共享功能。

　　二、秘書工作的基本要求

　　(一)堅持秘書工作的“三服務”指導思想

　　根據指導思想，我國秘書工作的指導思想確立為：圍繞黨的總目標、總任務，做好“三服務”，一是為領導和領導機關服務；二是為與本機關相關的各個部門機關服務；三是為人民服務。“三服務”是對上述這種指導思想的簡稱。

　　1.為領導和領導機關服務

　　所謂為領導和領導機關服務，是因為我國秘書工作的領導體制規定了各個層次的秘書部門和秘書人員都直接對本機關領導負責，是本機關領導人或領導群體的直接辦事機構和工作助手。因此，秘書部門最直接、最主要的工作就是為領導和領導機關服務，這集中體現了秘書部門的從屬地位。比如，為直接領導撰寫講話文稿；安排領導活動；根據領導工作要求展開對內外、上下的各種綜合協調工作等。這些方面的工作均體現著秘書工作為領導和領導機關的服務，其服務的質量和成效直接影響著本機關領導者和領導群體的工作運轉狀況。

　　2.為與本機關相關的各個部門和機關服務

　　為與本機關相關的各個部門機關服務是由秘書部門的服務對象所決定。因為秘書部門所服務的各個機關之間分別存在著隸屬關系、業務指導關系、平行關系等，其之間必然存在相互溝通、交流信息、彼此協作配合的需求，秘書部門自然要承擔為與本機關相關的各個部門機關服務的職能，如貫徹落實上級機關下達的指示、決定，及時反饋信息；為下級機關、平級機關及其領導者提供大量信息和資料方面的服務等。

　　總之，“三服務”的指導思想揭示了我國社會主義新時期秘書工作，特別是黨政秘書工作的根本宗旨，體現了黨和國家對秘書工作的根本要求，也為我國秘書工作的改革與發展提供了根本動力，同時也為我國秘書工作的健康發展指明了根本方向。“三服務”指導思想的確立，是我國秘書工作發展史上的里程碑。

　　(二)實現秘書工作的“四個轉變”

　　“85·1”座談會在確立秘書工作“三服務”指導思想的同時，也提出了實現我國秘書部門“四個轉變”的改革要求，明確了我國秘書工作加快改革發展的新方向，即“第一，從偏重辦文辦事轉變為既辦文辦事，又出謀劃策。第二，從收發傳遞信息轉變為綜合處理信息。第三，從單憑老經驗辦事轉變為實行科學化管理。第四，從被動服務轉變為主動服務。”“四個轉變”的要求，著眼于新時期領導工作的實際需要，從我國秘書工作的新形勢、新任務的需要出發，具有不可低估的理論和實踐意義。

　　“四個轉變”首先強化了秘書工作的參謀職能，其要實現的目標是“出謀劃策”、“綜合處理信息”、“實行科學化管理”、“主動服務”等，充分發揮秘書工作的參謀助手作用，以適應新時期、新形勢、新任務的要求；其次強調了對秘書工作要實現“科學化管理”的目標，其基本內容體現在實現規范化、制度化和科學化，使秘書工作的工作方式和方法達到最佳狀態，按照規定的程序辦事。“四個轉變”的內容前后相連，強調后者，并非否定前者，而是在前者的基礎上加以改革創新，實現新的標準的跨越。

　　“四個轉變”有利于改變長期以來對于秘書部門和秘書人員的思想和手腳的過度束縛，有利于秘書部門和秘書人員發揮“智囊團”、“思想庫”的作用。在新時期下，秘書部門和秘書人員要處理好繼承與創新的關系，既要重視以往的好經驗和好傳統，又要勇于探索，提煉新的經驗和做法。

　　(三)實現秘書工作的“三化”

　　秘書工作的“三化”要求是指“要形成規范化、制度化、科學化的工作程序和工作方法，保證每個環節和每項工作都有章可循。”這是基于在改革開放的新形勢和新任務下，秘書工作所面臨的新問題和新特點而提出的。

　　首先，實現秘書工作的規范化，從根本上就是要求秘書部門和秘書人員，本著對事業負責，對人民利益負責的態度，在完成各項任務的過程中，實踐為人民服務的根本宗旨。這是秘書工作規范化的基本出發點，也是實現秘書工作業務規范化的根本保證。在具體的實踐工作中，則是要求秘書工作要全面提升質量標準，讓每項工作和每個環節均符合所指定的標準和操作規范，避免人為因素和不良作風的影響。

　　其次，實現秘書工作的制度化，是要使秘書工作符合黨和國家民主集中制的根本組織原則。明確黨政機關的秘書工作不是僅僅為領導者個人服務，而是建立在為領導集體服務的基礎上的；不是按照純粹的個人意志實現工作運轉，而是為了保證黨內生活秩序和國家機關正常工作秩序而實現工作運轉的。在具體的實踐工作中，則是要建立規范的秘書工作制度流程，實行崗位職責分工，落實責任制，做到人有專職，事有專管，嚴格按照有關制度和程序辦事。

　　最后，實現秘書工作的科學化，是指秘書部門在為領導服務的過程中，要注重認識事物的本質，按照客觀規律處理和解決實踐中發生的各種問題，善于摸索并遵循秘書工作的內在規律性要求，運用科學有效的工作方法促進自身的建設和發展。

　　實現秘書工作的規范化、制度化和科學化，是一項系統且長期的工作，是一個不斷追求、自我完善的過程，更是一項需要不斷學習、積累、實踐和總結的過程。

　　秘書工作的基本原則 篇2

　　女秘書服飾禮儀的基本原則

　　秘書服飾禮儀不僅要體現實用性，也要體現裝飾性，還要體現個體自身的審美素質和組織形象。要晝把服飾的自然屬性、社會屬性、情感屬性與秘書公關活動的禮儀屬性結合起來，盡可能避免因自己著裝不當而使企業的聲譽蒙受損失。服飾禮儀總的原則是協調,具體說就是服飾與秘書個人自身條件、職業特點和所處環境相協調,同時遵守與服飾自身相關的習俗或原則。

　　女秘書的穿著尤其應該遵循TPO原則，即時間(Time)地點(Place)場合

　　(Occasion)的原則。

　　T：時間原則，不同時段的著裝規則對女秘書尤其重要。女秘書的著裝需要隨時間而變換。白天工作時，女秘書應穿著正式套裝，以體現專業性；晚上出席雞尾酒會就須多加一些修飾，如換一雙高跟鞋，戴上有光澤的佩飾，圍一條漂亮的絲巾；服裝的選擇還要適合季節氣候特點：如冬天要穿保暖、御寒的冬裝，夏天要穿通氣、吸汗、涼爽的夏裝。更要體現時代特點保持與潮流大勢同步。T原則就充分體現了當代女秘書服飾的一種趨勢：即與時尚流行相結合。

　　P：地點原則，從地點上講，置身在室內或室外，駐足于鬧市或鄉村，停留在國內或國外，身處于單位或家中，在這些變化不同的地點，著裝的款式理當有所不同，切不可以不變而應萬變。例如，穿泳裝出現在海濱、浴場，是人們司空見慣的；但若是穿著它去上班、逛街，則非令人嘩然不可。在國內，一位少女只要愿意，隨時可以穿小背心、超短裙，但她若是以這身行頭出現在著裝保守的阿拉伯國家，就顯得有些不尊重當地人了。地點原則要求女秘書在活動前對活動的場景要有一個了解或估計：是辦公室還是碼頭車站?是高級商務賓館還是休閑娛樂場所?只有弄清楚活動的環境，才能有針對性地選擇自己應穿的服裝與應佩戴的飾品。這樣才能很好的體現地點原則，是著裝與環境相適應。

　　O：場合原則，衣著要與場合協調。與顧客會談、參加正式會議等，衣著應莊重考究；聽音樂會或看芭蕾舞，則應按慣例著正裝；出席正式宴會時，則應穿中國的傳統旗袍或西方的長裙晚禮服；而在朋友聚會、郊游等場合，著裝應輕便舒適。試想一下，如果大家都穿便裝，你卻穿禮服就有欠輕松；同樣的，如果以便裝出席正式宴會，不但是對宴會主人的不尊重，也會令自己頗覺尷尬。女秘書在工作場合應該穿著的整潔大方，而在重大的社交場合，服飾應該正規莊重，如參加舞會宴會著裝一定要優雅華麗，更重要的是莊重。

　　“云想衣裳花想容”，相對于偏于穩重單調的男士著裝，女士們的著裝則亮麗豐富得多。得體的穿著，一定要遵循TPO原則，才能使女秘書的職業生涯更加專業，更加出彩。

　　女秘書服飾的時尚與流行趨勢

　　在了解了服飾禮儀對一個秘書來說有多么的重要之后，似乎大家都產生了種疑惑，是不是為了做到保險起見，女秘書還是穿著一成不變的套裝更為合適呢?實則不然，在TPO原則中，其實已經體現了女秘書服飾發展的一種潮流，就是體現時代特點并保持與潮流大勢相符合。女秘書的服飾也可以做到很時尚。

　　怎樣才能使身穿職業裝的職業女秘書時尚起來呢?第一，從細節入手，懂得時尚的人總是那些善于從細節入手的人。領口處不經意的褶皺，胸口的小小胸花，袖口別致的袖口，從細節入手，是使得秘書服飾靈動時尚起來的第一步。你可以在脖子上系上當季流行的絲巾，用上當季流行的絲巾打法，瞬間你的職業裝上就有了亮點。你可以在腰上系上一條今年流行的腰封，不但使整個人更加干練也體現了自己的時尚品味。

　　第二，注重色彩的搭配。女秘書的服裝不再是黑灰白等深色的天下了，逐漸的一些鮮亮的色彩也加入了秘書的服飾之中，粉色系的淡雅與清新就是一個十分不錯的選擇。而在暗色的服裝中加入大膽的亮色元素也不失為一個好的方法，如：在灰色系中加入檸檬黃、淺藍、粉紅的小配飾，不僅不會遮蓋住灰色的風頭，還能使灰色更加出色純粹。

　　想要緊跟時尚的腳步，就要了解當今的流行趨勢與規律。現代女秘書在服飾的選擇之上可以說是有了更大的空間與余地。女秘書們越來越追求個性的釋放和魅力的展示，雖然可以選擇的款式卻來越多，但是其變化卻有一些內在的規律。

　　第一，性感和嫵媚永遠不是主題，不要一味追求醒目，以此來吸引更多的目光，作為一名秘書，莊重與品位永遠是第一位的；

　　第二，款式簡潔大方是主流，就如一些時尚界的大牌服飾，追求的永遠是品質精良與款式婉約，往往看似平淡的東西才更具有千變萬化的潛力；

　　第三，色彩要自然協調，色彩要純正自然，與辦公色調氣氛相協調。

　　當代的女秘書職業裝的流行趨勢同樣清晰、明了。

　　第一，亮色逐漸走上舞臺，突破了以往的禁忌，大膽的色彩對比與線條設計讓服裝更具活力；

　　第二，蕾絲與褶皺并非禁區，注重細節的精致，各種流蘇、刺繡，腰帶被融入了設計之中，注重腰部的設計，使服裝更加突出女士的曲線之美；第三，強調整體的配套，與服裝同步的應該還有腰帶、絲巾、拎包、鞋襪、手表、戒指等一系列的飾物，這種整體的搭配更能展現女秘書作為一名職業女性的品味與自信感；第四，注重個性，忌刻板統一而轉投優雅個性，就算統一的著裝下的小細節也必須擁有自己的個性，就如不同的飾品。

　　當今的社會人們希望張揚個性，追逐時尚已經是一股不可抗拒的潮流了，可作為女秘書這個特殊的職業女性群體，盲目的追逐時尚肯定是不可取的。適合自己的永遠是最好的，與工作相符合的永遠是最合適的。

　　莎士比亞曾說過：“服飾往往可以表現人格。”作為一名新時代的職業女秘書，良好的服飾禮儀與品味就是體現自己的人格與魅力的一扇窗。

　　秘書禮儀規范

　　1.秘書的儀表

　　儀表的禮儀很重要，是一種無聲的語言，“三秒鐘”就可以給人一個印象，因此秘書的整體素質修養、性格等特征就是從儀表方面反映出來的。秘書的儀表主要體現在服飾和美容兩方面。服飾要求整潔大方、整體和諧。美容要求在儀表的整理方面應注意發型和面容的清潔、保持服飾整潔，儀容方面女性秘書要求化淡妝，而且要注意在不同場合的化妝，化妝要注意場合，不允許在公共場合化妝。

　　2.秘書的儀態

　　儀態是各種身體姿勢的總稱，是一種非語言形式，具有表露、替代和輔佐的作用。秘書的儀態要求體現在以下六個方面：站姿，基本要求是均衡、挺直、靈活，在正式場合要具備“挺直如松”的氣度，避免不良的站姿；坐姿，基本要求穩、直，達到“坐如鐘”的要求；走姿，基本要求抬頭、挺胸、收腹、兩眼平視，步子要均衡；手勢，手勢是一種帶有情感交流的體態語言，能夠傳達豐富的感情，如揮手告別、拱手答謝、招手致意、拍手稱贊、擺手拒絕等；目光，與人交往目光要平和親切，在交往中注意凝視的運用；秘書要避免當眾瘙癢、避免不雅動作等不雅的儀態。

　　3.秘書活動禮節

　　秘書活動禮儀主要表現在典禮儀式、迎來與送往、宴請與赴宴方面。接待禮儀，接待客人是秘書的日常工作之一，這里面包括歡迎來賓、接待方式、送別客人等環節，每個環節都應講究禮儀。秘書組織典禮儀式，要著重做好以下工作：擬定典禮儀式的程序；擬制出席典禮儀式的賓客名單；組成接待小組負責接待賓客；確定賓客坐席；布置和檢查音響設備等。

　　宴請和赴宴是社交中的一項重要活動。秘書在宴請禮儀中要注意：明確宴請的目的和規格；確定宴請的時間和范圍；制作和發送請柬；進餐位次排列；迎送賓客等。赴宴要注意及時向宴請的主人答復，服裝要整潔大方，出席宴會以正點到達為好。

　　秘書工作的基本原則 篇3

　　1、負責集團辦公設備的管理與登記，計算機、傳真機、長途電話、復印機的具體使用和登記，名片印制，文件印刷等工作。

　　2、負責低值易耗辦公用品的發放、使用登記和離職時的繳回。

　　3、負責各類辦公品、固定資產的保養、維修，保管，每月清點，年終盤存統計，做到入有驗收，出有手續，保證帳實相符。

　　4、按標準定額，做好添購辦公用品、器具的計劃編制和申購手續工作，做到既不脫檔又不長期積存。

　　5、負責來賓具體接待、日程和參觀內容安排，以及食宿地點、車輛安排和車船機票代購等事宜，以及集團重大活動和聯誼活動的后勤總務保障。

　　6、在辦公室主任領導下，具體編制年度經營計劃和年度主要技術經濟財務指標，匯總和整合各部門及下屬中心的年度工作計劃和年內分期工作目標。

　　7、定期或不定期檢查、了解各部門及下屬單位計劃執行完成情況，發現問題及時匯報。及時、準確、全面完成各種年度經營業務統計報表、附注的編寫編制。

　　8、及時反饋經營計劃進展情況，編寫經營分析報告，提出改進建議，供集團領導決策參考。負責相關計劃經營資料的收集、整理、歸檔。

　　9、負責集團網站的建設、對外宣傳、維修維護及電子郵箱管理。

　　10、負責辦公室財務、行政機要、信息保密及部分文秘工作。

　　11、完成辦公室主任臨時交辦的其它任務。

　　秘書工作的基本原則 篇4

　　一、教學秘書工作職責：

　　1、協助院領導抓好教學常規工作的安排，檢查與總結工作。

　　2、及時向院領導傳達上級部門安排的各項任務及上報院的有關情況。

　　3、協助院領導處理好日常的教學事務工作，并及時進行請示與匯報。

　　4、負責收集撰寫整理，管理各種教學信息和教學文件。

　　5、負責教學檔案的建立與管理工作，作到分門別類，有條理。

　　6、作好各種文件的收發，登記與管理工作。

　　二、生活秘書工作職責

　　1、協助院領導抓好教學辦公用品的供應與發放工作，監督辦公費用的使用情況。

　　2、協助院領導、班主任抓好勞動衛生工作。

　　3、負責院辦公室必須設施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設施、黑板等的維修和電話管理工作。為保證正常的教學秩序作好物質保證。

　　4、負責全院教職工的考勤與學生考勤的匯總工作。

　　5、協助院工會作好全院教職工的福利工作。

　　6、協助院長用好院基金的使用管理工作，所有經費的支付與回收工作。

　　7、作好教職工的生活服務工作如準備好開水、洗手水、內務整理等。

　　8、作好院資料室的收發與報刊雜志的征訂工作。

　　9、完成院安排的臨時性工作。

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