25個超強的Office打印技巧

時間：2024-10-16 05:58:00 office辦公

25個超強的Office打印技巧

　　如今，很多人每天都會與Office辦公軟件打交道，以下是YJBYS小編搜索整理的關于25個超強的Office打印技巧，供參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關信息請持續關注我們應屆畢業生培訓網!

　　1，沒有打印機一樣可以打印預覽

　　在沒有安裝打印機的電腦上按下Excel的“打印預覽”按鈕后，Excel會卻提示沒有安裝打印機，且無法打印預覽。其實，只要單擊“開始”→“設置”→“打印機”，然后雙擊“添加打印機”項目，再隨便安裝一個打印機的驅動程序。重啟Excel，就會發現已經可以打印預覽了。

　　2，打印指定頁面

　　一個由多頁組成的工作表，打印出來后，發現其中某一頁(或某幾頁)有問題，修改后，沒有必要全部都打印一遍!只要選擇“文件”→“打印”(不能直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，否則是將整個工作表全部打印出來)，打開“打印內容”對話框，選中“打印范圍”下面的“頁”選項，并在后面的方框中輸入需要打印的頁面頁碼，再按下“確定”按鈕即可。

　　3，首行重復打印

　　當工作表大于1頁時，用戶一般希望在打印時能在每一頁中均能包含首行，你可以這樣設置，打開“頁面設置”對話框，單擊“工作表”選項卡，接下來只需在“打印標題→頂端標題行”文本框中輸入：ũ:ũ類似的字符，或用鼠標將工作表中的首行拖過來也可以，以后就該表格首行就會打印在每頁了。

　　4，表格也縮印

　　有時為工作需要，可能要求將多頁內容調整為一頁打印出來(在Word中可以通過“縮放”技巧來實現)，可選擇“文件”→“頁面設置”，再在打開的“頁面設置”對話框中單擊“頁面”標簽，在“縮放”組下有一個“調整為”選項，只要在這里鍵入打印工作表內容時所需要的頁數(注意頁寬和頁高兩個值必須一致)就可以了。不過，此功能對于與紙張高、寬比例嚴重不協調的工作表來說，建議不要采用，否則會嚴重影響打印效果。

　　5，打印選定區域

　　選定需要打印的區域，執行“文件”→“打印”，打開“打印內容”對話框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。如果經常要打印固定的某個區域，可以先選定相應區域，再執行“文件”→“打印區域”→“設置打印區域”。經過這樣的設置后，無論是執行菜單的打印命令，還是直接按“常用”工具欄上的“打印”按鈕，均可將設置的區域打印出來。

　　此時，如果想打印別的內容，就必須先執行“文件”→“打印區域”→“取消打印區域”命令，然后再進行打印操作。

　　6，打印不連續的單元格(區域)

　　如果僅僅需要將一些不連續的單元格(區域)中的內容打印出來，那么在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊需要打印的單元格(區域)，選中多個不連續的單元格(區域，如A2.B2:C8.D10……)，然后選擇“文件”→“打印”，打開“打印內容”對話框，選中“打印內容”下面的“選定區域”選項，按下“確定”按鈕就行了。此時，系統將選中的每一個不連續單元格(區域)分開，打印在不同頁面上(即A2打印在一張紙上，B2:C8打印在另一張紙上……)。

　　如果需要經常打印固定的不連續行、列，可以在上述隱藏設置完成后，執行“視圖”→“視面管理器”，打開“視面管理器”對話框，按其中的“添加”按鈕，在隨后彈出的“添加視圖”對話框“名稱”后面的方框中輸入一個名稱(如“打印”等)，確定退出。以后需要打印時，再打開“視面管理器”對話框，選中“打印”視圖項，按“顯示”按鈕，即可顯示出設置好的打印頁面，執行打印操作就可以了。

　　7，打印不連續的行(或列)

　　有時，需要將一張工作表中部分不連續的行或列打印出來，可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵單擊行(列)標，選中不需要打印出來的多個不連續的行(列)，右擊鼠標，選“隱藏”選項，將其隱藏起來，然后再執行打印操作就可以了。

　　8，將公式打印出來

　　如果要將單元格中的公式打印出來，則執行“工具”→“選項”，在“視圖”標簽中，選中“公式”選項，確定退出。此時，工作表中含有公式的單元格，不是顯示公式的運算結果，而是顯示出具體公式，執行打印操作，即可將公式打印出來。

　　9，一次打印多個工作表

　　在按住Shift(或Ctrl)鍵的同時，用鼠標在需要打印的工作表名稱上單擊，即可選中多個連續(或不連續)的工作表，進行正常的打印操作，即可將選中的工作表一次打印出來。在“打印內容”對話框中，選中“打印內容”下面的“整個工作簿”選項，再確定打印，即可一次性將整個工作簿中所有工作表打印出來。

　　10，讓每一頁都打印出標題行

　　一個由多頁組成的表格，通常需要在每一頁上都打印出標題行：執行“文件”→“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，單擊“工作表”標簽，在“頂端標題行”后面的方框中輸入：ū:ū(這里假定第2和第3行為標題行，$符號在英文狀態下，用Shift+4組合鍵輸入)，確定退出，再打印時，系統會自動為每一頁加上標題行。如果在“左端標題列”后面的方框中輸入列標題區域，就可以為每一頁添加上列標題。

　　11，異地打印Excel表格

　　如果某臺電腦(A電腦)沒有安裝打印機，而另一臺有打印機的電腦(簡稱B電腦)上卻沒有安裝Excel，可這樣操作：先在A電腦上安裝一下B電腦打印機的驅動程序，再打開需要打印的Excel工作簿，調出“打印內容”對話框，將打印機設置成B電腦上的打印機，選中“打印到文件”選項，并設置好其他選項，按“確定”按鈕，在隨后彈出的“打印到文件”對話框中輸入一個文件名(如a.prn)后，再按“確定”按鈕。然后將a.prn(保存在“我的文件”文件夾中)文件拷貝到電腦B中，在DOS狀態下(Windows下的“MS-DOS方式”也可以)，在文件所在的目錄中，執行“copy a.prn lpt1”命令，即可將Excel工作表打印出來。

　　12，讓工作表居中打印

　　有時，可能需要打印的數據不是很多。如果直接打印，這些內容有可能會集中在紙張頂端，看起來很不美觀，但如果人工調整又非常麻煩。這時，只要選擇“文件”→“頁面設置”，打開“頁面設置”對話框，單擊“頁邊距”選項頁，如果希望工作表中的數據在左右頁邊距之間水平居中，只要在“居中方式”小節下勾選“水平”復選框即可;如果希望工作表中的數據在上下頁邊距之間垂直居中，只要勾選“垂直”復選框，當然建議同時勾選這兩個復選項，這樣就美觀多了。

　　13，自動避開錯誤值打印

　　當工作表中存在公式時，有時難免會出現一些錯誤信息，當然不想在打印時將這些錯誤信息也顯示出來。選擇“文件”→“頁面設置”，單擊“工作表”標簽，再單擊“打印”選項組下“錯誤單元格打印為”下拉列表框，再從中將缺省的“顯示值”改為“<空白>”，這樣就不會將屏幕上顯示的錯誤信息也打印出來，而是只打印空白單元格。

　　14，打印公式原形

　　首先，需要在工作表中將公式顯示出來才行，在“工具”→“公式審核”菜單下選中“公式審核模式”選項即可。然后選擇“文件”→“打印”，接著單擊“選項”按鈕來選定區域、活動工作表或整個工作簿。

　　15，調整打印機的分辨率

　　單擊“文件”→“打印”，在打開的“打印內容”中單擊“屬性”按鈕，然后在打開窗口的對話框下“打印質量”下拉框中可以選擇一種點數較低的分辨率，例如360點/英寸，這樣打印起來速度就會快很多。

　　16，以草稿方式打印

　　以草稿方式打印工作表時，將忽略格式和大部分的圖形，這樣也可以達到提高打印速度的目的，大家要做的只需選擇打印機設置框中的“按草稿方式”復選框。

　　17，以單色方式打印

　　如果工作表中有很多彩色格式設置，那么要采用單色打印的方式，這樣Excel在打印時就會自動將彩色字體和邊框打印成黑色而不是使用灰度，打印速度自然大大提高，你可以選擇打印機設置框中的“單色打印”復選框。

　　18，不讓表頭到表格中

　　有時打印表格線時，經常會把表頭也弄到表格里面。這時，可以選取表格中需要打印的區域(記住不要選擇表頭)，然后單擊快捷工具欄中“邊框”按鈕旁邊的小三角形符號，在出現的邊框樣式中選“所有框線”就行了。這樣，打印出來后，表頭就再也不會跑到表格里面去了。

　　19，快速打開打印機窗口

　　Excel XP具有后臺打印功能，執行打印任務時，你可以在前臺繼續從事其他操作，而系統會在后臺進行打印，狀態欄會顯示一個打印機圖標。此時，只需雙擊狀態欄中的打印機圖標即可打開打印機狀態窗口，從中可快速執行暫停、刪除打印等操作。

　　20，打印預覽的妙用

　　假設Excel的一個工作簿建有兩個工作表，現第二個工作表的頁碼要接著第一個工作表的頁碼。只要選中第二個工作表，按“打印預覽”→“設置”，進入“頁面設置”→“頁面”，最下面有一項“起始頁碼”，默認是自動，現修改其默認值即可，如第一個工作表的結束頁碼是5，那么在起始頁碼中輸入6。

　　21，打印行號和列標

　　選擇“文件”→“頁面設置”命令，單擊“工作表”標簽，再選中“行號列標”復選框即可。

　　22，不打印圖形

　　對于一個圖文混排的文件，常常需要校對其中的文本，為了節省紙張和油墨，不打印其中的圖片。你可以通過下面兩種方法來實現：(1)執行“工具”→“選項”，單擊“打印”標簽，將“打印文件附加信息”下面的“圖形對象”復選框前面的對號去掉。(2)在“打印”對話框中，按下端的“選項”按鈕，即可單獨打開“選項”對話框中的“打印”標簽，去掉“圖形對象”前面的對號去掉。

　　23，縱橫向紙張混合打印

　　有時，文件中插入表格，而表格需要橫向輸出時，可這樣設置：將光標定位在表格所在頁(即需要橫向輸出的頁)的開頭，打開“頁面設置”對話框，在“頁邊距”標簽下，將紙張類型設置為“橫向”，按“應用于”右邊的下拉按鈕，選“插入點之后”選項，確定退出;再將光標定位在后面需要恢復“縱向”輸出頁的開頭，仿照上面的操作，將紙張類型設置為“縱向”。

　　24，雙面打印

　　(1)在“打印”對話框中，按下端“打印”右邊的下拉按鈕，選定“奇數頁”選項，“確定”打印，“奇數頁”打印完成后，將打印了內容的紙張翻過來裝入打印機(順序千萬不要搞錯喲)，再將“偶數頁”打印上去就行了。(2)在“打印”對話框中，選中“人工雙面打印”選項，“確定”打印，“奇數頁”打印完成后，系統會彈出一個提示打印另一面的對話框，此時，將打印了“奇數頁”內容的紙張翻過來裝入打印機，按下上述對話框的“確定”按鈕，將“偶數頁”內容打印上去就好了。

　　小提示

　　如果打印機有夾紙的“不良”習慣，請采取前面的“打印指定頁面”的做法，一頁一頁實現雙面打印。盡管此法很麻煩，但最可靠!

　　25，打印連續頁碼

　　默認情況下，打印Excel表格時，每個工作表中的表格頁碼都是從1開始編號的。如果需要將多個工作表的表格頁碼連續排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介紹的方法查看第一個工作表的總頁數，接著切換到第二個工作表。單擊“文件”→“頁面設置”，進入“頁眉/頁腳”選項卡，再單擊“自定義頁眉”(或“自定義頁腳”)按鈕打開對話框。根據需要單擊其中的“左”、“中”或“右”框，再單擊帶有“#”字樣的按鈕，即可將“&[頁碼]”放入框中。如果要讓第二個工作表的首頁碼接著第一個工作表的尾頁碼，只須在“&[頁碼]”后輸入后者的總頁數(即尾頁碼，例如11)，使其變成“&[頁碼]+11”的樣子。如果必要，還可以在“&[頁碼]+15”前后加上“第”和“頁”字樣，使其變成“第&[頁碼]+11頁”。最后按上面介紹的方法操作，就可以打印頁碼連續的多個工作表了。

　　小提示

　　采用上述方法打印連續頁碼時，“頁面設置”、“頁面”選項卡中的“起始頁碼”選項應為“自動”。

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