知識管理環境下企業文檔一體化研究論文
摘要：知識經濟時代，知識競爭已逐漸成為企業之間的主要競爭，知識管理的理念與實踐已逐漸應用到各行各業。文件、檔案是企業重要的知識資源。企業文檔一體化是企業檔案管理發展的必然趨勢，企業文檔一體化，即從系統、整體的角度，將企業文件與檔案統籌管理，整合企業文件與檔案資源，促進企業信息資源建設與開發，促進企業知識管理的實現。在知識管理環境下，企業可以通過一體化的文檔管理制度、共享、合作的文化理念、人才建設等有效措施實現文檔一體化。
關鍵詞：知識管理；文件管理；檔案管理；企業文檔一體化
1企業文檔一體化的內涵
企業文件是企業在經營管理活動過程中直接產生和使用的一切信息記錄。企業檔案是指企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。在企業經營管理活動中，企業檔案可以分為黨群管理類、行政管理類、經營管理類、科研開發類、特殊載體類等。文檔一體化是把文件的形成、運轉、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目、利用有機地聯系在一起，按照統一的規范和標準，組織成為一個科學的大系統，從整體相互聯系的角度對若干子系統進行處理、統籌安排，從而達到減少或消除重復勞動，提高工作效率和工作質量的目的。企業文檔一體化就是將企業文件管理與檔案管理有機聯系起來，從系統、集成的角度對企業文件、檔案進行管理，從而發揮文件、檔案的重要作用以及兩者整體的最大價值，最終實現從企業現行文件到企業檔案的整體優化和高效管理。企業文檔一體化的具體內容包括：文件、檔案生成控制的一體化，流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化是指在文件最初生成階段，應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統籌規劃、全面控制和綜合管理；信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協調，使文件、檔案都能發揮最大的效用。
2知識管理環境下企業文檔一體化的緊迫性
在知識管理環境下，企業員工同樣意識到知識的重要價值，員工急需在企業中營造知識共享的良好環境。文件、檔案是企業重要的知識資產，員工的日常工作離不開文件、檔案的支持，員工越來越重視文件、檔案的服務利用工作。因此，在知識管理環境下，員工要求檔案部門提供高效的檔案信息服務，要求文件管理、檔案管理的整合，要求文檔一體化管理，促進知識的挖掘、共享和創新。在知識經濟時代，企業之間的競爭逐漸由實體競爭上升為知識競爭，知識在企業發展中的價值越來越重要，知識管理的理念與實踐廣泛應用到各行業各領域。在大量信息存在的“信息爆炸”時代，人類面對著各種各樣的信息，信息用戶需要準確、高效地查找到自己所需要的真實、準確、完整、可靠的信息。而文件、檔案記載著企業經營管理活動中的重要信息，企業檔案具有真實性、完整性、可靠性，企業文檔價值日益突顯，為信息用戶提供了真實的信息保障。因此，企業文檔一體化管理，開發文檔信息資源是知識管理環境的客觀要求。知識管理環境要求企業重視知識，充分挖掘知識價值。企業在進行知識管理的過程中，通過知識收集、整理、應用、共享、創新等環節，將企業隱性知識顯性化，并科學高效地管理顯性知識，使企業員工隨時隨地地可以找到自己需要的知識，通過企業整體的智慧不斷提高企業創新能力和競爭力，促進企業的發展。因此，企業需要進行文檔一體化管理，通過文檔一體化管理促進企業知識管理，
3知識管理環境下企業文檔一體化實現的有利因素
3。1文件連續體理論支持
在計算機數字化時代，電子文件大量產生，為了加強對電子文件的管理和控制，檔案學界提出了文件連續體理論。文件連續體理論研究了文件保管形式與業務活動和業務環境的互動；將文件置于一個多元時空范圍，全方位地考察文件運動過程和規律；突出文件運動的連續性和整體性，將文件視為一個無須明確分割的連續統一體。文件連續體理論告訴我們文件運動的連續性和整體性，突出了文件和檔案之間的有機聯系，強調了文檔工作者要密切合作，要求文檔工作者從整體和系統的角度，對文件、檔案進行管理，從而保障規范、科學地管理文件，保障檔案的真實、準確、可靠、完整，減少文檔工作者的重復勞動，提高文檔工作者工作效率，最終有利于促進文檔資源的開發、利用和共享。因此，文件連續體理論為數字時代文檔一體化奠定了理論基礎。
3。2信息技術的發展
知識管理環境下，信息技術不斷發展，為企業實現文檔一體化提供了有力的技術支持。一方面，在計算機信息技術的支持下，大量電子文件不斷產生，數字化信息應運而生，電子文件與紙質文件有著很多不同，電子文件流轉于計算機虛擬環境中，通過計算機系統的支持，能夠方便快捷地完成電子文件的形成、流通、在線歸檔等管理，因此，電子文件等數字化信息的產生有利于整合文件、檔案管理，實現企業文檔一體化；另一方面，信息技術保障了電子文件的安全、真實、可靠、可讀。元數據技術保障了文件信息的完整，有利于保障歸檔文件的完整、可靠；電子簽名技術保障了電子文件的真實性和法律效力；數據抽取技術、智能檢索技術等有利于方便快捷地完成電子文件的編目工作，準確地查詢利用文檔信息；信息技術的集成管理技術能夠保障文件管理系統與檔案管理系統的無縫鏈接，有利于實現文檔一體化。
3。3企業知識管理實踐
在知識經濟時代，知識成為企業競爭的重要資本。企業在知識管理過程中，通過建立知識庫、知識地圖以及知識專家的參與和指導，引進知識管理系統，重視知識的收集、存儲、開發、共享、創新，企業文件、檔案記載著企業經營管理活動的信息，文檔是企業重要的知識資產，是企業的顯性知識，企業知識管理的實踐，有利于重視和開發企業文檔價值，促進企業文件、檔案的集成一體化管理。同時企業員工的工作離不開文檔的支持與幫助，員工在工作過程中，注重文件、檔案集成管理，注重文檔信息資源的整合，總之，知識管理的實踐使企業員工之間形成知識共享的廣泛共識，意識到知識的重要性。知識管理的實踐，為企業文檔一體化管理創造了有利的實踐條件和文化氛圍。
4知識管理環境下實現企業文檔一體化的舉措
4。1建立健全一體化的管理制度
在知識管理環境下，企業進行文檔一體化管理，需要從建立健全一體化的管理組織、制定一體化管理制度、進行業務標準建設等方面努力。在企業一體化的管理組織建設方面，企業可以通過建立文檔一體化管理領導組織，企業領導負主要責任，全面統籌企業文檔管理工作。同時將檔案管理職能滲透到企業各個部門，各個部門的主要領導擔當部門文檔工作的主要負責人，進而使文件的形成處理、立卷歸檔和檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用有機聯系起來。在企業制定一體化的管理制度方面，企業可以從文件、檔案的生成控制一體化，文件、檔案管理流程一體化，文檔信息利用一體化等方面進行制度規范。在知識管理環境下，企業知識管理的制度建設主要是制定企業合理的獎懲機制和激勵制度，建立系統的學習和培訓制度，建立有效的企業知識傳播制度，建立企業跨行業、跨部門的信息和技術交流機制和相關制度等。企業檔案部門內部也需要建立獎勵激勵機制、學習和培訓機制，在知識管理環境下還要積極建立知識共享的考評機制，以督促企業檔案部門員工之間以及與其他部門員工的知識交流與共享。在企業進行業務標準化建設方面，企業可以制定文檔管理的統一業務標準和規范，才能保障文件管理和檔案管理的有機銜接。對文件進行分類編號時，在嚴格執行國家相關分類標準的同時，應參考與檔案部門分類歸檔的一致性。對文件制定過程中，文件的格式等要充分考慮檔案管理的要求，保障文件的質量，只有這樣，企業才能夠實現文檔一體化管理。
4。2將共享、合作、協同理念納入企業文化建設
企業的文化建設有利于企業員工之間形成共識，有利于提高企業凝聚力，促進企業發展。在知識管理環境下，將知識共享、員工之間密切合作、協同辦公理念納入企業文化建設中，有利于在企業員工之間達成知識共享、員工密切合作、協同辦公的廣泛共識，有利于促進企業文檔一體化建設。
4。3做好文檔工作者招聘、培訓、考核工作，提高員工素質
知識管理環境下，知識是企業競爭的主要力量，同時人才是企業經營成敗的主要影響因素，因此，知識管理環境下，企業重視人才和知識的價值，不斷提高人才素質，提高企業整體競爭力。知識管理環境下企業文檔一體化管理需要人才的參與和支持。企業應該做好人才建設，推動企業文檔一體化管理。在檔案工作者招聘過程中，要不斷提高專業人才比例，提高檔案工作者的專業素質，確保檔案工作者不僅僅局限于檔案實體保管工作，要將重點放在檔案信息組織、服務利用方面上。
4。4建立健全企業文檔一體化管理系統
在知識管理環境下，信息系統的建設與應用為企業實現知識管理的目標提供了有力支持。企業要實現文檔一體化管理，同樣需要企業文檔一體化管理系統的有效支持。文檔一體化管理信息系統的建設與應用，為企業集成文件管理、檔案管理，減少重復勞動，提高工作效率和工作質量提供了可靠保障。在知識管理環境下，企業不斷引進和應用知識管理信息系統，將知識管理系統、文件管理系統、檔案管理系統三者有機結合起來，更能實現企業文檔一體化管理，實現知識的共享、創新，促進企業整體競爭力。綜上所述，在知識經濟時代，知識的重要性越來越突顯，企業之間的競爭已逐漸上升到知識的競爭，所以，企業越來越重視知識管理，通過知識管理的努力和實踐，實現知識的增值、共享和創新，提高企業競爭力。
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作者：馮靜 單位：航天科技集團公司
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