加強(qiáng)高校基建會(huì)計(jì)檔案治理
【摘要】 由于高校基本建設(shè)周期長(zhǎng),不能在會(huì)計(jì)年度終了后一年內(nèi)將基建會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案機(jī)構(gòu)同一保管,會(huì)計(jì)職員又缺乏相應(yīng)的檔案治理經(jīng)驗(yàn),導(dǎo)致基建會(huì)計(jì)檔案一度處于真空狀態(tài),造成基建會(huì)計(jì)檔案損失,甚至為某些不法分子帶來可乘之機(jī),增加高校基建財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),所以加強(qiáng)和重視高校基建會(huì)計(jì)檔案治理乃是當(dāng)務(wù)之急。【關(guān)鍵詞】 高校;基建會(huì)計(jì);檔案治理
高校的基建會(huì)計(jì)檔案,是會(huì)計(jì)檔案和基建檔案的重要組成部分,但兩者又有所區(qū)別,基建檔案是指記錄和反映高校在基建活動(dòng)過程中形成的重要?dú)v史資料和證據(jù),包括基建會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同和協(xié)議、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。是高校檔案卷宗的重要組成部分,基建會(huì)計(jì)檔案由于具有信息量大、時(shí)效性強(qiáng)、查閱頻繁等的特點(diǎn),利用傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案治理手段和方法很難滿足所有高校基建財(cái)務(wù)信息使用者的要求,加上電子檔案的出現(xiàn)也給基建會(huì)計(jì)檔案的治理提出了新的挑戰(zhàn)。
一、高校基建會(huì)計(jì)檔案收集范圍
一是基建會(huì)計(jì)憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。二是基建會(huì)計(jì)賬簿類:總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿,其它會(huì)計(jì)賬簿。三是財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括資金平衡表、待攤投資明細(xì)表、基建借款情況表、基建投資表和交付使用資產(chǎn)明細(xì)表等。四是其它類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行賬單,其它應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。
二、高校基建財(cái)務(wù)檔案治理的現(xiàn)狀及存在題目。
(一)高校專職檔案治理職員,只注重學(xué)校文書檔案治理而不重視會(huì)計(jì)檔案保管
會(huì)計(jì)檔案的使用和查閱往往只是局限于會(huì)計(jì)職員和審計(jì)職員,檔案治理職員以不熟悉會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)為由,以為會(huì)計(jì)檔案保管就是會(huì)計(jì)職員的工作,會(huì)計(jì)檔案移交后,固然集中于高校檔案治理部分集中保管,但卻置之一旁,無人問津,時(shí)有散落現(xiàn)象。會(huì)計(jì)檔案不同于普通文書檔案保管,高校在文書檔案治理制度上已相對(duì)完善,會(huì)計(jì)檔案在移交時(shí),固然有移交清單,基建財(cái)務(wù)職員也按正常要求裝訂會(huì)計(jì)憑證,但是不可能盤點(diǎn)憑證張數(shù),檔案盒沒有封條,出現(xiàn)檔案遺失題目后,會(huì)計(jì)職員和檔案治理職員責(zé)任相互推諉,加大了會(huì)計(jì)檔案治理的難度,這也是專職檔案治理職員不愿接手會(huì)計(jì)檔案原因之一。
(二)高校基本建設(shè)周期長(zhǎng),難以即時(shí)移交基建會(huì)計(jì)檔案
按照《會(huì)計(jì)檔案治理辦法》規(guī)定會(huì)計(jì)年度終了后一年內(nèi)將基建會(huì)計(jì)檔案移交本單位檔案機(jī)構(gòu)同一保管。由于目前高校基建單獨(dú)建賬,與高校事業(yè)賬實(shí)行的是不同的財(cái)務(wù)制度,事業(yè)和基建會(huì)計(jì)職員按照崗位設(shè)置分工,相互獨(dú)立,基建項(xiàng)目沒有竣工結(jié)算進(jìn)行資產(chǎn)移交前,一般不進(jìn)行合賬處理。再者,由于供給商往來、項(xiàng)目用度查詢、工程預(yù)決算審計(jì)、項(xiàng)目審計(jì)等原因經(jīng)常需要調(diào)閱基建會(huì)計(jì)檔案,事業(yè)檔案會(huì)計(jì)職員不愿接手基建會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)進(jìn)檔,增加了中間移交環(huán)節(jié),導(dǎo)致基建會(huì)計(jì)檔案移交不及時(shí)。
(三)基建會(huì)計(jì)檔案保管職員缺乏相應(yīng)的長(zhǎng)期檔案治理經(jīng)驗(yàn),嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)檔案保管質(zhì)量和壽命
財(cái)務(wù)職員固然熟悉賬務(wù)處理,但是缺乏會(huì)計(jì)檔案治理常識(shí),加上有些高校領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)不到財(cái)務(wù)檔案治理的重要性,不重視財(cái)務(wù)職員檔案治理的培訓(xùn)。很多單位的會(huì)計(jì)檔案都沒有專門的存放地點(diǎn)。由于保管環(huán)境不當(dāng),造成基建會(huì)計(jì)檔案霉變、毀壞甚至遺失,加大高校財(cái)務(wù)治理風(fēng)險(xiǎn)。檔案借出不履行相關(guān)手續(xù),不經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),隨意查閱或者復(fù)印,致使基建會(huì)計(jì)檔案可能被涂畫、拆封和抽換。
(四)基建會(huì)計(jì)職員不熟悉基建業(yè)務(wù)和會(huì)計(jì)檔案的分類,致使基建會(huì)計(jì)檔案查找困難,甚至?xí)斐晒こ炭畛冬F(xiàn)象
《會(huì)計(jì)法》規(guī)定除結(jié)賬和更正錯(cuò)誤的記賬憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。有些會(huì)計(jì)職員卻不清楚附哪些原始憑證,由于施工合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程變更單等原始憑證較厚,難以訂本包裝,會(huì)計(jì)職員不對(duì)這些憑證進(jìn)行單獨(dú)裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類,同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號(hào)。不便于工程付款記錄的查對(duì)和竣工結(jié)算審計(jì)等。會(huì)計(jì)檔案有不同的保管期限,一味籠統(tǒng)將基建財(cái)務(wù)治理檔案全部作為原始憑證放之于記賬憑證后裝訂,后繼職員因不了解經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的來龍往脈,增加后繼工作量。
(五)會(huì)計(jì)電算化高校基建財(cái)務(wù)職員安全意識(shí)淡薄
很多高校基建賬務(wù)處理采用電算化形式,有些會(huì)計(jì)職員用電算化上網(wǎng),在防火墻有漏洞的情況下,易遭黑客攻擊,導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓,數(shù)據(jù)泄露和丟失。日常工作中,不做好電子備份工作;銀行存款日記賬和現(xiàn)金日記賬不采用訂本式賬簿,不當(dāng)日打印核對(duì),只是年末一次性打印裝訂。檔案移交時(shí)不注重電子檔案移交和保管,只將紙質(zhì)檔案移交,不利于高校信息化發(fā)展。
三、加強(qiáng)高校基建會(huì)計(jì)檔案治理的措施
(一)在財(cái)務(wù)部分配置臨時(shí)檔案庫(kù)房,指定非出納職員治理基建會(huì)計(jì)檔案
財(cái)務(wù)部分檔案庫(kù)房門窗要堅(jiān)固,配備相應(yīng)的設(shè)施做到防盜、防火、防蟲、防塵、防潮、防光、防腐蝕、防失密。財(cái)務(wù)部分每年形成的基建會(huì)計(jì)檔案,同一由會(huì)計(jì)檔案治理員按照回檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的基建會(huì)計(jì)檔案,會(huì)計(jì)年度終了后,在財(cái)務(wù)部分保管不超過一年。期滿之后,同一由會(huì)計(jì)檔案治理員編制移交清冊(cè),移交學(xué)校綜合檔案室同一保管。移交學(xué)校檔案室保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝,如需要拆封重新整理的,學(xué)校綜合檔案室應(yīng)當(dāng)會(huì)同基建會(huì)計(jì)檔案經(jīng)辦職員共同拆封整理,以分清責(zé)任。見表1:會(huì)計(jì)檔案資料移交清冊(cè)。
(二)加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)職員崗位培訓(xùn),進(jìn)步基建會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量
高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職員應(yīng)進(jìn)步對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案治理的熟悉,加強(qiáng)和組織基建會(huì)計(jì)職員認(rèn)真學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案治理辦法》和《高校檔案工作規(guī)范》,制定會(huì)計(jì)檔案治理標(biāo)準(zhǔn),對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范治理,將會(huì)計(jì)檔案治理及操縱技能的培訓(xùn),納進(jìn)基建會(huì)計(jì)職員崗位培訓(xùn)中,要求從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起,使其熟練把握會(huì)計(jì)檔案治理的基本知識(shí)與操縱技能,進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作,為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真實(shí)、可靠的依據(jù)。同時(shí)要求會(huì)計(jì)職員對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案在工程的不同階段進(jìn)行整理分類,與會(huì)計(jì)核算同步,可以方便會(huì)計(jì)職員和審計(jì)監(jiān)視部分職員的頻繁利用,達(dá)到了基建財(cái)務(wù)檔案立卷整理科學(xué)和有效利用的目的。另外基建財(cái)會(huì)職員不僅要熟悉財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),還要把握基本建設(shè)知識(shí), 通過多渠道多層次進(jìn)步素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平,使基建會(huì)計(jì)工作逐步轉(zhuǎn)向?qū)窘ㄔO(shè)投資全過程的決策、控制、核算、反映和監(jiān)視。基建會(huì)計(jì)職員熟悉基本建設(shè)過程和建設(shè)工程方面的知識(shí),便于搜集基建原始憑證和完善基建會(huì)計(jì)檔案建設(shè)。
(三)完善基建會(huì)計(jì)檔案治理的各項(xiàng)規(guī)章制度,確保基建會(huì)計(jì)檔案的安全與完整
按照相關(guān)法律、法規(guī)的要求,根據(jù)高校自身的特點(diǎn)制定適合本單位的基建會(huì)計(jì)檔案治理制度,制定基建會(huì)計(jì)檔案的回檔范圍、回檔時(shí)間、分類大綱、保管期限表、移交時(shí)間等,確保會(huì)計(jì)檔案收集的齊全完整。基建會(huì)計(jì)檔案原則上不得外借,如有特殊需要,必須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,方可查詢和復(fù)制,并履行登記手續(xù),基建會(huì)計(jì)職員和借閱職員對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容除單位負(fù)責(zé)人同意和司法需要不得對(duì)外泄露,否則追究相關(guān)職員責(zé)任。對(duì)高校電算化的電腦杜盡上外網(wǎng),防止檔案泄密和被篡改。對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案的銷毀嚴(yán)格履行程序,向單位負(fù)責(zé)人申請(qǐng),同意后方可由檔案治理部分和會(huì)計(jì)職員共同參與,銷毀檔案期滿、不存在未了事項(xiàng)和正在建設(shè)的項(xiàng)目的基建會(huì)計(jì)檔案,并認(rèn)真填寫基建會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。見表2:檔案借閱(復(fù)印)登記表和表3:會(huì)計(jì)檔案銷毀申請(qǐng)表。 (四)加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)檔案治理的考核和監(jiān)管力度,促進(jìn)高校基建會(huì)計(jì)檔案優(yōu)化科學(xué)發(fā)展
學(xué)校財(cái)務(wù)部分和檔案部分應(yīng)建立檢查、考核和評(píng)估制度,明確崗位職責(zé)。不定期組織會(huì)計(jì)職員到其他高校財(cái)務(wù)部分和檔案部分參觀學(xué)習(xí),對(duì)會(huì)計(jì)檔案治理過程中存在的疑難題目和得力措施進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流。將基建會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化治理納進(jìn)會(huì)計(jì)常規(guī)業(yè)務(wù)檢查中,對(duì)基建會(huì)計(jì)工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)視。對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案職員,成績(jī)突出的應(yīng)給予表獎(jiǎng);對(duì)分歧格的職員應(yīng)給予批評(píng),限期改進(jìn)或進(jìn)行撤換。并對(duì)考核的結(jié)果記進(jìn)個(gè)人業(yè)務(wù)檔案,與會(huì)計(jì)職員的職位和職稱提升掛鉤,進(jìn)步基建會(huì)計(jì)檔案職員的主觀能動(dòng)性和責(zé)任感,以保證高校基建檔案建設(shè)的科學(xué)可持續(xù)發(fā)展。
(五)建立高校內(nèi)部職能部分網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)基建會(huì)計(jì)檔案治理現(xiàn)代化
在基建會(huì)計(jì)檔案回檔和移交時(shí),利用現(xiàn)代化手段將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時(shí)回檔和移交,這也要求檔案治理職員具備保管軟盤、硬盤和光盤的常識(shí)。在高校各職能部分之間按照權(quán)限建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),將電子基建會(huì)計(jì)檔案上網(wǎng),通過網(wǎng)絡(luò)交流,滿足各職能部分日常查詢、數(shù)據(jù)分析和編制報(bào)表的需要,達(dá)到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,避免原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于檔案資源的同一整合,極大地進(jìn)步了工作效率和工作質(zhì)量,為高校領(lǐng)導(dǎo)決策層及時(shí)做出科學(xué)公道的判定提供信息支持。
(六)加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)檔案治理的宣傳力度,獲取各方支持
基建會(huì)計(jì)檔案的治理不僅是會(huì)計(jì)檔案治理職員和基建會(huì)計(jì)職員的常規(guī)工作,還涉及其他各職能部分和施工承建單位,是一項(xiàng)長(zhǎng)期艱巨的復(fù)雜工作,平時(shí)財(cái)務(wù)和檔案治理部分要加強(qiáng)對(duì)外部分的基建會(huì)計(jì)檔案治理宣傳力度,爭(zhēng)取各方面的支持,以便及時(shí)、系統(tǒng)地收集到所需的基建會(huì)計(jì)原始資料。
總之,高校基建會(huì)計(jì)檔案是記錄高校基本建設(shè)和發(fā)展過程中的具體歷史資料,是具有參考價(jià)值和法律效力的書面證實(shí),必須重視和加強(qiáng)對(duì)基建會(huì)計(jì)檔案工作的治理,建立基建會(huì)計(jì)檔案的立卷、回納、保管、查閱和銷毀等治理制度,實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案的信息化,保證基建會(huì)計(jì)檔案安全、完整、方便查閱,更好地為高校可持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。
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