企業(yè)采購管理完善探討論文
摘要:采購是企業(yè)運(yùn)營過程中的重要環(huán)節(jié)，對企業(yè)的日常發(fā)展和經(jīng)營有著深刻的影響。為了更好地提高企業(yè)采購的效率，加強(qiáng)企業(yè)采購管理的質(zhì)量，企業(yè)要積極將信息化應(yīng)用到采購管理中。只有這樣，企業(yè)才能順應(yīng)時代的發(fā)展，使企業(yè)的經(jīng)營活動更加順利。基于此，本文就信息化背景下企業(yè)采購管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了幾點完善建議，希望能促進(jìn)企業(yè)采購的完善和發(fā)展。
關(guān)鍵詞:信息化背景;企業(yè);采購管理
在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和深化的今天，企業(yè)面臨著越來越激烈的市場競爭，企業(yè)要想在激烈的競爭中獲得更多的經(jīng)濟(jì)利益，就要提高自身實力。對于企業(yè)而言，物品采購已經(jīng)不僅僅是為企業(yè)提供生產(chǎn)原料，更是促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要途徑。針對目前我國企業(yè)物品采購過程中存在的采購渠道過于單一，采購效率較低的問題，企業(yè)要積極加強(qiáng)對物品采購的電子化管理建設(shè)，提高企業(yè)采購管理的質(zhì)量。
一、信息化對企業(yè)采購管理的意義
信息化對企業(yè)采購管理有著重要的意義。第一，信息化是實現(xiàn)全面質(zhì)量管理、細(xì)化管理監(jiān)督的重要途徑。企業(yè)應(yīng)將信息化應(yīng)用到企業(yè)物資管理的每個環(huán)節(jié)中，嚴(yán)格落實物資入庫管理、驗收管理以及合同管理等，從而實現(xiàn)物資管理的細(xì)化。第二，信息化能夠?qū)崿F(xiàn)管理的專業(yè)化和精細(xì)化，企業(yè)在進(jìn)行信息化采購管理建設(shè)后，就不需要再投入大量的人工成本，用于對采購數(shù)據(jù)的重復(fù)記錄和填寫，將管理人員從繁瑣的工作中解脫出來，從而大大降低管理人員的工作量，提高企業(yè)采購管理的工作效率。第三，信息化還能使采購管理工作更加專業(yè)化，使管理人員逐漸從傳統(tǒng)的工作方式轉(zhuǎn)向深層次的信息處理工作，促使企業(yè)采購管理工作更加專業(yè)化。
二、企業(yè)信息化采購管理存在的問題
目前，企業(yè)信息化采購管理中出現(xiàn)了一些問題：首先，目前我國多數(shù)企業(yè)的采購管理部門還沒有建立較為完整統(tǒng)一的物資管理系統(tǒng)，許多物資的采購數(shù)據(jù)與倉庫的庫存數(shù)據(jù)不完全匹配，一些數(shù)據(jù)不能得到及時反饋，導(dǎo)致企業(yè)的倉庫數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)共享，庫房信息管理中存在較為嚴(yán)重的信息重復(fù)現(xiàn)象。長此以往，會給企業(yè)的數(shù)據(jù)管理帶來了較大的困難。其次，企業(yè)當(dāng)前的采購計劃、供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)和合同管理還都處于傳統(tǒng)的手工管理階段，對采購管理計劃的控制有較大的隨意性，這在一定程度上加大了企業(yè)的采購風(fēng)險。最后，企業(yè)的采購流程缺乏必要的信息化管理，企業(yè)在采購物資時無法做到對流程的及時公開，因此無法及時采取各項監(jiān)督措施。
三、企業(yè)采購管理信息化的完善策略
(一)詢價書管理信息化
企業(yè)在進(jìn)行采購管理信息化建設(shè)時，可以根據(jù)詢價方案制作出詢價書，其包括報價截止時間、交貨地點以及相關(guān)的采購措施等內(nèi)容。采購員在編制完畢詢價書后，可以根據(jù)實際采購情況和形勢的變化對詢價書進(jìn)行適當(dāng)?shù)匿浫搿⑿薷暮蛣h除，最后將其發(fā)送給供應(yīng)商，以便于供應(yīng)商根據(jù)詢價書對報價方案進(jìn)行一定的調(diào)整。
(二)采購方案管理信息化
企業(yè)還要進(jìn)行采購方案的信息化建設(shè)，企業(yè)的每次采購都是對采購方案的落實。在一般情況下，采購方案的內(nèi)容主要受供應(yīng)商及價格的影響，采購員在對采購方案進(jìn)行科學(xué)的評價后，要提交給相關(guān)部門審批。然后，企業(yè)采購部門才能進(jìn)行方案實施。在管理采購方案的過程中，企業(yè)要加大對物資采購計劃的執(zhí)行力度，并根據(jù)合同規(guī)定時間對貨物進(jìn)行驗收，從而提高企業(yè)采購方案操作的效率，大大降低企業(yè)管理成本。
(三)采購合同管理信息化
在企業(yè)中，采購合同的管理包括對采購訂單的審核與變更，以及訂單的初始化和退回等工作內(nèi)容。采購部門不僅要做到對采購方案的信息化管理，還要做到對采購合同的信息化管理。采購合同應(yīng)該包含供應(yīng)商和企業(yè)的名稱、交貨時間與地點以及采購數(shù)額、資金等基本信息，采購員要及時修改和刪除采購合同。企業(yè)必須及時解決簽訂采購合同的過程中存在的問題，建立完善的合同管理制度，使合同執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)都能夠被有效監(jiān)督，提高采購合同的管理水平。
(四)財務(wù)結(jié)算管理信息化
企業(yè)要將信息化應(yīng)用到企業(yè)的財務(wù)結(jié)算管理中去。企業(yè)財務(wù)結(jié)算管理主要包括出入庫匯總、統(tǒng)計收發(fā)單據(jù)及申請付款等內(nèi)容。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)財務(wù)結(jié)算管理信息化建設(shè)，除了對采購過程中所有的出入庫清單、合同以及貨款發(fā)票等進(jìn)行審核和統(tǒng)計，并辦理相應(yīng)的憑證外，還要統(tǒng)一物資采購中的資金管理，定期審核采購資金的使用情況和來源趨向，做好對資金流向的管理工作，對企業(yè)財務(wù)結(jié)算工作進(jìn)行有效監(jiān)督。
(五)企業(yè)計劃管理信息化
企業(yè)可以利用信息技術(shù)，在互聯(lián)網(wǎng)上對物資采購計劃進(jìn)行接收，也可以充分利用書面物資需求清單，對采購計劃進(jìn)行錄入，從而實現(xiàn)企業(yè)對物資庫存情況等信息的匯總，進(jìn)而制定詳細(xì)的物資采購計劃，更好地開展企業(yè)下一階段的生產(chǎn)工作和銷售工作，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。
四、結(jié)束語
在信息化背景下，將信息化應(yīng)用到企業(yè)的采購管理中，對提升企業(yè)采購管理水平、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益有著重要的意義。企業(yè)需要認(rèn)識到信息化對企業(yè)采購管理工作的現(xiàn)實意義，從而積極利用信息化，提高采購管理的質(zhì)量，最終實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提升。
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