檔案信息化建設中存在的問題及強化措施
[摘要]檔案是在實踐活動中形成的，是對實踐活動的真實記錄，其作為社會發展的重要憑證，無論是對社會、各行各業還是個人的發展都具有極其重要的作用。這也對檔案管理提出了更高的要求。傳統的檔案管理方式存在許多弊端和缺陷，越來越無法與當前信息化社會的發展需求相適應，因此加快推動檔案信息化建設具有非常必要性，通過提高檔案信息化建設的水平，可以更好的促進社會的健康有序發展。文中分析了檔案信息化建設中存在的問題，并進一步對檔案信息化建設的強化措施進行了具體的闡述。
[關鍵詞]檔案;問題;管理;強化措施;信息化建設
我國提出檔案信息化建設已有一段時間，但由于相關工作還不夠過關，再加之部分地區在檔案信息化建設中缺乏相應的條件，這就導致檔案信息化建設沒有達到預測的效果。通過加強檔案管理工作，可以有推動檔案信息化建設起到積極的促進作用。再加之近年來科學技術的快速發展，各行各業都加大了檔案信息化建設的進程，也取得了較好的成效，對推動我國檔案事業的健康發展奠定了良好的基礎。
一、檔案信息化建設中存在的問題
(1)數據的異構性
檔案部門按受的檔案來源具有多樣性，不僅具有各自的特殊屬性，而且存在著復雜的內部結構和處理方式，這就導致數據具有較強的異構性，給檔案信息化建設工作帶來了較大的難度。檔案作為重要的數據記錄，其對于國家、企業和個人的發展都具有極其重要的意義。但在檔案記錄過程中，由于受制于各地區發展時間、發展效果等因素的制約，檔案在數據統計、記錄和處理方式上存在一定的差異性，從而導致數據出現異構性，對檔案信息化建設產生了一定的阻礙作用。
(2)高度的分散性
在檔案信息化建設還受到檔案高度分散性的影響。我國幅員遼闊，在檔案管理工作中，為了確保檔案記錄的詳細性和準確性，則不同地區及不同單位在檔案更新時間、記錄方式和處理方法上都存在一定的差異性，在這種情況下進行檔案信息化建設，雖然科學技術和信息技術較為發達，但這種分散性則會對檔案信息化建設帶來較大的制約影響。在檔案分散性表現中，更多的表現為檔案資料分散在各個管理部門及單位中，這不僅導致信息的重復性及無差異數據情況的存在，而且數據量較大，而時間有限，從而對檔案信息化建設帶來了較大的阻礙作用。
(3)管理的滯后性
在檔案信息化建設工作中，除了做好信息化工作以外，檔案管理工作也具有非常重要的意義。在檔案信息化建設過程中，需要檔案和定量人員針對實際情況來進一步精簡、優化和重組檔案管理業務流程，同時還需要加大對信息化無毒的融入，從而確保檔案信息化建設工作能夠取得了良好的成效。但在當前許多檔案信息化建設工作中存在著管理滯后性的問題，而且由于管理上的滯后性，從而導存在較大的問題，甚至導致較大的安全隱患存在，不利于檔案信息化建設工作的順利開展。
二、檔案信息化建設的強化措施
(1)加強電子文件歸檔管理，提高檔案信息化管理水平
第一，各個地區在進行檔案信息化建設的過程中，要將著重點放在管理方面，遵循檔案管理的要求，對各種不同類型載體的檔案進行數字化處理和轉換。由于目前的工作量較大，因此在時間上可以向上級申請寬限。
第二，加強對本單位電子文件積累、鑒定、歸檔等一系列的工作，保證產生有保存價值的電子文件真實、完整。此項工作是總體工作當中的重點，并且對后續工作具有很大的影響，如果因為一時心急或者某些主觀上的因素，導致最后的價值缺失，勢必對檔案管理造成很大的負面影響。
(2)提高現代化管理手段，實行資源共享
在當前我國檔案信息化建設工作中遇到了較多的困難，因此為了提高檔案信息化建設水平，則需要加大對現代化管理方法和手段的應用，加快推動信息資源的共享進程。當前我國現代化檔案管理手段具有多元化的特點，再加之通過加快檔案信息資源共享的實現，不僅可以有效的避免數據重復情況的發生，而且對于提高數據處理和記錄能力具有極其重要的意義。
(3)提升服務意識
過去的檔案管理屬于被動性質，只有別人向檔案管理人員和部門尋求幫助，這種情況的長期持續，導致很多地區的檔案管理工作陷入了一種困境。未來的檔案管理工作絕對不能被動接受，而是要主動出擊，只有提升服務意識，深入挖掘市民的需求和企業的需要，才能更好的進行檔案信息化建設。我國作為一個人口大國，檔案的數量及其龐大，如果錯漏了某些人或者是某些地方，勢必導致我國在后續的發展中，遇到很大的阻礙。本文認為，臨時需求分為主動性和反應性兩類，主動性需求是指在用戶提出要求之前就已經準備好答案的需求，反應性需求則要求作調查研究。因此，自助式服務是解決檔案部門窮于應付無暇他顧的基本對策，也是信息化管理系統優勢的體現。
(4)堅持質量第一
首先，所有的檔案在歸類、轉移、信息化的過程中，每個步驟都要達到一個較高的水準，不能因為時間上的限制或者趕進度等一些托詞，忽略質量。
其次，檔案從業人員需要努力提高自身的職業素質，加快自身專業知識的更新，樹立良好的服務意識，確保為檔案需求者提供標準的檔案服務。對于來訪者需要熱情接待，耐心的給予幫助，能夠更好的滿足來訪者的需求。
第三，檔案信息化建設是國家的重點工作，所有的地區必須參與，無論是偏遠的山區還是技術不發達的地區，如果此時擱置，那么后續工作也接不上，所以此時完成工作會為后面的一系列工作爭取很多時間，對提高工作質量具有很大的幫助。除了上述的工作以外，我們還需要做到四個并重：軟件與硬件并重;信息資源整合與理順調整職能并重;農村管理應用與企事業管理并重;拓展建設與安全防范并重。
三、結束語
在當前現代信息技術的快速發展下，檔案信息的開發和利用作為一項較為系統的工程，可以更發孤將檔案的重要作用發揮出來。傳統的紙質檔案開始被新型載體的檔案所取代，這是當前檔案管理工作發展的重要趨勢。在這種情況下就需要處理好檔案信息，利用新的方法和策略加快推動檔案信息化建設。盡管當前很多地區檔案信息化建設工作還沒有達到標準的水平，與預期的目標還存在一定的差距。檔案信息化建設是一項具有長期性和系統性的工作，需要根據自身的實際情況循序漸近的發展，不能急功近利，一味的追求高效率，只有這樣才能更好的促進我國檔案信息化建設的發展速度，為我國檔案事業的發展奠定良好的基礎。
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