淺談高校財務檔案管理信息化完善
摘要：高校財務檔案管理信息化是指利用信息技術對高校財務檔案資料進行搜集、歸檔、共享、傳遞、保存等，形成標準統一、分級建設的檔案數據庫，建立起檔案信息的數字化，檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化，檔案信息的網絡化的檔案管理體系。
一、高校財務檔案管理信息化建設的必要性
(一)高校財務檔案管理信息化是內外部環境的客觀要求
近年來，我國高校取得了飛速發展，高校規模不斷擴大，辦學質量不斷提升，業務量增加使得財務檔案數量迅速增多，財務檔案的查詢、利用更加頻繁，給高校財務檔案管理工作提出了更高的要求，同時，信息技術的發展和成熟使得信息技術在各個領域得以廣泛應用，電子檔案成為經濟業務往來的重要信息載體，高校在 E1常T作中經常要接收、保存、傳遞和使用各種電子檔案資料，如何做好電子檔案的保存是高校財務檔案管理面臨的新課題。因此，財務檔案信息化建設成為一種發展趨勢。正是在這一背景下，《全國檔案事業發展“十一五”規劃》才明確要求高校檔案部門應積極推進檔案工作信息化建設。
(二)高校財務檔案管理信息化是提升財務檔案管理效率的必然選擇
主要表現在：(1)財務檔案信息化有利于高校財務檔案的保存。在信息化環境下，高校財務檔案管理部門要做好有形的紙質檔案和無形的電子檔案的保存工作，相比于紙質檔案，電子檔案占用空間少，通過備份還可以防止丟失和損毀造成的數據丟失，整理和歸檔需要的人力、物力少，具有明顯的優勢，越來越多的高校開始將紙質文檔轉為電子檔案，建立起檔案數據庫。當然，紙質文檔具有不可替代的作用，例如可辨認性強，有效防止篡改，因此，在建立起檔案數據庫后，仍然要做好紙質檔案的保管。(2)財務檔案信息化有利于高校財務檔案的查詢利用。高校財務檔案的查詢利用需要經過申請、批準、領取、歸檔等環節，以往紙質檔案的查詢耗費時間長，經過環節多，查閱效率非常低。同時，由于檢索非常不便，高校職能部門對于財務檔案包含哪些信息并不非常清晰，這也使得在高校建設、教育、科研等環節對于財務檔案的利用效率非常低，財務檔案信息化通過分級建檔，對檔案按照保密級別、檔案專題來建檔，建立起便于查詢的檔案編目、檢索方式，通過網絡化為高校各職能部門獲取財務檔案資料提供了便利。
二、高校財務檔案信息化建設存在的問題
(一)認識不到位導致基礎投入不足
高校財務檔案管理信息化建設是一個關乎高校發展全局的工作，要做好這項工作必然也離不開高校各部門的配合和協作。目前，高校對于財務檔案信息化認識還不全面，財務檔案信息化建設的速度和廣度都不理想，這與高校在檔案管理工作上的觀念和意識有著很大關系。有些學校將財務檔案信息化看做財務部門的事情，檔案管理部門仍然按照以往的思路辦事，財務部門提供什么樣的檔案就保存什么樣的檔案，沒有進行必要的歸檔和整理。高校財務檔案信息化的認識不到位也導致高校在信息化建設方面投入的人力、物力明顯不足，導致財務檔案信息化的硬件設施不達標，軟件配套不合適，高校財務檔案信息化仍處于起步階段。
(二)制度不完善導致工作不規范
有關高校財務檔案信息化的規章制度零散的見于相關部門發布的文件，尚沒有形成一套完整的規章制度體系，這使得高校在進行財務檔案信息化建設的過程中，缺少了必要的指導，財務檔案管理信息化得目標不明確，標準不統一，高校財務檔案管理缺乏可以參考的經驗和范例，只能摸著石頭過河，非常容易碰壁，在一定程度上影響了財務檔案信息化進程。由于沒有統一的標準，高校在財務檔案信息化建設過程中指定的制度、措施等多種多樣，財務檔案信息化建設的各個環節存在不同問題，如何規范高校財務檔案管理信息化建設成為當前的首要問題。
(三)檔案管理人員素質有待提高
高校財務檔案管理信息化對于檔案管理人員提出了更高的要求，它要求檔案管理人員必須熟練掌握財務、檔案管理、信息網絡等方面的知識，這些知識缺一不可。當然，這些要求是針對檔案管理團隊而言，并不是指某一個人。但是，高校檔案管理團隊的現狀又是如何呢?我國高校檔案管理工作崗位往往配置一些臨近退休、專業能力不強的人員，缺少專業的檔案管理知識和財務知識，要求他們進行檔案的信息化建設更是天方夜譚，加上高校對于檔案管理人員的培訓和指導不到位，既懂財務又懂檔案，既能進行數字化處理又能進行信息化處理的復合型檔案管理人才極度匱乏，這種人才的匱乏導致財務檔案信息化建設只能原地踏步，這也是我國高校財務檔案信息化提出幾十年，而實際效果并不理想的重要原因。
三、高校財務檔案信息化構建策略
(一)提高認識完善財務檔案信息化建設制度
高校財務檔案信息化建設是一個全局性的工作，需要高校站在全校發展的角度來進行統籌規劃，重視高校財務檔案信息化工作，建立健全高校財務檔案信息化工作制度，穩步推進高校財務檔案信息化建設。針對高校財務檔案管理信息化建設目標不明確，操作不規范的問題，需要檔案管理部門制定高校檔案管理信息化管理規范，為高校財務檔案管理信息化建設提供指導和幫助。高校應明確財務檔案信息管理的管理職責，以財務部門和檔案管理部門為中心，由財務部門負責財務檔案的電子化、數據化，由檔案管理部門負責檔案資料的網絡化應用。相關部門要積極參與，密切配合，配合財務部門做好初始財務資料的收集、整理。高校應在統一檔案管理制度下積極探索，密切聯系實際，制定本院校的財務檔案信息化管理制度，包括數據庫系統的監控制度、重要數據備份制度、內網與外網要實現物理隔離制度等。
(二)落實財務檔案信息化的基礎配套設施
財務檔案信息化的基礎是各種基礎設施，包括服務器、存儲器、操作系統、路由器、交換機、數據庫管理系統、安全系統等。高校財務檔案管理必須配置一批信息處理能力強、存儲功能強大的服務器和存儲器，配置安全的操作系統，并購置必要的交換機和路由器，搭建覆蓋全校的信息網絡體系，這是財務檔案信息化建設的硬件平臺。數據庫系統和安全管理系統是財務檔案信息化的軟件平臺，包括計算機監控程序、語言編程系統、數據庫管理程序、數據存儲程序、安全管理系統、電子檔案管理軟件、檔案信息處理軟件等。財務檔案信息化建設的硬件設施和配套軟件必須想匹配，硬件配套要符合標準，軟件開發要符合管理實際，只有兩者平衡發展才能保證財務檔案信息化的穩步發展。
(三)財務檔案的數字化網絡化
具體為：(1)財務檔案數字化建設。財務檔案數字化處理要求數據信息源準確完整，采集與錄入要規范及時，按照規定的操作流程將檔案信息進行數字化處理。一是做好電子檔案的歸類整理，二是對部分重要的紙質檔案分批進行數字化轉換。保證數字轉換的質量，通過數字化處理，提高檔案資料的標準化、規范化，做好檔案信息的編研工作，為財務檔案信息信息化打好基礎。
(2)財務檔案網絡化建設。推進財務檔案網絡化是實現檔案信息化的重要環節，是實現財務檔案信息共享的重要渠道。檔案數據庫的建設是推進網絡化建設的第一步，建立檔案數據庫就是將電子化的各種檔案資料錄入數據庫，使其成為能被檔案管理系統識別的數據。建設和完善學校檔案管理網站，將網站作為高校檔案信息的傳遞平臺，使高校財務檔案與高校網站密切結合起來，提高資料的利用效率。為此，財務檔案管理系統開發時，必須充分了解高校各部門的信息需求情況，各職能部門與財務部門、檔案管理部門密切協作，積極探索一條“收集渠道暢通、運轉協調、結構合理、管理科學、服務高效”的檔案管理模式。在了解需求的基礎上，設計遠程登錄訪問系統，提供信息檢索、資料下載等服務。利用電子郵件、QQ、MSN等途徑提供財務檔案信息的咨詢服務，為廣大師生提供多種形式的信息服務。
(3)財務檔案信息化系統。財務檔案信息化建設是一個由淺及深、穩步拓展的T作，需要根據高校經濟管理活動的需要進行變化調整，需要逐步完善各個功能模塊和環節。這就決定了財務檔案信息化工作只能循序漸進，先要使其融入到現有檔案管理工作中去，然后再促進財務檔案管理工作的提高。財務檔案信息系統需要包括檔案鑒定、檔案歸集、檔案保管、檔案編研、檔案借閱等方面，將其按照上述步驟逐步進行信息化處理后，就初步形成了信息化檔案系統。
(四)提高財務檔案管理人員素質
無論是硬件設施還是軟件系統，離開高素質的財務檔案管理人員，財務檔案信息化也無法實現。高校財務檔案人員素質的提高必須根據業務需要，按照外部引進，內部培養的原則，有計劃、分階段的有序進行。要加強財務檔案管理人員信息技術的學習，培養檔案管理人員的信息處理手段。要配備熟悉信息分析、網絡建設和維護、數據庫維護、數字化處理等方面的專業人才，鼓勵他們學習新技術、新知識，完善知識體系。要對從事系統和軟件開發的人員進行檔案管理、財務工作方面的知識培訓，使其了解和掌握財務檔案管理工作流程，掌握基本常識和規律，為財務檔案管理工作提供更有效的技術支持。對現有財務檔案管理人員進行電腦知識、網絡技術方面的知識培訓，使其能夠正確進行相關信息的錄入、信息的數據化處理等工作，提高整個財務檔案管理團隊的信息化管理水平。
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