通知的寫作要求

時間：2023-06-30 06:14:07 辦公文秘

通知的寫作要求

　　在當今社會生活中，我們都不可避免地要接觸到通知，各種類型的通知各有不同的寫法。那么你有了解過通知嗎？下面是小編幫大家整理的通知的寫作要求，僅供參考，大家一起來看看吧。

通知的寫作要求

　　一、標題

　　通知的標題有完全式和省略式兩種，完全式是發文機關、事由、文種齊全的標題。省略式則是根據需要省去其中的一項或兩項。省略式標題有如下三種情況：

　　(一)省略發文單位

　　如果標題太長，可省略發文機關。如××省人民政府發出《關于縣級市經濟管理權限的通知》，這個標題省略了發文單位“××省人民政府”。省略了發文機關的通知標題很常見。如果是兩個單位以上聯合發文的，一般不能省略，如《中共××省委、××省人民政府批轉<全省穩定山權林權、落實林業生產責任制試點工作座談會議紀要>的通知》。

　　(二)省略文種

　　公文的標題一般是不能省略文種的。轉發性通知，有時由于被批轉、轉發的公文標題中已有“通知”二字，或者被批轉、轉發的公文標題比較長，這時，通知的標題一般可省略文種，省去“通知”二字。如《××省人民政府轉發國務院關于國營企業廠長(經理)實行任期制度的通知》。碰到這種情況，如果不省略文種，就會出現“……的通知的通知”的現象，標題就顯得很長，讀起來也拗口。有時，也會因層層轉發而出現長標題的情況，如：《××縣人民政府關于轉發<××市關于轉發《省政府關于轉發<國家外事辦關于認真做好外事接待工作的通知》的通知>。這個標題四個層次，用了三個“關于轉發”，三個“的通知”，不順口。對這個長標題，應改為《××縣政府轉發國家外事辦關于認真做好外事接待工作的通知》。

　　(三)省略發文機關和事由

　　如果通知發文范圍很小，內容簡單，甚至張貼都可以，這樣的通知標題可以省略發文機關和事由，只有文種，即“通知”二字。例如在單位內部的會議通知、政治學習通知、簡單的工作通知，等等。

　　二、正文

　　通知的正文包括原由、事項、要求三部分。主體在事項部分。下面分別介紹幾種通知正文的寫法。

　　(一)轉發性通知的寫法

　　可以把批轉通知稱為“批語”，把被發布、批轉的文件看作是通知的主體內容，批語表明發文機關的態度，提出貫徹執行的要求，一般起提示、按語的作用。

　　(二)事項性通知的寫法

　　正文一般分三部分。開頭部分，一般是通知的原由和目的，說明為什么要發此通知，目的是什么。正文的主體部分，即事項部分，把通知的具體內容一項一項列出來，把布置的工作或需要周知的事項，闡述清楚，講清目的、要求、措施、辦法等。這類通知多數用于布置工作，因此有人稱之為“工作通知”。第三部分是結尾，提出貫徹執行要求，如“請遵照執行”，“請認真貫徹執行”，“請研究貫徹”，等等，也有的通知結尾沒有習慣用語。

　　寫事項性通知，要開門見山，不要轉彎抹角。在敘述通知時，要突出重點，把主要的、重要的寫在前面。根據需要，主要的內容可詳寫，講清道理，講明措施，次要的內容，盡量簡略，扼要交代即可。在語言表達方面，通知的語言主要是以敘述為主，對下級單位提出要求。

　　(三)會議通知及任免通知的寫法

　　這兩種通知的內容沒有轉發性通知、事項性通知那么復雜，比較單一，篇幅簡短，知照性強。

　　會議通知的內容一般包括：會議名稱，會議時間，地點，內容，參加人員，報到的時間、地方、需帶材料、文件等。會議通知的格式比較固定，只要把以上內容寫清楚就可以。

　　任免通知的寫作比會議通知更為簡單，一般有固定格式，按任免決定寫上即可。

　　拓展：公文的作用及格式

　　公文的作用

　　一、有上傳下達、互通情報的作用。

　　二、有工作依據和憑證的作用。

　　三、有宣傳教育的作用。

　　四、有規定人們行為的規范作用。

　　公文的格式

　　公文的格式一般包括：標題、主送機關、正文、附件、發文機關(或機關用章)、發文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。

　　一、標題。公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標題“三要素”。如：《延華集團董事局關于表彰1997年度先進工作者的通知》這一文件標題中，“延華集團董事局”是發文機關，“關于表彰1997年度先進工作者”是發文事由，“通知”是公文種類。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容。公文標題的位置在公文的開首，居于正文的上端中央。

　　二、主送機關。上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文，叫普發公文，凡下屬機關都是受文機關，也就是發文的主送機關;下級機關向上級機關報告或請示的公文，一般只寫一個主送機關，如需同時報送另一機關，可彩抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。

　　三、正文。這是公文的主體，是敘述公文具體內容的，為公文最重要的部分。正文內容要求準確地傳達發文機關的有關方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法，切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事，不要一文數事。

　　四、發文機關。寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發文機關對公文生效的憑證。

　　五、發文日期。公文必須注明發文日期，以表明公文從何時開始生效。發文日期位于公文的末尾、發文機關的下面并稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱，以免日后考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為準。

　　六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個詞組列在文尾發文日期下方，如“人事任免通知”，“財務管理規定”等，詞組之間不使用標點符號，用醒目的黑體字標出，以便分類歸檔。

　　七、抄報、抄送單位，是指需要了解此公文內容的有關單位。送往單位是上級機關列為抄報，是平級或下級機關列為抄送。抄報、抄送單位名稱列于文尾，即公文末頁下端。為了整齊美觀，文尾處的抄報抄送單位、印刷機關和印發時間，一般均用上下兩條線隔開，主題詞印在第一條線上，文件份數印在第二條線下。

　　八、文件版頭。正式公文一般都有版頭，標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上“××××××(機關)文件”，下面加一條紅線(黨的機關在紅線中加一五角星)襯托。

　　九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。如：“國發[1997]5號”，代表的是國務院一九九七年第五號發文。“國發”是國務院的代字，“[1997]”是年號，(年號要使用方括號“[ ]”)，“5號”是發文順序號。幾個機關聯合發文的，只注明主辦機關的發文編號。編號的位置：凡有文件版頭的，放在標題的'上方紅線與文頭下面的正中位置;無文件版頭的，放在標題下的右側方。編號的作用：在于統計發文數量，便于公文的管理和查找;在引用公文時，可以作為公文的代號使用。

　　十、簽發人。許多文件尤其是請示或報告，需要印有簽發人名，以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號的右下方，字體較編號稍小。一般格式為“簽發人：×××”。

　　十一、機密等級。機密公文應根據機密程度劃分機密等級，分別注明“絕密”、“機密”、“秘密”等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定，并據此確定其送遞方式，以保證機密的安全。密級的位置：通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上號碼，印在文件版頭的左上方，以便查對、清退。

　　十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明，通常也是放在標題左上方的明顯處。

　　十三、閱讀范圍，根據工作需要和機密程度，有些公文還要明確其發送和閱讀范圍，通常寫在發文日期之下，抄報抄送單位之上偏左的地方，并加上括號。如：“(此件發至縣團級)”。行政性、事務性的非機密性公文，下級機關對上級機關的行文，都不需特別規定閱讀范圍。

　　十四、附件。這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件，應當在正文之后、發文機關之前，注明附件的名稱和件數，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件×件”。

　　十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復寫。公文紙一般用16開，在左側裝訂。

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