會(huì)議禮儀：完善的會(huì)議組織工作
所謂會(huì)議，亦稱(chēng)聚會(huì)，是指將人們組織起來(lái)，在一起研究、討論有關(guān)問(wèn)題的一種社會(huì)活動(dòng)方式。會(huì)前準(zhǔn)備階段，要進(jìn)行的組織準(zhǔn)備工作大體上有如下四項(xiàng)。
(1)擬定會(huì)議主題。會(huì)議的主題，即會(huì)議的指導(dǎo)思想。會(huì)議的形式、內(nèi)容、任務(wù)、議程、期限、出席人員等，都只有在會(huì)議的主題確定下來(lái)之后，才可以據(jù)此一一加以確定。
(2)擬發(fā)會(huì)議通知。它應(yīng)包括以下六項(xiàng)：一是標(biāo)題，它重點(diǎn)交待會(huì)議名稱(chēng)。二是主題與內(nèi)容，這是對(duì)會(huì)議宗旨的介紹。三是會(huì)期，應(yīng)明確會(huì)議的起止時(shí)間。四是報(bào)到的時(shí)間與地點(diǎn)，對(duì)交通路線(xiàn)，特別要交待清楚。五是會(huì)議的出席對(duì)象，如對(duì)象可選派，則應(yīng)規(guī)定具體條件。六是會(huì)議要求，它指的是與會(huì)者材料的準(zhǔn)備與生活用品的準(zhǔn)備，以及差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)和其他費(fèi)用問(wèn)題。
(3)起草會(huì)議文件。會(huì)議所用的各項(xiàng)文件材料，均應(yīng)于會(huì)前準(zhǔn)備完成。其中的主要材料，還應(yīng)做到與會(huì)者人手一份。需要認(rèn)真準(zhǔn)備的會(huì)議文件材料，最主要的當(dāng)數(shù)開(kāi)幕詞、閉幕詞和主題報(bào)告。要安排好與會(huì)者的招待工作。對(duì)于交通、膳宿、醫(yī)療、保衛(wèi)等方面的具體工作，應(yīng)精心、妥當(dāng)?shù)刈龊脺?zhǔn)備。要布置好會(huì)場(chǎng)。不應(yīng)使其過(guò)大，顯得空曠無(wú)人;也不可使之過(guò)小，弄得擁擠不堪。對(duì)必用的音響、照明、空調(diào)、投影、攝像設(shè)備，事先要認(rèn)真調(diào)試。需用的文具、飲料，亦應(yīng)預(yù)備齊全。要安排好座次。
(4)排列主席臺(tái)上的座次，我國(guó)目前的慣例是：前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左座高于右座。凡屬重要會(huì)議，在主席臺(tái)上每位就座者身前的桌子上，應(yīng)先擺放好寫(xiě)有其本人姓名的桌簽。排列聽(tīng)眾席的座次，目前主要有兩種方法。一是按指定區(qū)域統(tǒng)一就座。二是自由就座。在會(huì)議進(jìn)行階段，會(huì)議的組織準(zhǔn)備者要做的主要工作，大體上可分為三項(xiàng)。進(jìn)行例行服務(wù)工作。在會(huì)場(chǎng)之外，應(yīng)安排專(zhuān)人迎送、引導(dǎo)、陪同與會(huì)人員。對(duì)與會(huì)的年老體弱者，還須進(jìn)行重點(diǎn)照顧。此外，必要時(shí)還應(yīng)為與會(huì)者安排一定的文體娛樂(lè)活動(dòng)。在會(huì)場(chǎng)之內(nèi)，則應(yīng)當(dāng)對(duì)與會(huì)者應(yīng)有求必應(yīng)，聞過(guò)即改，盡可能地滿(mǎn)足其一切正當(dāng)要求。精心編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，舉行會(huì)期較長(zhǎng)的大中型會(huì)議，依例應(yīng)編寫(xiě)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。認(rèn)真做好會(huì)議記錄。凡重要會(huì)議，不論是全體大會(huì)，還是分組討論，都要進(jìn)行必要的會(huì)議記錄。會(huì)議記錄，是由專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容的一種書(shū)面材料。會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主持者、記錄在內(nèi)。
在會(huì)議結(jié)束階段，一般的組織準(zhǔn)備工作主要有以下三項(xiàng)。(1)形成可供傳達(dá)的會(huì)議文件。(2)處理有關(guān)會(huì)議的文件材料。(3)為與會(huì)者的返程提供方便。一般而言，與會(huì)人員在出席會(huì)議時(shí)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守的會(huì)議紀(jì)律，主要有以下四項(xiàng)內(nèi)容。1、規(guī)范著裝;2、嚴(yán)守時(shí)間;3、維護(hù)秩序;4、專(zhuān)心聽(tīng)講。
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