辦公室公文寫作的五個(gè)禁忌
黨政機(jī)關(guān)公文的性質(zhì)和特點(diǎn)，決定了其內(nèi)容必須達(dá)到較高水準(zhǔn)，力求精準(zhǔn)到位、無懈可擊。有五個(gè)禁忌，一定要避免。下面我們舉例子說明。
一忌“眼花繚亂”，力求層次清楚。
公文的開頭，應(yīng)當(dāng)以概括的筆觸切入主題，語句環(huán)環(huán)相扣、銜接緊密，形成一種吸引讀者的力量。
如有一篇《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)公共交通安全防范工作的實(shí)施意見》初稿，開頭為：“根據(jù)中央綜治辦關(guān)于加強(qiáng)公共交通安防工作電視電話會(huì)議精神和市委、市政府有關(guān)要求，按照中央綜治辦《關(guān)于加強(qiáng)公共交通安保工作的若干意見》和公安部、交通運(yùn)輸部《關(guān)于切實(shí)加強(qiáng)城市公共交通安保工作的通知》的要求，更好固化世博安保工作機(jī)制和‘亞信峰會(huì)’安保工作成功做法，為保證本市公共交通各行業(yè)日常運(yùn)作安全有序和平穩(wěn)健康發(fā)展，依據(jù)國家和本市有關(guān)法律規(guī)定，現(xiàn)就進(jìn)一步加強(qiáng)本市公共交通安全防范工作提出如下實(shí)施意見：……”
這段中，其一，既有“根據(jù)……”，又有“按照……”，還有“依據(jù)……”，讓讀者眼花繚亂。其二，把“依據(jù)國家和本市有關(guān)法律規(guī)定”放在最后，明顯不妥，且本市也不可能作出法律規(guī)定。其三，語言表述順序一般為目的在前，依據(jù)在后。而現(xiàn)在卻是根據(jù)在前，目的在后。
這段修改為：“為進(jìn)一步落實(shí)中央綜治辦關(guān)于加強(qiáng)公共交通安防工作電視電話會(huì)議精神，中央綜治辦《關(guān)于加強(qiáng)公共交通安保工作的若干意見》和公安部、交通運(yùn)輸部《關(guān)于切實(shí)加強(qiáng)城市公共交通安保工作的通知》，市委、市政府有關(guān)要求，固化世博安保工作機(jī)制和‘亞信峰會(huì)’安保工作成功做法，保證本市公共交通各行業(yè)日常運(yùn)作安全有序和平穩(wěn)健康發(fā)展，現(xiàn)就進(jìn)一步加強(qiáng)本市公共交通安全防范工作提出如下實(shí)施意見：……”這樣層次比較清楚，表述也比較流暢。
二忌隨意用詞，力求言簡意賅。
公文要言簡意賅，使讀者一看就明白，切忌反復(fù)“嘮叨”，隨意堆砌、任性用詞。
比如一篇關(guān)于新聞發(fā)言人的《意見》初稿中有一段：“(二)明確新聞發(fā)言人工作范疇。要保障新聞發(fā)言人正常開展工作，確保其能列席重要會(huì)議、閱讀重要文件、參與重大事件處置，了解全面情況，及時(shí)獲取第一手資料，掌握重要信息，為新聞發(fā)布作好相關(guān)準(zhǔn)備。要為新聞發(fā)言人開展工作創(chuàng)造條件，進(jìn)一步規(guī)范新聞發(fā)言人的權(quán)責(zé)，為新聞發(fā)言人敢說話、愿說話、善說話創(chuàng)造相對寬松的工作環(huán)境。讓新聞發(fā)言人進(jìn)入知情圈、決策圈、行動(dòng)圈。新聞發(fā)言人應(yīng)能參加重要會(huì)議、閱讀重要文件，可向本單位主要負(fù)責(zé)同志建議開展新聞發(fā)布活動(dòng)的時(shí)機(jī)、內(nèi)容、形式和人選。”
這段中，重復(fù)的、不必要的意思頗多，“讓新聞發(fā)言人進(jìn)入知情圈、決策圈、行動(dòng)圈”的提法也不確切。修改為：“(二)明確新聞發(fā)言人工作范疇。要保障新聞發(fā)言人正常開展工作，確保其列席重要會(huì)議、閱讀重要文件、參與重大事件處置，了解全面情況，及時(shí)獲取第一手資料，掌握重要信息。新聞發(fā)言人可向本單位主要負(fù)責(zé)同志建議開展新聞發(fā)布活動(dòng)的時(shí)機(jī)、內(nèi)容、形式和人選。”這樣避免了內(nèi)容重復(fù)，語言也比較簡潔。
三忌“穿靴戴帽”，力求直截了當(dāng)。
公文用語要簡潔、明了，使讀者一看就明白，以利貫徹執(zhí)行，不要添加不必要的枝杈。
如有一《意見》初稿，在小標(biāo)題“進(jìn)一步加強(qiáng)液化氣安全管理工作的原則和目標(biāo)”下，有段話：“為切實(shí)加強(qiáng)本市液化氣安全管理，要以‘安全為先、屬地為主、依法監(jiān)督’為原則，各區(qū)(縣)政府和相關(guān)單位要將液化氣的安全管理工作制度化、常態(tài)化，實(shí)現(xiàn)液化氣管理的‘三個(gè)轉(zhuǎn)變’目標(biāo)，即：由保供應(yīng)向保安全、保供應(yīng)轉(zhuǎn)變，由市管為主向市區(qū)共管、屬地為主轉(zhuǎn)變，由用戶自行換瓶向規(guī)范統(tǒng)一配送轉(zhuǎn)變。”這樣寫很難讓人找到重點(diǎn)。
修改時(shí)，應(yīng)直截了當(dāng)寫明工作原則和目標(biāo)，當(dāng)中不必穿插其他語句，力求突出和醒目。改為：“以‘安全為先、屬地為主、依法監(jiān)督’為原則，實(shí)現(xiàn)液化氣管理的‘三個(gè)轉(zhuǎn)變’目標(biāo)，即由保供應(yīng)向保安全、保供應(yīng)轉(zhuǎn)變，由市管為主向市區(qū)共管、屬地為主轉(zhuǎn)變，由用戶自行換瓶向規(guī)范統(tǒng)一配送轉(zhuǎn)變。”這樣敘述就比較集中、精練。
四忌失之于偏，力求考慮全面。
公文要全面考慮，兼顧各方，反映出整體思維。
比如有一《關(guān)于命名表彰上海市雙擁模范區(qū)縣和愛國擁軍模范街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))的決定》初稿，在決定命名16個(gè)區(qū)縣為“上海市雙擁模范區(qū)縣”、146個(gè)街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))為“上海市愛國擁軍模范街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))”后提出：“希望上述受到表彰的區(qū)縣和街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))再接再厲，不斷創(chuàng)新，繼續(xù)努力，開拓進(jìn)取，進(jìn)一步做好雙擁工作，進(jìn)一步鞏固和發(fā)展軍政軍民團(tuán)結(jié)的大好局面，推動(dòng)上海雙擁工作再上新臺階。”
這段中，只要求受到表彰的區(qū)縣、街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))“進(jìn)一步鞏固和發(fā)展軍政軍民團(tuán)結(jié)的大好局面，推動(dòng)上海雙擁工作再上新臺階”明顯是不夠的。表彰性的《決定》最后寫“希望”時(shí)，對象一般包括兩個(gè)：一個(gè)是受到表彰的單位(個(gè)人)，希望他們再接再厲，另一個(gè)是其他單位(個(gè)人)，希望他們向受到表彰的單位(個(gè)人)學(xué)習(xí)。
所以，這段后面補(bǔ)充了一段：“希望全市各級黨政組織和駐滬各部隊(duì)向上述被命名的區(qū)縣和街道(鄉(xiāng)鎮(zhèn))學(xué)習(xí)，進(jìn)一步做好雙擁工作，鞏固發(fā)展軍政軍民團(tuán)結(jié)的大好局面，推動(dòng)上海雙擁工作再上新臺階。”這樣才比較周全，所提的要求也比較切合實(shí)際。
五忌前后不一，力求準(zhǔn)確規(guī)范。
公文的稱謂、標(biāo)點(diǎn)符號等元素，使用不能馬虎，一定要前后一致，規(guī)規(guī)矩矩。尤其要注意頓號、逗號、分號、句號等點(diǎn)號表示的是不同層次的停頓，使用得當(dāng)，句子才能形成起伏均勻的節(jié)奏感。
比如有一指令性通知的初稿，提出了三點(diǎn)要求：“1.明晰責(zé)任、齊抓共管。2.分流管理、分級負(fù)責(zé);3.查改并舉，重在治理。”這段中，第一點(diǎn)、第二點(diǎn)的前半句用的都是頓號，而第三點(diǎn)前半句用的卻是逗號，前后不一致。還有，第一點(diǎn)的結(jié)尾用的是句號，而第二點(diǎn)的結(jié)尾用的卻是分號，也是前后不一致，這些都應(yīng)該統(tǒng)一起來。修改為：“1.明晰責(zé)任，齊抓共管。2.分流管理，分級負(fù)責(zé)。3.查改并舉，重在治理。”方可表明“三點(diǎn)要求”相互之間的平等、平行關(guān)系。
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